Gestión de la información: liberar el potencial de los datos para impulsar el crecimiento empresarial

Los líderes empresariales ya son conscientes del papel fundamental que desempeñará la tecnología emergente a la hora de impulsar la eficiencia, el crecimiento de los ingresos y el valor empresarial general.

Sin embargo, implementar un cambio con éxito es más fácil de decir que de hacer, en especial porque el personal puede trabajar cada vez más desde cualquier lugar. A pesar de los retos, en un lugar de trabajo moderno se cuenta con una experiencia digital fluida, y la productividad de la mayoría de las organizaciones depende de que el personal tenga acceso a toda la información que necesita para realizar su trabajo de forma eficiente. Sin embargo, siguen produciéndose dificultades a diario porque las organizaciones no han implementado las soluciones adecuadas para ayudar a su personal a acceder a la información de la forma más eficaz posible.

Para ofrecer operaciones modernas de alta calidad, es primordial ofrecer una información accesible y unos procesos sólidos de gestión de la información (IM). De hecho, según la Association for Intelligent Information Management (AIIM), el 72 % de los líderes empresariales coincide en que la gestión de la información ganará importancia en los próximos doce meses¹.

Muchos ven un gran potencial en las tecnologías emergentes, como la IA y la automatización, a la hora de garantizar que las formas modernas de trabajar de sus empresas funcionen sin problemas y aporten una ventaja competitiva. Sin embargo, sin una gestión efectiva de la información que respalde tales desarrollos, en última instancia corren el riesgo de fracasar.

La gestión de la información es la práctica de gestionar y utilizar la información, así como la infraestructura que respalda la forma en que se crean, recopilan, comparten y controlan los datos.

El objetivo central de la gestión de la información es dotar a las empresas de información fácilmente disponible, donde y cuando sea necesario, de una forma segura y conforme a las normativas. Sin unos principios sólidos de gestión de la información se pierde la conexión entre las personas, los procesos y la información dentro de una empresa.

Un sistema eficaz de gestión de la información permite mejorar el valor empresarial y ayudar a las organizaciones a crecer y gestionar sus datos en cumplimiento de las obligaciones de seguridad y cumplimiento.

A pesar de los beneficios claros que ofrece la gestión de la información, su adopción ha sido lenta e incoherente. El estudio de Canon reveló que hoy en día, las organizaciones se encuentran en una posición similar a 2022 en lo que respecta al seguimiento, acceso, uso compartido y eliminación de documentos con fines de auditoría².

Aunque muchas organizaciones están tratando de aprovechar las tecnologías de automatización e IA para facilitar estos procesos, se han producido desafíos en torno a la integración, ya que el 10 % afirma abandonar una nueva implementación de tecnología debido a los retos persistentes³.

Las empresas aún no han adoptado plenamente las ventajas que ofrece la gestión eficaz de la información. El 28 % de los líderes de TI sigue rellenando manualmente documentos organizativos estandarizados cada vez, y el 26 % del personal experimenta errores o incoherencias causados por los silos de datos⁴. Y cuando más del 25 % del personal experimenta dificultades debido a una mala gestión de la información, está claro que la automatización de estos procesos debería ser una prioridad para los responsables de TI⁵.

Embarcarse en un proceso de transformación digital puede resultar abrumador. Sin embargo, el éxito empresarial está estrechamente vinculado al flujo de información, lo que hace que la gestión de la información sea fundamental para acceder a este valor.

Para muchos, el primer paso hacia una mejor gestión de la información es evaluar los procesos empresariales actuales y los flujos de trabajo de información que los sustentan. Esto permite a las empresas comprender dónde hay un potencial latente, y los datos del estudio de gestión de la información de Canon muestran que un número significativo se encuentra en esta área⁶.

Una buena gestión de la información permite a las organizaciones limpiar y analizar la información para determinar qué herramientas serían más eficaces en sus situaciones específicas. Esto impulsa la toma de decisiones de inversión fundamentadas para los líderes e incluso permite a las empresas personalizar las soluciones para que se ajusten a sus necesidades.

Las recompensas son significativas: los sistemas inteligentes de gestión de la información permiten automatizar tareas rutinarias, mejorar la precisión de la información y la toma de decisiones. Este es el futuro de la gestión de la información, pero necesita una cuidadosa preparación para alcanzar todo su potencial.

La inversión en una gestión inteligente de la información no se limita a facilitar las operaciones. A medida que las empresas integren más sistemas y creen más datos, verán crecer la necesidad de apostar por una integración más profunda que admita tecnologías más complejas.

Las organizaciones han comenzado a redesarrollar y preparar sus procesos para el futuro con tecnologías emergentes como el Big Data y la IA. Para obtener la máxima rentabilidad de estas inversiones, deben garantizar un acceso sólido y un uso eficaz de sus datos.

Una combinación de estos factores es lo que permite respaldar el éxito de los esfuerzos de digitalización y automatización de la información de las organizaciones. Este es el motivo por el que las buenas prácticas de gestión de la información son tan esenciales. Es crucial que los líderes puedan acceder a la información de sus organizaciones para comprender dónde la tecnología emergente puede ofrecer el mayor valor, garantizar una integración perfecta y generar la información fiable y actualizada necesaria para impulsar la tecnología de IA y Big Data.

La información va a ir adquiriendo cada vez más importancia para las empresas. Por lo tanto, implementar una gestión de la información sólida ahora es clave para desbloquear la eficiencia operativa y ofrecer una experiencia al cliente mejorada en el futuro. Los datos son una herramienta, por lo que las empresas deben utilizarlos para destacar, crecer con mayor rapidez y descubrir nuevo valor.