Al comenzar el proceso de digitalización de todo su archivo de planos -más de 15.000-, Howden integró el escáner de planos de gran formato de Canon con el que logró disminuir su archivo físico. Para poder trabajar con todo este nuevo volumen de información digital, recurrieron a Canon para implantar el software profesional de gestión de la información Therefore, haciendo posible un acceso más rápido y una organización más efectiva del know how de la empresa. De esta forma, y en palabras de Juan Aguirre, Responsable de Archivo de Howden: “Gracias al escaneado de planos, hemos conseguido reducir ya el archivo físico en un 15 %, además de un gran ahorro en compra de papel”. Al tratarse de una ingeniería, los documentos impresos precisan una excelente calidad y legibilidad. Para ello, se instalaron tres equipos de impresión multifunción: 3 unidades de la imageRUNNER ADVANCE DX C3835i para impresión a color en A3, que incluye funciones de seguridad avanzadas y de gestión en la nube. Además, se instaló la impresora de inyección de tinta de gran formato imagePROGRAF TM-305 como solución para las impresiones de mayor tamaño.
Por último, y para aprovechar al máximo el potencial que ofrece Therefore como software de gestión de flujos de trabajo, se integró esta herramienta como solución al proceso de aprobación de proyectos y propuestas del departamento comercial. José Luis Sánchez, Controller de Howden, afirma: “Con Therefore, las acciones para la aprobación de proyectos son casi instantáneas”. ThereforeTM ha mejorado además el acceso de los distintos empleados a la información de los proyectos en curso o pendientes de aprobación. Al tratarse de una solución escalable a otros departamentos y áreas de la compañía, Howden está ya trabajando en su ampliación para procesos complejos como la aprobación de manuales.