Madurez de la automatización: el cierre de la brecha de percepción de la automatización digital

Para prosperar en el mundo actual, las empresas deben impulsar constantemente la productividad y el crecimiento mediante el aumento de la eficiencia y la reducción de los costes. Muchas creen haber encontrado la respuesta a este equilibrio: la gestión automatizada de documentos.

Mediante la automatización de los procesos que hacen un uso intensivo de la información, las organizaciones esperan aumentar la productividad y obtener mayores ingresos. Sin embargo, a pesar de su entusiasmo por la automatización y sus beneficios, las empresas no están aprovechando todo lo que esta puede ofrecer.

Una nueva investigación de Canon indica que los responsables de la toma de decisiones de TI (ITDM) tienden a tener una visión más optimista de su proceso de automatización de la información de lo que es en realidad¹. Mientras que el 78 % cree que su organización ya está madura en términos de seguridad de la información y procesos digitales², solo la mitad de los encuestados afirma haber implementado algunas de las formas más básicas de automatización, como los derechos de acceso automático a documentos. Incluso son menos los que han informado de opciones más avanzadas, como la automatización robótica de procesos (RPA) y los procesos automatizados de comunicación con el cliente.

Para cerrar esta brecha de percepción, las organizaciones deben adoptar un enfoque integral que incluya la automatización digital en procesos y flujos de trabajo empresariales completos, y no solo en funciones específicas. Al hacerlo, los directivos pueden obtener beneficios que van mucho más allá de la mejora de la productividad diaria. Pueden crear resiliencia y desbloquear ventajas estratégicas a largo plazo. El reto de superar esta brecha de percepción radica en convertir las ganancias potenciales en una realidad empresarial.

La investigación de Canon muestra que el 99 % de los ITDM que han automatizado de algún modo la gestión de la información afirmaron haber apreciado beneficios notables de ello². Cuando se realizan suficientes procesos rutinarios con herramientas automatizadas, que agilizan los flujos de trabajo y gestionan las tareas repetitivas, las organizaciones pueden reducir la presión sobre los empleados y liberar su tiempo para que se centren en tareas más gratificantes.

Por ejemplo, en el departamento financiero, los empleados pueden dedicar el tiempo que antes empleaban en cotejar facturas con órdenes de compra a optimizar el gasto y revisar a los proveedores. Esto genera beneficios organizativos a largo plazo, ya que casi un tercio de los ITDM informa de beneficios estratégicos de la automatización digital.

También existen oportunidades sin explotar para ofrecer crecimiento y un mayor rendimiento empresarial. Sorprendentemente, a pesar de la menor adopción de las comunicaciones automatizadas con el cliente, la mejora de la experiencia del cliente fue uno de los principales beneficios de la automatización citados por los responsables de TI. Mediante la aplicación de sistemas automatizados a los procesos de comunicación con el cliente, se pueden lograr comunicaciones más rápidas, coherentes y personalizadas a través de los canales preferidos de los clientes. También se reduce el riesgo de incumplimiento normativo debido a imprecisiones, lo que es importante para la confianza del consumidor.

La automatización no es solo un ejercicio de ahorro de costes y tiempo. Los beneficios van mucho más allá. Por lo tanto, aunque la automatización de los procesos que requieren un uso intensivo de la información ofrece muchas ventajas, ¿por qué los responsables de TI tardan en adaptarse?

Las soluciones de automatización de la información son escalables, lo que significa que se pueden utilizar para los proyectos más pequeños o para cubrir flujos de trabajo completos. Cuanto más amplia sea la aplicación, mejores serán los resultados. Sin embargo, a muchas empresas les cuesta progresar hacia tipos avanzados de automatización digital debido a problemas relacionados con la implementación y la complejidad. De hecho, uno de cada diez ITDM afirma haber abandonado completamente un proyecto de implementación en los dos últimos años⁴.

Cuanto más compleja sea la implementación, menor será la tasa de adopción. La adopción de nuevas aplicaciones automatizadas no solo supone un reto, sino que también plantea problemas para integrar con éxito la tecnología con los sistemas existentes. Por ello, la compatibilidad se señaló como la máxima prioridad para los ITDM durante el proceso de adquisición. Y no es de extrañar, ya que nuestra investigación muestra que el 28 % de los responsables de TI informaron de problemas de compatibilidad en su última implementación tecnológica, y otro 23 % afirmó que la funcionalidad de la tecnología instalada no era la adecuada para ese fin. Este porcentaje se sitúa incluso por encima del coste u otras preocupaciones tecnológicas, lo que pone de manifiesto la dificultad que puede suponer la integración de nuevos sistemas en un entorno de TI existente.

Los ITDM son conscientes de que para lograr la eficiencia y aumentar los ingresos y, al mismo tiempo, mitigar los riesgos de seguridad, hay que adoptar soluciones digitales modernas. Sin embargo, cuando se enfrentan a retos de integración y compatibilidad complejos, estos beneficios pueden parecer inalcanzables.

Para superar los retos que plantean la compatibilidad y la integración, las organizaciones deben avanzar con cautela. Para algunas, sobrestimar la madurez de sus propios procesos automatizados de gestión de la información limita su capacidad para obtener todas las ventajas de las soluciones avanzadas.

El socio adecuado es quizás el factor más importante para el éxito de la integración de soluciones. Nadie duda de que los ITDM hacen malabarismos con un gran número de exigencias y presiones en el día a día de su vida laboral. A medida que los directivos buscan integrar sistemas de gestión de la información cada vez más complejos, es fundamental encontrar el socio adecuado. La investigación de Canon reveló que los proyectos en los que una empresa y un tercero colaboran plenamente durante todo el proceso, en lugar de que el tercero solo participe en la fase inicial o en la puesta en marcha, son los que tienen más posibilidades de éxito.

Para aprovechar los beneficios de la automatización digital y cerrar realmente la brecha de percepción, las organizaciones necesitan una visión externa experta, alguien con la distancia y los conocimientos necesarios para identificar los posibles beneficios de la automatización en cada empresa y, lo que es más importante, para garantizar su correcta implementación.