Históricamente, las empresas han dedicado valiosos recursos a abrir sobres, distribuir documentos internos y archivar carpetas físicas. Esta forma de trabajar no solo consume tiempo y recursos que pueden dedicarse a tareas de mayor valor añadido, sino que multiplica el riesgo de errores, retrasos y pérdidas de información crítica. Con Digital Mailroom, todo correo recibido se escanea o importa automáticamente, se convierte en datos legibles digitalmente (OCR) y se archiva en un sistema centralizado. Los beneficios de esto son inmediatos: cada documento digitalizado puede buscarse, consultarse y compartirse en segundos, sin depender de archivos físicos de difícil acceso y uso ni de desplazamientos dentro de la oficina.

• Captura multicanal: Monitorización de los canales de entrada y centralización en un único punto de la información entrante con independencia del soporte y formato de los documentos.
• Clasificación inteligente: Un motor de IA analiza los documentos, identifica su tipo (factura, contrato, notificación administrativa…) y extrae metadatos clave (fecha, remitente, número de expediente). Solo quedan en la bandeja digital aquellos casos excepcionales que requieran intervención humana.
• Distribución automática: Con reglas predefinidas, el sistema envía cada archivo al departamento, usuario o aplicación (ERP, CRM, gestor de expedientes) correspondiente. El registro de entregas y accesos garantiza trazabilidad y cumplimiento normativo.
• Seguimiento y alertas: El servicio mantiene el control de fechas de vencimiento, aprobaciones pendientes o inactividad prolongada y lanza notificaciones automáticas, evitando sanciones por plazos incumplidos y agilizando la gestión de flujos de trabajo.

• Mayor productividad: Los resultados obtenidos hasta ahora destacan aumentos de la productividad de más del 30% en los procesos donde se automatiza la captura y extracción de datos.
• Reducción de costes: Al eliminar el almacenamiento y el traslado interno de información y gracias al archivo digital, se logran ahorros en costes logísticos o en multas administrativas por la tramitación de pagos.
• Sostenibilidad: Al potenciar soluciones y entornos de trabajo ‘paperless’ se han logrado reducciones de hasta el 50% en emisiones de CO2.