Asfixia por datos: por qué los equipos financieros tendrían que replantearse la gestión de la información

Porque, aunque la transformación digital ha redefinido muchas áreas de negocio, las operaciones financieras, en particular las de AP, a menudo se quedan rezagadas. La introducción manual de datos, la fragmentación de los procesos de aprobación y la integración deficiente del sistema siguen siendo obstáculos importantes. Los líderes financieros reconocen los beneficios de la automatización, pero la implementación sigue siendo incoherente, ya que muchos equipos solo automatizan parcialmente sus flujos de trabajo.

El último informe de tendencias de automatización de cuentas por pagar¹ reveló que, aunque la mayoría de las empresas reconoce la necesidad de automatización, el 74 % sigue funcionando solo con procesos de cuentas por pagar parcialmente automatizados. Eso tiene que cambiar. Para los equipos de finanzas, puede resultar desmoralizador dedicar gran parte de su semana laboral a tareas administrativas. Además, los líderes financieros deben demostrar que el departamento no es solo un centro de costes, sino que es crucial para una planificación inteligente, con una estrategia y una toma de decisiones basada en datos en los niveles más altos de una empresa.

Más de una quinta parte de los equipos de AP llevan meses de retraso en el procesamiento de facturas², y eso es importante, porque en el volátil entorno empresarial actual, saber cuánto dinero debe la empresa, y cuándo debe pagarse, es la base de la flexibilidad financiera. En tiempos de incertidumbre, las empresas con poca visibilidad del flujo de efectivo pueden verse incapaces de reaccionar a los cambios del mercado y tener dificultades para acceder al crédito en condiciones favorables³.

Los líderes financieros verán beneficios estratégicos a largo plazo al pasar a un departamento financiero que dé prioridad a lo digital, como un mayor cumplimiento normativo y menores costes, al tiempo que capacitan a sus profesionales financieros altamente cualificados para que trabajen en una planificación a largo plazo de mayor valor, en lugar de en tareas de introducción manual de datos.

Para las empresas que siguen gestionando las operaciones financieras manualmente, las ineficiencias aparecen en cada etapa. Las facturas llegan en varios formatos (tanto digitales como en papel), por lo que es necesario introducir los datos manualmente antes de procesarlos. Los flujos de trabajo de aprobación suelen ser lentos y fragmentados, lo que provoca retrasos, pagos indebidos y problemas en las relaciones con los proveedores. Estos problemas suelen ser solo la punta del iceberg.

Según el informe de tendencias de AP, el 60 % de las facturas se sigue introduciendo manualmente en sistemas ERP o de contabilidad, y el 52 % de los profesionales de AP dedica más de diez horas a la semana a procesar facturas. Estas ineficiencias hacen perder tiempo y crean un estrés significativo para los equipos financieros: un 64 % de los encuestados cita las deficiencias en los procesos como su mayor problema.

El cumplimiento también es cada vez más complejo. Las multas normativas en áreas relacionadas con el conocimiento del cliente (KYC) y la gestión del ciclo de vida del cliente (CLM) han aumentado un 53 % en los últimos años, según algunos estudios⁴. Sin información estructurada y procesos de gestión financiera para abordar el panorama normativo en constante cambio, las empresas se exponen a riesgos financieros y de reputación innecesarios.

Sin embargo, las organizaciones que han adoptado la tecnología moderna dentro del departamento financiero están prosperando. Un estudio de Ardent Partners⁵ identifica que la mejor automatización de AP de su clase ahorra un 79,5 % en costes de procesamiento de facturas, y requiere un tercio menos de empleados para gestionar los flujos de trabajo de AP que con empleados de rendimiento medio.

Los líderes financieros conocen los puntos débiles. Pero superarlos requiere algo más que mejoras incrementales en el sistema y los procesos. Requiere un cambio fundamental en la forma en que se gestiona, consulta y procesa la información financiera. En resumen, requiere una gestión de la información más inteligente.

Las organizaciones que modernizan su enfoque de la gestión de la información pueden obtener beneficios transformadores. ¿Qué supone todo esto en la práctica?

Las empresas necesitan digitalizar los flujos de trabajo financieros, automatizar las aprobaciones de facturas y centralizar los documentos financieros. Desde ese momento, obtendrán un mayor control, reducirán los costes y liberarán a los equipos de finanzas de los procesos mundanos para que se centren en tareas de mayor valor.

Uno de los impactos más sorprendentes es la velocidad de procesamiento de facturas. El estudio de Ardent muestra que las empresas que utilizan la automatización de cuentas por pagar procesan las facturas un 81 % más rápido, lo que reduce los tiempos medios de ciclo de facturación de más de 10 a solo 3 días en el caso de departamentos financieros con un buen rendimiento.

Más allá de la eficiencia operativa, un enfoque de gestión de la información estructurada también mejora la precisión y la visibilidad financieras. El estudio de tendencias de automatización de AP reveló que las organizaciones con flujos de trabajo de AP totalmente digitalizados reducen los errores de procesamiento en un 73 % y experimentan una mejora del 40 % en la precisión de los informes financieros. Este nivel de transparencia precisa permite a los líderes financieros tomar decisiones basadas en datos, optimizar el capital de trabajo y reforzar el control financiero.

Para muchos equipos de finanzas, la transición a un flujo de trabajo financiero totalmente digitalizado y automatizado puede parecer un objetivo inalcanzable. Abandonar los procesos manuales y los sistemas heredados requiere algo más que seleccionar la tecnología adecuada, ya que exige un enfoque estructurado y por fases que se adapte a los objetivos empresariales, mitigue los riesgos y garantice una adopción perfecta.

La transición a una función financiera digitalmente madura no se hace en un día. Sin embargo, si se sigue una hoja de ruta paso a paso, los equipos de finanzas pueden facilitar la transición, acelerar el ROI y sentar las bases del éxito a largo plazo.

• Paso 1: identificar ineficiencias en el departamento financiero y de cuentas por pagar
Antes de implementar la tecnología, las empresas deben auditar los flujos de trabajo y las actividades existentes, eliminando ineficiencias como aprobaciones lentas, introducción manual de datos y visibilidad deficiente de los asuntos financieros.

• Paso 2: elegir las soluciones y los proveedores adecuados
Las organizaciones deben priorizar las soluciones y los proveedores que mejor se adapten a sus retos internos. Áreas como el procesamiento de facturas, la automatización de la gestión de contratos y las soluciones de Digital Mailroom son puntos de partida comunes. Los proveedores de soluciones con experiencia en estas áreas no solo automatizan los procesos financieros clave, sino que también suelen ofrecer integración con ERP y sistemas financieros para proporcionar acceso crítico en tiempo real a los datos financieros en toda la empresa.

• Paso 3: implementar por fases
Las transformaciones digitales más exitosas suelen comenzar atacando las áreas de alto impacto. Muchas empresas comienzan automatizando los flujos de trabajo de recopilación y aprobación de facturas y, a continuación, se expanden a otras áreas. Este enfoque por fases garantiza una transición fluida y un rápido retorno de la inversión.

• Paso 4: formar a los equipos e impulsar la gestión de cambios
La realidad es que la automatización financiera es igual de eficaz que los equipos que la emplean. La Association for Intelligent Information Management (AIIM)⁶ afirma que las empresas que invierten en formación estructurada y gestión de cambios registran un índice de éxito un 25 % superior en la adopción de sistemas. En consecuencia, garantizar que los equipos financieros comprendan y adopten completamente los flujos de trabajo digitales es fundamental para lograr el éxito a largo plazo.

• Paso 5: supervisar, optimizar y escalar
Al aprovechar los paneles de análisis en tiempo real, los equipos financieros pueden realizar un seguimiento de las mejoras en los tiempos de ciclo de las facturas, la reducción de errores y los niveles de cumplimiento. Estos datos de rendimiento permiten perfeccionar aún más los flujos de trabajo, lo que garantiza mejoras continuas de los procesos a lo largo del tiempo.

Para los equipos de finanzas, el cambio hacia una gestión de la información más inteligente no se limita a la eficiencia, sino también a la resiliencia, el control y la capacidad de adaptarse a un panorama financiero cada vez más complejo. A medida que las empresas siguen creciendo, los flujos de trabajo manuales, los registros financieros dispersos y los riesgos de cumplimiento son sencillamente insostenibles.

Es hora de que Finanzas tenga el lugar que le corresponde. Dondequiera que se tome una decisión empresarial importante, los líderes financieros con visión de futuro tienen que ofrecer información basada en datos y asesoramiento estratégico, lo que demuestra que su valor va mucho más allá de proporcionar un mero servicio de contabilidad.