Una solución de gestión documental con acceso instantáneo y seguro a toda la información
Fama Sofás apuesta por la innovación con las soluciones de gestión documental de Canon
Agilidad documental
La agilidad en el tratamiento de la información y la integración con su servicio de correo electrónico ha permitido a Fama Sofás realizar la contabilidad de facturas mucho antes. “El flujo de trabajo es más veloz. Antes, para cerrar el mes contable, tenían que pasar muchos días del mes siguiente, ahora somos capaces de tener contabilizadas todas las compras puntualmente”, indica Ibáñez.
Además, la implantación de Therefore en el departamento de compras ha supuesto una reducción de páginas impresas considerable. Los resultados también se han visto reflejados en el tratamiento de la información, que ha pasado a ser, en gran medida, digital. Así lo destaca Ibáñez: “Hemos conseguido que más de un 50 % de las facturas recibidas lleguen directamente en formato electrónico y pretendemos llegar a valores cercanos al 90 % antes de fin de año”.
Optimización de los procesos documentales
Fama Sofás cuenta ahora con Therefore, la solución de gestión documental de Canon que proporciona acceso instantáneo y seguro a toda la información que la compañía necesita. Además, la herramienta se ha personalizado para controlar y automatizar el procesamiento de todos los documentos, relacionando cada uno con su número de pedido.
Control, Ahorro, Seguridad y Futuro
- Control: La compañía sabeen todo momento el estado de cada factura para tomar decisiones en tiempo real si surgen problemas en algún punto del proceso.
- Agilidad: Se han estipulado automatismos para evitar errores y eliminar la introducción manual de datos.
- Ahorro y sostenibilidad: Se ha disminuido el espacio destinado al archivo físico reduciendo drásticamente la cantidad de papel, el coste de su gestión y el impacto medioambiental.
- Futuro: El éxito del proyecto ha dado pie a que la empresa cuente con Canon para desarrollar tres nuevos proyectos para optimizar los procesos documentales de otras áreas.
THEREFORE DESTACA POR SU SISTEMA DE LICENCIAS, POR SU ESTABILIDAD Y POR LA AGILIDAD QUE HA AÑADIDO A NUESTRO FLUJO DE TRABAJO DOCUMENTAL
Mateo Ibáñez
Responsable de Compras y TI
Fama Sofás
Renovación tecnológica
Fama Sofás ha experimentado en la última década una fuerte expansión nacional e internacional. Para gestionar toda la documentación involucrada en el día a día contaba con un ERP propio que, dado el crecimiento, comenzó a mostrar algunas limitaciones. Así, currículums, facturas, albaranes y extractos comenzaron a acumularse en las mesas, por lo que la compañía se planteó la adquisición de un software de gestión de la información que les ayudase a optimizar el tiempo empleado en tratar, localizar y archivar todos los documentos.
Uno de los retos asociados a esta adquisición era el grado de personalización de la herramienta a contratar. El software debía amoldarse al flujo de trabajo estipulado por Fama Sofás y no a la inversa, integrándose además con el ERP propio para favorecer una transición y aprendizaje muy suave, que no frenase el ritmo de trabajo y perjudicase la expansión que experimentaba la compañía.
Fama Sofás planteó, desde un principio, que no serían conformistas con la configuración del software Therefore de Canon que eligieron, por lo que el proyecto contó, desde el principio, con un equipo de profesionales de Canon implicado en la adaptación de la herramienta a los requerimientos del personal y del ERP de la compañía.
Hemos conseguido que más de un 50 % de las facturas recibidas lleguen directamente en formato electrónico y pretendemos llegar a valores cercanos al 90 % antes de fin de año.