Ocho formas de imprimir de forma segura con las impresoras Canon

Las soluciones de impresión segura son un requisito esencial en el entorno de trabajo moderno. El interés por el trabajo híbrido y las soluciones móviles más significativas siguen aumentando las exigencias de seguridad de las redes y sus dispositivos conectados, lo que incluye las impresoras.

Tanto si se utiliza para imprimir facturas como para copiar contratos o escanear documentos confidenciales, una impresora multifunción sigue estando en el centro de la oficina. El hecho de que varios usuarios puedan acceder a ella desde múltiples ubicaciones aporta comodidad a una empresa, pero a la vez aumenta los riesgos de ciberseguridad.

¿Puedes producir copias impresas cuando las necesitas, pero también proteger la información confidencial y mantener la seguridad general de los datos?

Como explica el especialista en marketing de productos de Canon Europe Zubair Rahim, las impresoras MAXIFY y PIXMA de Canon más recientes incluyen una variedad de funciones de impresión segura. «Si utilizas una de las impresoras de la gama MAXIFY GX, como los modelos para oficinas domésticas GX4050 y GX3050, o los modelos para pequeñas oficinas GX5050, GX6050 y GX7050, no solo disfrutarás de un alto rendimiento, sino también de un alto nivel de seguridad de la impresión», afirma.

El cumplimiento del RGPD y otras normativas sobre protección de datos de todo el mundo supone que las empresas deben garantizar la seguridad y privacidad de la información personal. En este caso, las impresoras presentan una posible vulnerabilidad, ya que es posible el acceso no autorizado a los datos confidenciales. Aunque esto depende más de los procesos que del hardware que utilice una empresa, hay varias funciones integradas en las impresoras más recientes de Canon que mejoran la seguridad de la impresión y reducen el riesgo de incumplimiento de los requisitos de protección de datos.

En este documento, resaltamos los pasos clave que puedes seguir para garantizar la impresión segura y proteger los documentos confidenciales.

• Impresión segura desde la nube y escaneado a la nube a través de Cloud Link
• Establecimiento de una contraseña de administrador
• Aprovechamiento máximo de la interfaz de usuario remota
• Supervisión del registro de trabajos
• Refuerzo de la seguridad con actualizaciones automáticas de firmware
• Activación de un recordatorio de retirada de originales
• Adición de una marca de agua con impresión de sellos/fondos
• Impresión segura con cifrado TLS 1.3

Existen muchos riesgos relacionados con el mantenimiento de datos confidenciales en un ordenador o portátil. Podrían robar el dispositivo o piratearlo, y el hardware de almacenamiento de datos podría fallar o dañarse. El almacenamiento de datos y documentos en la nube ofrece una capa adicional de protección y permite la impresión segura desde servicios de nube populares y el escaneado a estos a través de Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

«Puedes acceder a Cloud Link a través de la pantalla de la impresora, si está equipada con una, o utilizando la aplicación Canon PRINT en un smartphone», explica Zubair. «Las organizaciones pueden mantener los documentos centralizados dentro de una cuenta compartida en Google Drive™, Dropbox™, el servicio Evernote® y Microsoft OneDrive®, por lo que no es necesario tener varias copias almacenadas localmente».

Ahora también se ha incorporado Google Classroom™ a Cloud Link, que ofrece a los profesores y estudiantes la capacidad de imprimir documentos compartidos y escanear directamente en una carpeta de Google Drive desde la impresora.

Una opción sencilla y cómoda es la capacidad de configurar una contraseña de administrador para restringir el acceso no autorizado a la impresora en los modelos de MAXIFY y PIXMA de Canon conectados a la red. El administrador puede configurar hasta 20 usuarios autorizados en la impresora y se puede asignar a cada uno una contraseña individual. Sin la contraseña, la pantalla permanece bloqueada. Esto ayuda a garantizar que nadie que se acerque a la impresora pueda usarla o manipular su configuración. «Esta es una función de seguridad especialmente útil para las impresoras que se encuentran en un espacio público», dice Zubair. «Te permite configurar todos los ajustes de Wi-Fi y LAN, y bloquearlo todo con la contraseña de administrador».

«También puedes controlar lo que pueden hacer los usuarios con permisos. Puedes restringir la copia a solo blanco y negro, por ejemplo, o restringir las funciones de escaneado, como el escaneado a una unidad flash USB (si corresponde) o el acceso a la nube a través de la pantalla de la impresora».

Además de permitir funciones de impresión segura en la misma impresora, es posible gestionar el dispositivo y los usuarios a distancia mediante la interfaz de usuario remota de Canon.

Puedes acceder a la interfaz de usuario remota directamente a través de un navegador web o de la aplicación Canon PRINT. Esto te permite configurar los ajustes de la impresora, ejecutar tareas de mantenimiento y, algo crucial, cambiar las contraseñas, restringir el acceso y configurar los protocolos de autenticación de seguridad de la impresora.

«Todos estos protocolos se pueden gestionar a través de la interfaz de usuario remota», añade Zubair. «Los ajustes de AirPrint y Bonjour, y las formas en las que las personas pueden acceder a la impresora, también se pueden modificar. Esto puede ser útil si estás en una ubicación fija, ya sea en una oficina o en casa, y quieres que solo los usuarios de esa ubicación utilicen la impresora. Puedes restringir el acceso de IP y permitir que solo las direcciones IP que conoces y en las que confías se conecten al dispositivo».

Si eres el administrador o el usuario principal de una impresora y sospechas que alguien está haciendo un uso incorrecto del dispositivo o accediendo a él cuando no tiene permiso, puedes determinarlo con el registro de trabajos de la impresora.

«Es un sencillo historial de trabajos de impresión que te permite realizar un seguimiento de los comportamientos de impresión inusuales», explica Zubair. «Si hay una cantidad inusual de trabajos de impresión o se realizan en momentos en los que sabes que nadie debería estar usando la impresora (asumiendo que has configurado una contraseña de administrador), puedes acceder al registro de trabajos en pantalla en una impresora que cuente con una».

La actualización del firmware en un smartphone, tablet u ordenador es una parte rutinaria de la vida moderna y, en ocasiones, hay varias actualizaciones disponibles también para las impresoras.

Antes, tenías que seguir las indicaciones en pantalla para instalar el firmware más reciente o comprobar la versión de firmware de la impresora en el dispositivo en sí. También podías actualizarlo manualmente con la interfaz de usuario remota o consultando el sitio de asistencia de Canon para comprobar si se había lanzado una nueva versión.

«En la actualidad, algunas de las impresoras más recientes, como la MAXIFY GX3050 y la MAXIFY GX4050 de Canon, cuentan con actualizaciones automáticas de firmware», señala Zubair. «Estos modelos garantizan que se instalen las actualizaciones más recientes».

La protección de la información confidencial es una consideración importante al utilizar el escáner o la función de copia de una impresora multifunción. Por ejemplo, es demasiado fácil dejar un documento sin darse cuenta en el cristal, que una persona no autorizada podría encontrar más tarde.

Para solucionar este problema, muchas nuevas impresoras multifunción de Canon ahora ofrecen la opción de establecer un recordatorio para retirar el documento original.

«Una vez activada esta función», explica Zubair, «la impresora mostrará un mensaje en la pantalla, además de emitir un recordatorio de audio, aproximadamente un minuto después de realizar un escaneado o una copia y dejarte el documento en el cristal».

Si vas a imprimir documentos confidenciales, la función de impresión de sellos/fondos de algunos modelos de la gama de impresoras PIXMA y MAXIFY de Canon ofrece una seguridad adicional.

«Es casi como aplicar una marca de agua al documento», dice Zubair. «La función de sellos te permite imprimir texto muy ligero o un sello de mapa de bits detrás de los datos del documento. Puedes elegir una fecha, una hora o un nombre de usuario, por ejemplo, para poder resaltar la naturaleza confidencial del documento, y realizar un seguimiento de las copias que se pierdan».

La versión más reciente del protocolo de cifrado Transport Layer Security (TLS) es más rápida y ofrece una mayor seguridad en cuanto a la conexión de una impresora y un router. Canon ha introducido la compatibilidad con TLS 1.3 en las MAXIFY GX4050 y GX3050 de Canon.

«La versión anterior, TLS 1.2, sigue siendo segura y es el protocolo de cifrado más ampliamente utilizado en las redes», afirma Zubair, «pero vamos a introducir TLS 1.3 en nuestros dispositivos para garantizar que estén en sintonía con el mejor cifrado con el que están equipados los dispositivos modernos».

«Al contrario que muchas funciones prácticas de impresión segura que hemos introducido en nuestros modelos MAXIFY y PIXMA, puede que algunos usuarios ni siquiera se hayan dado cuenta de funciones como el cifrado TLS 1.3 para protección de datos y la compatibilidad con WPA3, que ofrece mejoras en la conectividad y la protección de red frente a riesgos para la seguridad como la intercepción de red y la suplantación de identidad. Sin embargo, implementamos estas incorporaciones en segundo plano para asegurarnos de que la impresión sea más segura».

En estos tiempos de conexión permanente, es importante asegurarse de que la información confidencial esté protegida. Las características y funciones de seguridad de las impresoras Canon pueden ayudar a garantizar que tu impresión sea lo más segura posible y la información de tus documentos impresos esté a salvo.



Escrito por Marcus Hawkins