Del papel al progreso: cómo una gestión más inteligente de la información de RR. HH. genera un impacto estratégico

Pero con toda esa inercia... ¿Por qué no se han modificado las formas de trabajo de RR. HH.? En resumen, ¿por qué tantos empleados de RR. HH. siguen fotocopiando contratos e introduciendo datos manualmente en hojas de cálculo como si estuviéramos en 2005?

A pesar de que los cambios generalizados en las políticas de contratación y formas de trabajar en muchas empresas colocan a los recursos humanos en el centro de atención y aceleran su evolución de una función táctica a una prioridad estratégica, muchos departamentos de recursos humanos siguen obstaculizados por procesos manuales, flujos de trabajo lentos y sistemas fragmentados.

A pesar de los avances en la tecnología del lugar de trabajo, el 48 % de los profesionales de RR. HH. califica su propia gestión de la información como mediocre o deficiente¹. Muchos todavía dependen de procesos basados en papel, cadenas de correo electrónico y hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los registros de los empleados, el cumplimiento y las revisiones de rendimiento. Esta ineficiencia desperdicia tiempo, aumenta el riesgo y limita la capacidad de RR. HH. para aportar valor estratégico.

Para que los equipos de RR. HH. aporten el máximo valor a las empresas modernas, es necesario pasar de dedicar tiempo a completar tareas de forma reactiva a anticiparse a las necesidades empresariales. Para ello, los equipos de RR. HH. necesitan disponer de las herramientas necesarias para que la administración se realice de forma más eficiente y con menos supervisión, para impulsar el cambio en sus organizaciones.

Cuando los procesos de RR. HH. no funcionan, toda la organización lo nota.

Una mala experiencia de incorporación, por ejemplo, puede causar una impresión duradera. El impacto puede ser grave, ya que uno de cada cuatro empleados se siente defraudado en sus primeros tres meses². Los sistemas deficientes también introducen posibles riesgos de cumplimiento, ya que el 31 % de las organizaciones admite que la seguridad de sus datos de RR. HH. es inadecuada³. Estas ineficiencias aumentan la rotación de personal, crean riesgos de gobernanza y evitan que RR. HH. logre prioridades estratégicas.

Los equipos de RR. HH. dedican de media cinco o más horas a la semana en tareas administrativas⁴, y esta cifra aumenta significativamente en organizaciones más grandes. Sin unos sistemas digitales eficaces, los profesionales de RR. HH. dedican más tiempo a buscar aprobaciones, realizar un seguimiento manual del cumplimiento y recopilar informes, en lugar de centrarse en la estrategia de talento.

Los departamentos de RR. HH. manejan información confidencial de los empleados, pero muchos todavía dependen de hojas de cálculo, registros en papel o sistemas obsoletos desconectados. Solo las multas del RGPD superaron los 2100 millones de euros en la UE en 2023⁵. Sin un seguimiento del cumplimiento seguro y automatizado en RR. HH., las organizaciones se enfrentan a mayores riesgos legales.

Los equipos de RR. HH. cuentan con valiosos datos del personal, pero a menudo carecen de las herramientas necesarias para analizarlos y actuar en consecuencia. A medida que los responsables de RR. HH. buscan adoptar una posición más estratégica en relación con los equipos de liderazgo ejecutivo, acceder a información en tiempo real sobre las tendencias del personal, las carencias de habilidades y los riesgos de retención será crucial para cambiar la toma de decisiones de un enfoque reactivo a uno proactivo⁶.

Las organizaciones líderes están adoptando procesos de RR. HH. automatizados y orientados a la digitalización que reducen el tiempo de administración, mejoran la seguridad y desbloquean información basada en datos. Así, ven beneficios mucho más allá de la gestión de personal tradicional de RR. HH.

Los equipos de RR. HH. que utilizan la automatización reducen drásticamente sus cargas de trabajo administrativas. Canon Italia, por ejemplo, implementó un sistema digital interno de gestión de casos de RR. HH. que ha reducido el tiempo de administración un 15 % y también ha mejorado el seguimiento del cumplimiento⁷. Funciones como los portales de autoservicio de RR. HH. permiten a los empleados acceder a las políticas, solicitar permisos y actualizar registros sin intervención manual de RR. HH., lo que reduce las consultas hasta en un 50 %⁸.

El seguimiento automatizado de documentos, la supervisión del cumplimiento y el acceso seguro basado en funciones a la información de RR. HH. reducen significativamente los riesgos de cumplimiento y seguridad. Se han hecho grandes progresos en este ámbito, y más del 53 % de los líderes de TI ya están implementando medidas de seguridad automatizadas para los registros de RR. HH. con el fin de evitar accesos no autorizados⁹.

Los equipos de RR. HH. utilizan diversos métodos para realizar un seguimiento de los datos críticos de la plantilla, como las tendencias de rotación y compromiso. Muchos de estos métodos implican que los trabajadores de RR. HH. revisen manualmente la información de diferentes fuentes y recopilen informes de estado. Los paneles de control en tiempo real dan acceso instantáneo a estos datos, al tiempo que desbloquean los análisis predictivos para ayudar a los responsables de RR. HH. a anticipar las necesidades de contratación, identificar los riesgos de abandono y planificar futuras carencias de habilidades¹⁰.

Por encima de todo, lo primero en los RR. HH. son las personas, no los procesos. Un enfoque centrado en lo digital mejora la incorporación, el seguimiento del rendimiento y la accesibilidad al servicio de RR. HH., lo que ofrece a los empleados la experiencia digital perfecta que esperan. Un estudio de Canon muestra que las empresas que modernizan sus sistemas de RR. HH. tienen un aumento del 25 % en la satisfacción de los empleados¹¹.

Para muchos equipos de RR. HH., la digitalización de la gestión de la información puede resultar abrumadora. La buena noticia es que la transformación no tiene por qué ser dolorosa ni ocurrir de la noche a la mañana. Un enfoque estructurado y por fases garantiza resultados rápidos, al tiempo que sienta las bases para la digitalización a largo plazo.

1. Evalúa las ineficiencias actuales: identifica cuellos de botella en los flujos de trabajo de RR. HH. y de seguimiento del cumplimiento.
2. Elige un sistema de información de RR. HH. (HRIS) integrado: asegúrate de que incluye funciones de automatización y análisis, y controles de acceso seguro.
3. Digitaliza y centraliza los registros de los empleados: pasa del almacenamiento en papel al digital para un acceso más rápido y una mayor seguridad.
4. Automatiza los flujos de trabajo clave de RR. HH.: empieza por áreas como la incorporación, el seguimiento del cumplimiento y la gestión del rendimiento para obtener resultados rápidos.
5. Mejora la conformidad y la seguridad: implementa políticas automatizadas de retención de documentos, registros de auditoría y acceso basado en funciones.
6. Respaldar la adopción con formación y gestión de cambios: asegúrate de que los equipos de RR. HH. y los empleados se sienten cómodos con los nuevos sistemas.

Los responsables de RR. HH. tienen una oportunidad única para redefinir su papel en el negocio. Ya no se les considera administradores; se están convirtiendo en facilitadores estratégicos, planificadores de personal y responsables clave de la toma de decisiones. Pero para ello necesitan herramientas digitales modernas que les permitan centrarse en las personas, no en el papeleo.

El cambio a la gestión inteligente de la información no es solo una estrategia de eficiencia, sino un cambio fundamental en la forma en que operan los RR. HH. Quienes se modernicen mejorarán la experiencia de los empleados, reforzarán el cumplimiento y obtendrán la información necesaria para impulsar el éxito empresarial.

La pregunta ya no es si la función de recursos humanos debería digitalizarse, sino con qué rapidez puedes hacerlo.