Los tres cuellos de botella silenciosos en tus operaciones (y cómo solucionarlos)

Los responsables de operaciones han invertido cantidades considerables en plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP), automatización de flujos de trabajo y herramientas basadas en la nube, pero muchos siguen notando ineficiencias, riesgos de cumplimiento y procesos fragmentados que ralentizan su negocio.

Porque hoy en día, el desafío al que se enfrentan los equipos de operaciones ya no es digitalizar los flujos de trabajo, sino integrarlos en la empresa en general para mejorar la eficiencia, reforzar el cumplimiento y aumentar la agilidad empresarial.

Lo que está claro es que la tecnología por sí sola no garantiza la eficiencia. Muchos flujos de trabajo siguen siendo, al menos en parte, manuales, lo que hace que queden datos atrapados en silos, que haya retrasos en las aprobaciones y que sea necesaria una supervisión humana del seguimiento del cumplimiento. No es de extrañar que el 69 % de los responsables de operaciones y de la cadena de suministro afirmen que sus inversiones en tecnología no han obtenido los resultados esperados¹, según un estudio de PWC.

Al centrarse en tres desafíos de los procesos manuales que a menudo se pasan por alto (sistemas desconectados y falta de visibilidad sobre el cumplimiento), los responsables de operaciones pueden deshacer los cuellos de botella de la información y aprovechar todo el potencial de sus inversiones digitales.

Aunque la mayoría de los procesos basados en papel puedan haber desaparecido, las ineficiencias persisten en los flujos de trabajo semiautomatizados, en los sistemas desconectados y en los puntos ciegos del cumplimiento. Abordar estos desafíos no requiere necesariamente más tecnología, sino una estrategia más inteligente y conectada de la gestión de la información.

A pesar de vivir en entornos modernos y digitalizados, muchas personas siguen trabajando en flujos que son fundamentales para la empresa de formas cada vez más obsoletas. Procesos como la aprobación de facturas, la presentación de informes de cumplimiento y la gestión del correo entrante a menudo implican la introducción manual innecesaria de datos, cadenas de correo electrónico y hojas de cálculo desconectadas.

Las cuentas por pagar (AP) son un ejemplo excelente. Muchos equipos de AP siguen confiando en las aprobaciones de facturas basadas en el correo electrónico y en la introducción manual de datos, lo que provoca numerosos retrasos y costosos errores. Por el contrario, la recepción, validación y aprobación de facturas automatizadas correctamente aceleran el flujo de caja, mejoran la precisión y liberan a los equipos financieros para que puedan hacer trabajos más estratégicos.

Los sistemas desconectados o aislados ralentizan significativamente las operaciones. Cuando los sistemas no se integran a la perfección, los empleados tienen que transferir manualmente los datos entre las plataformas ERP, de gestión de relaciones con los clientes (CRM), de finanzas y de gestión de documentos. Esto provoca errores, cuellos de botella y hace perder aún más tiempo.

El proceso de gestión de contratos es un caso clásico. Muchas empresas siguen confiando en el correo electrónico y en las hojas de cálculo para gestionar sus contratos, lo que dificulta cualquier forma de seguimiento de aprobaciones, control de versiones y cumplimiento normativo. La automatización de estos flujos de trabajo de contratos, desde la redacción hasta la aprobación y la ejecución, ofrece una visibilidad completa del proceso, unos plazos de entrega más rápidos y un seguimiento continuo del cumplimiento.

Las exigencias normativas van en aumento, pero muchas organizaciones no tienen una visión clara de los posibles riesgos en la seguridad de los documentos, el control de la información y el cumplimiento normativo general. Por ejemplo, el 53 % de las empresas carecen de derechos de acceso automatizados a los documentos², lo que aumenta significativamente su exposición a sanciones reglamentarias y a efectos negativos en las relaciones públicas.

Una solución sencilla para abordar estos desafíos es Digital Mailroom que ayuda a optimizar el cumplimiento mediante la recepción y el enrutamiento automáticos de los documentos entrantes, tanto si llegan por correo electrónico, escaneados en papel o en formularios digitales. Digital Mailroom garantiza que cualquier documento de la empresa llegue a la persona o equipo adecuado al instante y sin riesgo de que la información confidencial acabe en las manos equivocadas.

Mejorar la gestión de la información aporta muchas ventajas a tu organización, ya que mejora la resiliencia, la agilidad y la rentabilidad en toda la empresa. Sin embargo, como se ha explicado en la última sección, incluso las empresas que han pasado a procesos y flujos de trabajo digitales suelen tener dificultades con la automatización incompleta, los silos de datos y los fallos de seguridad, que dificultan la toma de decisiones. Entonces, ¿cómo pueden los equipos de operaciones desbloquear las oportunidades que ofrecen sus inversiones digitales?

La reducción de la intervención manual en los flujos de trabajo clave puede mejorar significativamente la eficiencia de los principales procesos empresariales. Según un estudio de Canon³, una automatización eficaz puede reducir los tiempos de procesamiento hasta en un 50 %, tiempo que los equipos pueden dedicar a mejoras estratégicas en lugar de a tareas repetitivas.

La conexión de flujos de trabajo de información en sistemas empresariales como ERP, CRM y gestión de documentos elimina posibles obstáculos y permite tomar más rápidamente decisiones basadas en datos. Las empresas que implementan la automatización integral tienen un 75 % más de probabilidades de obtener una ventaja competitiva frente a sus homólogos sin automatización⁴.

Otra área en la que la gestión inteligente de la información desempeña un papel fundamental es el cumplimiento. Solo el 51 % de los equipos de TI afirma tener las políticas de retención de documentos totalmente automatizadas⁵, lo que, por supuesto, no solo aumenta el riesgo de infringir las reglas de cumplimiento, sino que también genera una enorme cantidad de trabajo para los equipos que tienen que gestionar este proceso manualmente. Al introducir el control de la información en toda la empresa, las compañías refuerzan al instante la seguridad de los documentos, agilizan el cumplimiento y reducen su exposición a riesgos legales.

¿El resultado? Los estudios demuestran que las empresas que optimizan los flujos de trabajo de información pueden reducir sus costes operativos⁶ hasta en un 30 %. Con tan solo optimizar el tiempo de procesamiento de documentos, eliminar las entregas manuales y automatizar las comprobaciones de cumplimiento, cualquier empresa puede ahorrar en costes y mejorar la productividad.

Aunque la optimización digital puede suponer una perspectiva desalentadora, en realidad se trata solo de una serie de pasos sencillos:

1. Evaluar los flujos de trabajo actuales para identificar los cuellos de botella y las intervenciones manuales que ralentizan las operaciones.
2. Eliminar los silos mediante la integración de la información en los sistemas ERP, CRM y de cumplimiento.
3. Automatizar procesos de gran impacto, como la aprobación de facturas, la gestión de contratos y el envío instantáneo de documentos a través de digital mailroom.
4. Mejorar la seguridad y el cumplimiento mediante la implementación de políticas de retención automatizadas, controles de acceso e iniciativas de control en toda la empresa.
5. Asociarse con expertos que sepan cómo integrar las soluciones de gestión de la información de forma eficaz.

La siguiente fase de la transformación digital en las operaciones no consiste en adoptar aún más tecnología. Lo que necesitamos es que la tecnología funcione de forma más inteligente. Aquellas empresas que puedan salvar la brecha de la eficiencia (automatizar la integración inteligente de sus sistemas y garantizar que los datos fluyan sin problemas en toda la empresa) tendrán una ventaja fundamental en cuanto a velocidad, ahorro de costes y resiliencia operativa.

La clave está en identificar oportunidades que permitan automatizar los flujos de trabajo más importantes, conectar sistemas de TI dispares en toda la empresa y reducir la dependencia del cumplimiento manual. Solo entonces la empresa podrá encajar todas las piezas y empezar a sacar el máximo partido a su transformación digital.

La gestión eficaz de la información no es solo una ambición de altas miras: también es un activo estratégico al que toda organización debe prestar atención. Genera un impacto empresarial medible. Y con las soluciones adecuadas, como Digital Mailroom, la gestión de contratos y la automatización de AP (cuentas por pagar), las organizaciones pueden empezar a ir más allá de los flujos de trabajo fragmentados para crear el modelo operativo del futuro.