Naturgy mejora la experiencia de empleados con los equipos y soluciones de Canon

Gracias a la ayuda de Canon, Naturgy ha optimizado la gestión documental y renovado su parque de impresión, facilitando la digitalización en toda la organización, mejorando la eficiencia del servicio y reduciendo costes operativos.
Naturgy mejora la experiencia de empleados con los equipos y soluciones de Canon

Canon se adaptó en todo momento a nuestros procesos internos siendo rigurosos con todos los procedimientos, tanto para la implantación de la solución como durante el proceso de entrega e instalación de los dispositivos

La empresa

Naturgy es una de las principales compañías energéticas de España y un actor global clave, con presencia en más de 20 países y suministrando gas y electricidad a 16 millones de clientes. La empresa se destaca por su compromiso con la sostenibilidad, integrando energías renovables y tecnologías avanzadas para optimizar la eficiencia y reducir emisiones.

Naturgy se dedica a ofrecer soluciones innovadoras y seguras, garantizando un servicio de alta calidad. Además, lidera iniciativas de descarbonización y contribuye al bienestar social y al cuidado del planeta.

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El reto

Antes de colaborar con Canon, Naturgy enfrentaba desafíos significativos en la gestión de información y su entorno de impresión. Necesitaban mejorar la Estafeta Digital para automatizar la clasificación y distribución de notificaciones electrónicas, minimizando errores y sanciones. Además, buscaban modernizar y optimizar los procesos de impresión y gestión documental, adaptándose a una organización en constante evolución y comprometida con la sostenibilidad. También era crucial mejorar la experiencia de los empleados en términos de movilidad y digitalización, integrando herramientas como Office365 y permitiendo la impresión en cualquier ubicación. Otro reto era modernizar la infraestructura de impresión para renovar los estándares de eficiencia y sostenibilidad, y simplificar la infraestructura tecnológica dependiente de servidores físicos, cuyo mantenimiento era costoso y complejo.

La solución

En 2022, Canon ganó la licitación para renovar el servicio de impresión de Naturgy, ofreciendo una solución integral que incluía la implementación de un sistema de gestión de impresión en la nube y la renovación completa del parque de impresión. El proyecto se desarrolló en fases a lo largo de un año, comenzando con un piloto para probar la solución en entornos reales. La implementación de uniFLOW permitió a Naturgy eliminar la dependencia de servidores físicos, reduciendo costes y mejorando la seguridad y eficiencia operativa.

Además, se reemplazaron más de 200 dispositivos multifunción en más de 100 ubicaciones de Naturgy, incluyendo oficinas y centros de generación. Estos nuevos equipos incorporaron funciones avanzadas como sensores de movimiento, conectividad Wi-Fi y capacidades de impresión móvil, mejorando la experiencia de los empleados al permitirles imprimir y escanear desde cualquier lugar y dispositivo. Canon también optimizó el parque de impresión existente, aprovechando el potencial de las máquinas de Canon y su experiencia en este tipo de proyectos.

El proyecto concluyó con la consolidación del servicio de Estafeta Digital para centralizar la gestión de notificaciones, tanto físicas como electrónicas, recibidas de las Administraciones Públicas. Este servicio permitió a Naturgy automatizar la clasificación y distribución de las notificaciones y habilitar una solución de ventanilla única basada en ThereforeTM para las 43.000 notificaciones gestionadas desde el portal de Canon. Estas mejoras redujeron el riesgo de errores y sanciones y aumentaron la eficiencia en los procesos administrativos. Se integraron los servicios de estafeta, cartería digital y gestión de notificaciones. “La Estafeta Digital ha sido un avance clave para nosotros, disponemos de un sistema centralizado que garantiza que las 43.000 notificaciones que se tramitan desde el portal de Canon se gestionen de forma homogénea y eficiente.”, comenta el Equipo de Servicios a Personas de Medios Corporativos de Naturgy.

Cada fase de la implementación debía cumplir los rigurosos procedimientos de homologación de Naturgy, por lo que el equipo de Canon trabajó en estrecha colaboración con los responsables de IT y ciberseguridad, garantizando que todas las medidas de protección de datos estuvieran adecuadamente implementadas. La solución integral de Canon no solo optimizó la infraestructura tecnológica de Naturgy mejorando su productividad, sino que también contribuyó al avance en su compromiso con la sostenibilidad y la eficiencia operativa. “En Naturgy tenemos implantadas políticas de impresión a color y el sistema de Canon nos ha ayudado a consolidarlas y aplicarlas de manera más eficiente, además de acompañarnos en el proceso de concienciación de los usuarios para reducir las impresiones.”, (Equipo de Servicios a Personas de Medios Corporativos de Naturgy).

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Resultados

● Automatización y eficiencia: La Estafeta Digital automatizó la gestión de 43.000 notificaciones, reduciendo errores y sanciones.

● Reducción de costes: La eliminación de servidores físicos disminuyó los gastos tecnológicos.

● Mayor productividad: La instalación de más de 200 dispositivos multifunción mejoró la movilidad y digitalización, optimizando procesos internos.

● Flexibilidad: Los dispositivos temporales permitieron ajustar el parque de impresión según las necesidades operativas.

● Avances en sostenibilidad: La optimización de las políticas de impresión y el uso responsable de recursos avanzaron el compromiso con la sostenibilidad.

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