Gestión documental con las AAPP: claves para una relación digital más eficiente

Actualmente, la relación con las Administraciones Públicas (AAPP) en España está plenamente regulada mediante la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Este marco normativo obliga a digitalizar trámites, reforzando la transparencia y la eficiencia administrativa. Para asegurar la confianza en estos procesos digitales, normas como el Esquema Nacional de Seguridad exigen garantías de integridad, confidencialidad y autenticidad de los datos.

Qué supone la legislación para las empresas

Estos cambios legales traen consigo varios retos para las empresas. La fragmentación de interlocutores públicos obliga a gestionar accesos y sedes electrónicas distintas (cada organismo tiene su propia sede digital para trámites), lo que complica la administración de credenciales y notificaciones. A esto se suma la necesidad de adaptar los procesos internos para garantizar trazabilidad, el cumplimiento normativo y la respuesta ágil ante requerimientos administrativos. En conjunto, esto implica que cualquier error en la gestión documental puede retrasar trámites, aumentar costes o incluso conllevar sanciones.

Therefore™, el software que se presenta como aliado estratégico

Para superar estos retos, las empresas pueden apoyarse en herramientas avanzadas que integran múltiples funcionalidades y que actúan, principalmente, con un doble objetivo: acelerar los procesos agilizando el acceso a los documentos que emiten las AAPP así como integrar estas acciones con sistemas terceros. Para esto, Canon Information Management Solutions, como socio tecnológico especializado, ofrece soluciones como el software Therefore™, diseñado para automatizar procesos, digitalizar documentos y asegurar la trazabilidad de la información empresarial. Algunas de sus funcionalidades clave son:

Automatización de procesos: mediante flujos de trabajo configurables con notificaciones y tareas automáticas que agilizan la tramitación, poniendo los documentos en manos de los gestores encargados de cada uno de ellos y reduciendo los errores humanos.
Integración con sistemas corporativos y de terceros: conexión mediante APIs para vincular el sistema documental con ERP, CRM y las herramientas de terceros necesarias, de modo que la información fluya automáticamente entre departamentos.
Digitalización e indexado: gracias a la captura masiva de documentos en papel y conversión a formatos electrónicos con Inteligencia Artificial y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que permite clasificar, metadatar y buscar contenidos en segundos.
Seguridad y trazabilidad: control total de acceso, cifrado de datos, políticas de retención y registros de auditoría que garantizan la integridad de los documentos.

De esta forma, Canon Information Management Solutions aporta su experiencia y tecnología para garantizar que las empresas cuentan con las herramientas necesarias para relacionarse digitalmente y de forma sencilla y sin errores con las AAPP. Por ejemplo, las soluciones incluyen el soporte para firmas electrónicas reconocidas y sellos de tiempo, lo que facilita la validez legal de los documentos remitidos. Asimismo, al digitalizar los procesos se logra una reducción del consumo de papel y otros recursos, contribuyendo así a la sostenibilidad medioambiental.

En definitiva, la adopción de un gestor documental moderno no solo mejora la productividad interna, sino que se alinea con los objetivos de eficiencia y transparencia pública. Estas tecnologías ayudan a acelerar el crecimiento, aumentar la eficiencia y mitigar los riesgos de la organización. Invertir en gestión documental digital permite entregar a la Administración expedientes completos y correctos en tiempo y forma, fortaleciendo una relación más ágil y segura.