Domina el ciclo de vida de la gestión de la información para reducir el riesgo empresarial

Los lugares de trabajo de hoy en día están más conectados y digitalizados que nunca, y se mueven también de forma más rápida que nunca. Los datos fluyen constantemente entre personas, plataformas y lugares. Desde contratos hasta actualizaciones de clientes, cada documento lleva incorporados valor y riesgo.

Para los líderes de TI, el reto no es solo mantener el ritmo de ese movimiento, sino también gestionarlo y protegerlo. Aquí es donde entra en juego la gestión de la información. Da forma a cómo las organizaciones mantienen el control, reducen el riesgo y protegen la confianza en un mundo que nunca deja de moverse.

La gestión de la información (IM) ayuda a las organizaciones a controlar cómo se mueven los datos en el negocio. Esto incluye lo que entra, como facturas y contratos, y lo que sale, como nóminas y actualizaciones de clientes.

Sin embargo, gran parte de esta información es confidencial. Si se pierde, se expone o se envía al lugar equivocado, el impacto puede ser grave. Tu empresa podría correr el riesgo de sufrir filtraciones de datos, multas, daños a la reputación o una pérdida de confianza tanto entre los clientes como entre los empleados.

La mayoría de los líderes de TI saben la importancia que tiene proteger los datos, pero el desafío se encuentra en saber dónde se encuentran los puntos débiles. Para hacerlo más claro, utilizamos un marco sencillo que divide el ciclo de vida de la IM en tres etapas: detección, procesamiento y entrega.

La detección es el primer paso del ciclo de vida de la IM. Se refiere a cómo se extraen los datos de documentos físicos o digitales y se introducen en los sistemas empresariales.

Por ejemplo, un gerente de contratación puede cargar un escaneo del pasaporte de un nuevo empleado o un trabajador remoto puede revisar un contrato confidencial. Estos documentos suelen contener información personal o empresarial crítica.

Si el proceso de detección no es seguro, existe el riesgo de que los datos se intercepten, se enruten de manera incorrecta o que una persona no autorizada acceda a ellos. Esto puede dar lugar a filtraciones de datos, multas normativas, daños a la reputación y una pérdida de confianza.

Para reducir estos riesgos, las organizaciones utilizan herramientas de detección seguras con funciones como cifrado, inicios de sesión seguros y flujos de trabajo preconfigurados. Estos controles ayudan a garantizar que los documentos confidenciales se gestionen correctamente desde el momento en que entran en los sistemas.

Una vez que la información entra en tus sistemas, el siguiente reto es gestionarla de forma segura. Aquí es donde entra en juego la fase del procesamiento. Se trata de cómo se almacenan y se controlan los datos, y cómo se accede a ellos en toda la organización.

Piensa en la variedad de información que tienen las empresas: registros de nóminas, revisiones de rendimiento, divulgación de información sanitaria, planes estratégicos. Si estos datos se dejan sin protección o la persona equivocada accede a ellos, las consecuencias pueden ser graves. Un solo paso en falso, como un empleado que ve planes de reestructuración confidenciales, podría provocar interrupciones internas o incluso fugas externas.

Para evitarlo, las organizaciones necesitan controles internos sólidos. El acceso basado en funciones, los registros de auditoría y las reglas de retención automatizadas ayudan a garantizar que los datos confidenciales solo sean vistos por las personas adecuadas y que las prácticas de almacenamiento cumplan los estándares normativos, como el RGPD.

La entrega es la fase final del ciclo de vida de la IM y se centra en cómo sale la información de la organización, qué contiene y quién la recibe. Puede tratarse de cualquier cosa, desde una factura de cliente o un comunicado de prensa hasta un documento confidencial de RR. HH.

Si se envía información confidencial a la persona equivocada, el impacto puede ser inmediato y de gran alcance. Piensa en una situación en la que RR. HH. tenga la intención de enviar la divulgación médica de un nuevo empleado a su superior inmediato, pero selecciona accidentalmente al destinatario equivocado con el mismo nombre. Un simple error como este podría tener consecuencias nefastas que van desde el daño en la confianza hasta ramificaciones legales.

Para mitigar los riesgos, las organizaciones necesitan medidas de seguridad en el punto de entrega. La validación del destinatario, la prueba de entrega y los protocolos de comunicaciones seguras ayudan a garantizar que los documentos solo lleguen a las personas adecuadas. Las herramientas de automatización también pueden añadir otra capa de protección al registrar cada paso para obtener una trazabilidad completa.

En el complejo panorama de TI actual, la gestión de la información es esencial para reducir el riesgo y proteger lo que más importa: tus datos, tus clientes y tus compañeros.

Al dividir el ciclo de vida de la IM en tres fases distintas, los responsables de TI pueden adoptar un enfoque más estructurado y proactivo para gestionar los riesgos y proteger la información confidencial.

La tecnología desempeña un papel fundamental a la hora de detectar, entregar y procesar la información de forma segura. Las herramientas adecuadas reducen los errores manuales, aplican políticas y garantizan la protección de los datos confidenciales en cada paso. Esto se traduce en una reducción de las filtraciones, un cumplimiento más estricto y una mayor confianza en toda la organización.

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