CASO DE ÉXITO

Howden automatiza y optimiza la colaboración entre departamentos gracias a la gestión documental

Con la implantación de Therefore, los proyectos siguen un flujo de aprobación más sencillo y eficiente, ahorrando tiempo en revisiones posteriores y asignando cada proyecto automáticamente a la persona responsable.

Howden automatiza y optimiza la colaboración entre departamentos gracias a la gestión documental

"Gracias al escaneado de planos, hemos conseguido reducir el archivo físico en un 15 %, además de un importante ahorro en papel"

Juan Aguirre, Archivist

La empresa

La compañía se funda en 1972 bajo el nombre de Talleres Sánchez Luengo (TSL) como una ingeniería dedicada a la fabricación y suministro de equipos de manipulación de aire y gases. En el año 1997, es adquirida por la corporación internacional Howden, fundada en 1854 en Escocia y especializada en soluciones para la gestión de gases y aire. En ese momento, la empresa pasa a formar parte de una red internacional con presencia en 26 países que cuenta con aproximadamente 140 empleados en su sede española y un total de 6.000 en todo el mundo.

La actividad de Howden Spain está enfocada principalmente en la fabricación de intercambiadores rotativos para la industria de generación eléctrica y otros sectores como petroquímico, refinería y plantas de aluminio, entre otros. Su labor principal es la de ofrecer soluciones de ingeniería a medida en base a proyectos.

El reto

  • Digitalizar todo el archivo de planos con un escáner de documentos técnicos que facilitase la migración a digital de todo el know how de la empresa.
  • Establecer un acceso sencillo a todo el histórico de planos, información sobre proyectos y propuestas comerciales.
  • Facilitar la aprobación de proyectos, actividad principal de Howden, un proceso complejo que requiere la intervención de diferentes figuras dentro de la empresa y el cumplimiento de determinados controles internos.
  • Detectar de forma simple y automatizada en qué punto del flujo de aprobación de un proyecto no se cumplían las directrices de la empresa.

La solución

Al comenzar el proceso de digitalización de todo su archivo de planos -más de 15.000-, Howden integró el escáner de planos de gran formato de Canon con el que logró disminuir su archivo físico. Para poder trabajar con todo este nuevo volumen de información digital, recurrieron a Canon para implantar el software profesional de gestión de la información Therefore, haciendo posible un acceso más rápido y una organización más efectiva del know how de la empresa. De esta forma, y en palabras de Juan Aguirre, Responsable de Archivo de Howden: “Gracias al escaneado de planos, hemos conseguido reducir ya el archivo físico en un 15 %, además de un gran ahorro en compra de papel”. Al tratarse de una ingeniería, los documentos impresos precisan una excelente calidad y legibilidad. Para ello, se instalaron tres equipos de impresión multifunción: 3 unidades de la imageRUNNER ADVANCE DX C3835i para impresión a color en A3, que incluye funciones de seguridad avanzadas y de gestión en la nube. Además, se instaló la impresora de inyección de tinta de gran formato imagePROGRAF TM-305 como solución para las impresiones de mayor tamaño.

Por último, y para aprovechar al máximo el potencial que ofrece Therefore como software de gestión de flujos de trabajo, se integró esta herramienta como solución al proceso de aprobación de proyectos y propuestas del departamento comercial. José Luis Sánchez, Controller de Howden, afirma: “Con Therefore, las acciones para la aprobación de proyectos son casi instantáneas”. ThereforeTM ha mejorado además el acceso de los distintos empleados a la información de los proyectos en curso o pendientes de aprobación. Al tratarse de una solución escalable a otros departamentos y áreas de la compañía, Howden está ya trabajando en su ampliación para procesos complejos como la aprobación de manuales.

Resultados

  • Importante ahorro de papel y tiempo gracias a la eliminación de firmas manuales y otras formalidades de la aprobación de proyectos.
  • Colaboración entre los empleados de diferentes departamentos, que pueden ahora acceder a la información de planos, proyectos y propuestas de una forma sencilla, directa y segura.
  • Reducción sustancial del archivo físico gracias al proceso de digitalización.
  • Con la tecnología de Canon, la empresa cuenta ahora con impresiones de alta calidad en diferentes formatos que garantizan una legibilidad excelente.
  • Gracias a Therefore, los procesos de aprobación de proyectos se han aligerado a la vez que se asegura el cumplimiento de todos los requisitos necesarios en cada propuesta y se monitoriza su progreso.
  • Sistema de gestión de flujos de trabajo flexible que permite realizar ajustes en cualquier momento para adaptarse a posibles cambios organizacionales.

Howden mantiene una buena relación con Canon, empresa en la que ha confiado para el proceso de digitalización de su archivo y procesos comerciales. “En todo momento, cualquier duda que le hemos planteado a Canon la han solucionado tan pronto como han podido. La relación es muy buena”, comenta Juan Aguirre de Howden. El planteamiento de futuro de la compañía es extender el uso de ThereforeTM a otros procesos internos como la aprobación de manuales, así como la renovación de algunos equipos de escaneado, apostando por el portfolio de Canon.

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