Por qué la información es el alma de toda organización y cómo ponerla a trabajar

La recopilación de datos está cada vez más presente en las organizaciones, especialmente después de la amplia digitalización tras la pandemia. Pero, con demasiada frecuencia, esto supone que hay valor que se queda atrás. Las organizaciones saben que necesitan recopilar datos y generar información a partir de ellos. Pero con frecuencia carecen de formas eficaces de gestionar y analizar los tesoros que esconde su información.

Es a los líderes de TI a quienes corresponde plantear las preguntas adecuadas. ¿Cómo se recopilan los datos? ¿Cómo se analizan? ¿Y se están empleando para mejorar la toma de decisiones?

No obstante, primero se debe producir un cambio de mentalidad. Las organizaciones han adoptado sistemas de gestión de la información principalmente debido a cuestiones de cumplimiento normativo y seguridad. Este es un enfoque reactivo que obliga a mantener a los equipos de TI a la defensiva.

Debido a la proliferación de tecnologías emergentes como la IA y a la gestión de conjuntos de datos más grandes y complejos por parte de las organizaciones, el papel de la información está cambiando.

Los líderes de TI y de otro tipo son cada vez más conscientes de que invertir en gestión de la información no es simplemente una cuestión de marcar casillas, sino que puede liberar un valor oculto en las organizaciones y hacer que los procesos sean más rápidos, seguros y gratificantes para los empleados.

Una buena gestión de la información comienza por optimizar los flujos de trabajo de información en toda una organización. El lugar al que lleve esto depende de lo ambiciosos que sean los responsables de la toma de decisiones.

Saber cómo se mueve la información por tu organización es una parte sencilla pero esencial de la gestión de los datos en sintonía con las obligaciones de cumplimiento normativo. Los sectores fuertemente regulados, como los servicios financieros y de atención sanitaria, han implementado ampliamente soluciones de gestión de la información. Estos sectores necesitan gestionar grandes cantidades de datos confidenciales, como historiales de pacientes e información de identificación personal, lo que enfatiza la necesidad de mejorar la gestión de la información.

Aunque estos sectores pueden haber liderado la automatización, centrarse tanto en reforzar el cumplimiento normativo ha llevado a que algunas organizaciones pierdan la oportunidad de aprovechar todo el potencial de sus datos.

El énfasis en la seguridad y el cumplimiento normativo ha limitado el alcance de la gestión de la información en muchas organizaciones y generado una percepción demasiado optimista de la madurez digital.

Las investigaciones de Canon muestran que las empresas están realizando avances en los procesos de digitalización, y un 94 % de ellas informa de que han implementado alguna forma de automatización. Al preguntarles acerca de la seguridad de la información y los procesos digitales, el 78 % de los ITDM cree que sus organizaciones ya son maduras¹.

A pesar de esta madurez percibida, solo el 53 % de los ITDM ha llegado hasta la implementación de los «primeros pasos» de su proceso de automatización, y los derechos de acceso automático son la capacidad notificada con mayor frecuencia².

Esto revela la escasa aplicación de procesos automatizados hasta la fecha. ¿Pero qué medidas deben adoptar los responsables de la toma de decisiones de TI para mejorar esto?

Los datos son el alma de las organizaciones. Aprovechar su valor puede liberar oportunidades adicionales y ofrecer una ventaja competitiva. Sin embargo, la información solo tiene valor cuando se mueve. Como las organizaciones ya están recopilando estos datos con fines de cumplimiento normativo, los responsables de la toma de decisiones de TI deben buscar formas de ayudar a los diferentes equipos a compartir la información de manera más eficiente. Una vez que las personas adecuadas tengan acceso a los datos oportunos, será mucho más fácil optimizar los procesos.

Por ejemplo, en el sector de la atención sanitaria, esto podría conllevar el uso de los datos de los historiales hospitalarios para optimizar los flujos de urgencias, identificando cuellos de botella e ineficiencias para reducir los tiempos de espera de los pacientes. Dar un paso atrás y volver a evaluar cómo fluye la información por la empresa puede ser un diferenciador competitivo clave.

¿Has oído hablar del efecto de «silla giratoria»? Es un asesino del crecimiento, porque es lo que ocurre cuando el personal necesita cambiar entre varias aplicaciones y sistemas solo para completar las tareas rutinarias. Y, lo que es peor, puede dar al traste con los intentos de implementar nuevas tecnologías como la IA. Mediante la conexión de los sistemas clave y la creación una red de información unificada, un programa de gestión de la información consigue que la adopción de tecnologías emergentes sea más fluida, permitiendo al mismo tiempo un mayor retorno con datos accesibles de alta calidad.

Las organizaciones no tienen que encargarse de ello solas. Un socio estratégico con la experiencia adecuada en gestión de la información y procesos empresariales puede ayudar a identificar la información más valiosa que debe ser el objetivo y crear conjuntamente los procesos adecuados para liberar esta información. Por otro lado, una plataforma coherente hace que sea más fácil gestionar la información en toda una organización y acabar con los silos. Un equipo de liderazgo motivado puede imponer cambios y ofrecer una visión dominante.

Vamos a fomentar un cambio en la percepción. La gestión de la información no se centra únicamente en el cumplimiento normativo. Se centra en conseguir que una organización avance más rápido y en revelar valor en lugares inesperados. Cuando las organizaciones interioricen este mensaje, estarán bien posicionadas para recoger las recompensas de las tecnologías que están conformando el futuro.