UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) es la organización pública de los Países Bajos que se encarga de implementar planes de seguros de empleados y de prestar servicios de seguridad social.
Su principal objetivo es asistir a las personas en el mercado laboral, ya sea ayudándolas a encontrar trabajo, ofreciéndoles servicios de reintegración o proporcionándoles beneficios cuando no pueden obtener empleo.
Con un centro de impresión interno específico para gestionar todas sus comunicaciones salientes con los clientes, UWV imprime alrededor de 2,5 millones de páginas A4 al mes.
A pesar de la creciente importancia de la comunicación digital, los materiales impresos siguen siendo esenciales para las operaciones de UWV. Muchos de sus clientes siguen prefiriendo las comunicaciones impresas, pueden tener acceso limitado a la tecnología digital o pueden enfrentarse a barreras lingüísticas.
UWV se asocia con Canon para transformar sus comunicaciones con los clientes
Descubre cómo Canon ayudó al organismo gubernamental holandés UWV a revisar sus comunicaciones con los clientes al pasar de la impresión en blanco y negro a la impresión a todo color, lo que impulsó la interacción y redujo los costes y el impacto medioambiental.
Ver: El caso de éxito de UWV y Canon
Hans Kop, responsable de equipo del centro de impresión de UWV, habla sobre la asociación de UWV con Canon y cómo la tecnología de Canon ha ayudado a transformar las operaciones de impresión de UWV.
Objetivos clave de UWV para la asociación
Objetivo n.º 1: Mejorar la interacción mediante una mejor comunicación con los clientes
UWV necesitaba comunicarse de forma más efectiva con un público diverso, entre el que se incluían muchos ciudadanos y hablantes no nativos de neerlandés con diferentes niveles de alfabetización.
La organización buscaba mejorar la claridad y la accesibilidad de sus comunicaciones añadiendo más elementos visuales y colores que se adaptaran especialmente a los destinatarios con conocimientos limitados de neerlandés, junto con códigos QR que llevaran al contenido traducido.
Objetivo n.º 2: Adoptar rápidamente un flujo de trabajo dinámico a todo color
Un reto importante fue la transición de la impresión en blanco y negro en papel preimpreso a un flujo de trabajo a todo color en papel blanco normal.
Para ello, era necesario rediseñar numerosas plantillas que originalmente se habían creado para la impresión de borde a borde, lo que se estimaba que llevaría de dos a tres años.
Objetivo n.º 3: Reducir costes e impacto medioambiental
UWV quería reducir su huella medioambiental eliminando el desperdicio generado por el recorte del papel SRA4 necesario para producir el papel preimpreso.
Mediante el uso de un flujo de trabajo estándar en papel A4 y el rediseño de las plantillas, UWV aspiraba a reducir tanto los costes como el impacto medioambiental. UWV también buscaba una solución que ahorrase tanto espacio como energía.
Por qué Canon
La relación entre UWV y Canon se remonta a 2008, año en el que UWV eligió por primera vez a Canon en una licitación europea. La propuesta ganadora de Canon incluía tres impresoras en blanco y negro varioPRINT 6250 y el software Quadient Inspire para gestionar plantillas de documentos. Este software se convirtió en la clave del proceso de creación de documentos de UWV, lo que aceleró el procesamiento de las plantillas de comunicaciones con los clientes.
Gracias a la fiabilidad y el rendimiento excepcionales de los sistemas varioPRINT, que se siguieron utilizando durante nada más y nada menos que 10 años, UWV siguió reforzando su asociación con Canon.
Por eso, cuando llegó el momento de actualizar su tecnología de impresión en 2022, UWV tomó la decisión de pasar de la impresión en blanco y negro en material de papelería preimpreso a la impresión a todo color en papel estándar, e invirtió en cinco prensas de tóner en color Canon imagePRESS V1000 con controladores PRISMAsync, así como en una colorWAVE T65 para la impresión de gran formato.
«Para mejorar nuestras capacidades de comunicación con los clientes, hemos invertido en cinco impresoras en color imagePRESS V1000».
Colaboración mano a mano para conseguir un resultado óptimo
Tras evaluar detenidamente las opciones de tóner e inyección de tinta disponibles en el mercado y tras una evaluación exhaustiva junto a Canon en el Customer Experience Center de Canon en Venlo, UWV decidió que la imagePRESS V1000 de tóner era la que mejor cumplía sus requisitos de volumen de impresión, huella medioambiental y consumo de energía.
La compacta imagePRESS V1000 también ofrece una flexibilidad de soportes excepcional, gran calidad de imagen y un rendimiento fiable, por lo que es ideal para el entorno de producción de UWV.
El flujo de trabajo comienza con la creación de documentos en Canon PRISMAprepare y Quadient Inspire. La gestión de salida se controla a través de PRISMAproduction, que automatiza la conversión de datos, las tareas de preimpresión y los procesos de producción de impresión. PRISMAproduction proporciona un control completo de todas las aplicaciones y envía los trabajos de impresión a cada una de las cinco impresoras en color imagePRESS V1000 y sus controladores PRISMAsync.
Al principio, algunos formularios preimpresos basados en las plantillas originales tenían que imprimirse con sangrado en papel más grande de tamaño SRA4 y recortarse posteriormente. La estimación inicial sugería que el rediseño de estas plantillas llevaría de dos a tres años. Trabajando mano a mano con Canon, UWV rediseñó las plantillas en unos cinco meses.
«Puedo acceder fácilmente al personal de Canon, lo haga desde el plano de ventas o de servicios. También contamos con unos buenos acuerdos de mantenimiento preventivo, que nos proporcionan mantenimiento regular cuando queremos y evitan intervenciones técnicas inesperadas».
Beneficios de la asociación de UWV y Canon
La transición de UWV a la tecnología de tóner en color de Canon ha aportado ventajas importantes en varias áreas.
Comunicación más eficaz
La impresión a todo color ha mejorado drásticamente la interacción y la comprensión de las comunicaciones de UWV.
Los elementos visuales y los códigos QR ahora permiten a quienes no hablan neerlandés acceder a la información en su idioma nativo, lo que hace que las comunicaciones sean accesibles para todos los ciudadanos, especialmente para quienes tienen un dominio limitado de este idioma.
Eficiencia operativa fiable
La configuración idéntica de las cinco imagePRESS V1000 de UWV ofrece una impresión de unas 500 páginas por minuto, lo que les permite gestionar el volumen diario de 144 000 impresiones en un plazo de producción de 5-6 horas.
El programa de mantenimiento preventivo de Canon ha reducido significativamente el tiempo de inactividad inesperado, lo que permite a UWV mantener su programación de producción sin interrupciones.
Integración optimizada en el flujo de trabajo
La solución completa, que comprende la creación de archivos con PRISMAprepare, la gestión de plantillas con Inspire, la gestión de salida con PRISMAproduction y la supervisión con PRISMAremote Manager, proporciona un flujo de trabajo integral sin complicaciones.
Esta integración permite a UWV gestionar eficazmente todo el proceso de producción y garantizar la coherencia y la calidad de todas las comunicaciones.
Reducido impacto medioambiental
La eliminación de papeles preimpresos y la transición al papel A4 estándar ha supuesto un ahorro significativo de costes, ya que el papel A4 cuesta menos que el material SRA4 especializado.
Además, con la eliminación del proceso de recorte previamente necesario para el papel de gran tamaño, UWV ha reducido el desperdicio de papel más de un 15 %, lo que le ha permitido alcanzar sus objetivos de sostenibilidad.
Asociación para afrontar el futuro
La colaboración con Canon posiciona a UWV en el camino de la innovación continua respecto a su estrategia de comunicación con el cliente.
Hasta completar la transición de los papeles preimpresos a la impresión en color totalmente digital, UWV puede seguir mejorando sus comunicaciones con contenido aún más personalizado y atractivo visualmente.
Servicio técnico y asistencia completos
A UWV le ha impresionado la asistencia proporcionada por Canon durante la instalación de la solución y después de la misma.
El acuerdo de servicio in situ en cuatro horas garantiza una respuesta rápida a cualquier problema, mientras que las sesiones semanales de mantenimiento preventivo minimizan la aparición de interrupciones inesperadas. Este modelo de servicio ha demostrado ser particularmente valioso en el entorno de producción de gran volumen de UWV.
«UWV y Canon: socios en la comunicación en color». – Hans Kop
De cara al futuro, UWV sigue teniendo como objetivo optimizar sus comunicaciones con los clientes con el respaldo del compromiso continuo de Canon con la innovación tecnológica y el éxito de los clientes. A medida que los servicios gubernamentales siguen evolucionando, la capacidad de proporcionar comunicaciones impresas claras, accesibles y atractivas sigue siendo esencial, y UWV va por muy buen camino para satisfacer estas necesidades a través de su asociación con Canon.
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