Aunque la ley entró en vigor en 2022, el desarrollo reglamentario que fija plazos y requisitos se publicó en un proyecto de Real Decreto a principios de 2024, marcando un calendario escalonado para la implantación obligatoria según volumen de facturación.

A partir de julio de 2024, las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros deben emitir y conservar sus facturas en formato electrónico, disponiendo de un año para adaptarse desde la publicación del reglamento. Para el resto de pymes y autónomos la obligación se producirá a finales de 2025 o principios de 2026. Asimismo, desde 2026 todas las facturas B2B deberán remitirse de forma instantánea a la Agencia Tributaria mediante los canales FACe, EDI o plataformas privadas homologadas.

La adopción de la factura electrónica conlleva beneficios inmediatos y sostenibles en el tiempo. Estudios de su implementación en diversos sectores muestran que se puede lograr una reducción de hasta el 80% en costes de impresión, almacenamiento y envío postal, así como una disminución de errores manuales de aproximadamente el 60% al automatizar la captura de datos y los procesos de validación.

La trazabilidad en tiempo real evita retrasos de pago, protege la liquidez de las pymes y favorece la confianza de los proveedores. Además, la digitalización de facturas genera un repositorio centralizado que facilita el análisis de datos, la elaboración de informes y la toma de decisiones estratégicas basadas en indicadores precisos de actividad y morosidad.

Para acompañar esta transformación, el plan de ayudas del Kit Digital incluye una línea específica para facturación electrónica que cubre parte de la inversión en licencias y servicios de integración. Estas subvenciones permiten a las pequeñas empresas y autónomos abordar la implementación de manera asequible, accediendo a soluciones certificadas que cumplen con los estándares nacionales y europeos. Asimismo, diversas comunidades autónomas y cámaras de comercio han lanzado programas de formación y acompañamiento para orientar a las organizaciones en la selección de herramientas, la gestión de certificados digitales y la transformación de sus procesos internos.

Implementar con éxito esta transición exige un diagnóstico previo que identifique los formatos actuales (papel, PDF, Excel), los volúmenes de facturación y los puntos de fricción en los procesos. A continuación, se debe definir la solución tecnológica adecuada, determinar el canal de envío (FACe, EDI o privado) y planificar la integración con el ERP existente en las empresas.

Este cambio organizativo implica adaptar los procedimientos de aprobación: los flujos deben configurarse para que las facturas pasen automáticamente por distintos niveles jerárquicos, generen alertas en caso de bloqueo y registren cada acción en un historial accesible. Esto reduce la aprobación de días a horas, evita sanciones y mejora la satisfacción de proveedores.

En Canon contamos con ThereforeTM, nuestra plataforma cloud de gestión documental que es capaz de automatizar la gestión de cuentas a pagar gracias a su capacidad para extraer datos de facturas de forma precisa, mediante Inteligencia Artificial (IA), independientemente de su formato.

Estos datos se integran con sistemas ERP eliminando la introducción manual. Además, los flujos automatizados guían las facturas a través de aprobaciones, notificando a los responsables vía email o móvil. Esta trazabilidad, ofrece transparencia, facilitando auditorías y cumplimiento normativo.

Con este enfoque las empresas podrán cumplir con la nueva normativa sin interrupciones, aprovechar ahorros inmediatos y posicionarse en la vanguardia de la gestión documental y financiera.

Para que una factura electrónica tenga plena validez, el reglamento exige el uso de un formato estructurado, como Facturae, UBL o CII, conforme a la normativa europea, junto con protocolos de firma electrónica que garanticen la autenticidad del documento. Cada factura debe incluir un identificador único con NIF, serie, número y fecha, los datos fiscales completos de emisor y receptor, el desglose de la base imponible y el IVA, la moneda, las condiciones de pago y un QR que enlace al XML de la factura para facilitar su lectura automática y archivo electrónico.

Además, será obligatoria la conservación digital de los documentos durante un mínimo de seis años, con registros de auditoría que aseguren la trazabilidad desde la emisión hasta el pago.