Digitalización de albaranes: clave para mejorar la eficiencia de la cadena logística

En la actualidad, la gestión de los datos y la información se ha convertido en una asignatura obligatoria para las empresas. La agilidad a la hora de tratar grandes volúmenes de documentos y la capacidad para extraer información valiosa de los mismos son dos cuestiones imprescindibles para que las compañías puedan lograr una ventaja competitiva. Para conseguir esto, es necesario establecer sistemas fiables que permitan estructurar la información y visualizarla de manera adecuada.

Algunos procesos, como la tradicional gestión manual de albaranes y otros documentos en las empresas, fundamentada en procesos en papel, escaneado y entrada de datos manual, puede provocar errores frecuentes, retrasos operativos y costes imprevistos derivados de duplicidades, extravíos o faltas de trazabilidad, por lo que mejorarla a través de la digitalización puede ser muy útil.

Con más de 30 años de experiencia en estas cuestiones, Canon está transformando la realidad gracias a nuevas soluciones integradas que permiten digitalizar y automatizar todo el ciclo documental relacionado con albaranes, desde su recepción hasta su emisión o su archivo y análisis.

La tecnología de Canon actúa tanto en la recepción de albaranes por parte de terceros como en la emisión de los propios. Gracias a su carácter modular es perfectamente adaptable a cada caso concreto y se integra con sistemas ERP, firmas electrónicas y portales de colaboración con proveedores, permitiendo un flujo digital end to end. Cuando una compañía recibe un albarán, puede escanearlo fácilmente y extraer sus datos de forma automática para gestionarlo a través de herramientas como su ERP. Además, gracias a la aplicación de tecnologías como OCR o IA esta extracción automática de información puede hacerse sin importar la diferencia de formatos en que estos documentos pueden recibirse. Esta clasificación automática, junto con su indexación digital, se traduce en una mejora sustancial en la precisión de todo el proceso de gestión y acelera el acceso a la información clave.

Para la emisión de albaranes, la tecnología de Canon facilita la optimización de todo el proceso gracias a la generación de albaranes digitales, en formato HTML. Estos documentos son recibidos por los transportistas en una Tablet y cuentan con la ventaja de ser fácilmente modificables. De esta forma, si existe alguna discrepancia con las mercancías, los documentos pueden adaptarse rápidamente. La firma de estos albaranes también puede realizarse en formato digital y se envían de forma automática al ERP, de forma que se tiene un control mucho más sencillo y rápido de qué se tiene que facturar. Además, se pueden emitir copias electrónicas a los clientes de forma muy sencilla o incluir geolocalización.

Mediante esta tecnología, las empresas pueden digitalizar y centralizar sus procesos de gestión de albaranes, pudiendo realizar además búsquedas rápidas y acceder a la información desde cualquier dispositivo de forma muy sencilla. Todo esto, junto con una reducción en el uso del papel, reduce costes operativos y mejora la calidad y agilidad del servicio logístico. Según nuestros análisis, esta digitalización aporta ahorros de hasta un 15% en emisiones de CO₂ asociadas al uso de papel, libera en torno al 50% del espacio físico de archivo y aumenta la productividad hasta un 33% en procesos automatizados.

Para las empresas logísticas, disponer de albaranes digitales, indexados y disponibles en segundos supone poder monitorizar entregas y recepciones con visibilidad inmediata, agilizar la coordinación con proveedores y anticipar posibles incidencias operativas, lo que produce, directamente, una mejora en la eficiencia.

En definitiva, la generación de albaranes digitales mediante las tecnologías de Canon representa un cambio estratégico que facilita la extracción de información trazable y accesible de documentos tanto digitales como físicos. Esta integración de ERP, tecnologías OCR e IA, workflows y repositorios centralizados dotan a las empresas y su cadena logística de velocidad, precisión y control. En síntesis, con esta infraestructura se pasa de procesos manuales y propensos al error a sistemas digitales automatizados, optimizando los tiempos de validación, reduciendo costes y eliminando la dependencia del papel.