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Mantener tus datos seguros en tiempos insólitos para las empresas

Con la línea que separa la oficina y el trabajo a distancia volviéndose cada vez más borrosa de una manera que nadie podría haber predicho, ¿cómo asegurarte de que los datos de tu empresa permanezcan protegidos?

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Construir una organización de trabajo en remoto segura

Acompáñanos en este webinar para aprender sobre los beneficios de una plantilla en remoto segura y cómo adaptar tu negocio para facilitar esta transición.

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Trabajar a distancia en tiempos insólitos para las empresas

A principios de 2020, mientras anticipábamos nuestro año, pocos de nosotros podíamos imaginar dónde estaríamos ahora o a qué escala de transformación nos enfrentaríamos. Pero la realidad es que el mundo está cambiando de una forma que desafía nuestros negocios como nunca. Nos estamos viendo obligados a adaptarnos para sobrevivir, y trabajar desde casa se ha convertido en la nueva norma para muchos.

De repente, esa transformación digital que estabas construyendo paso a paso se ha convertido en una necesidad inmediata. Pero, teniendo tan poco tiempo de preparación, ¿cómo asegurarse de que la información sensible de tu negocio no solo fluye como debería, sino que también permanece protegida en este entorno insólito para las empresas?

Working remotely

La gestión de la información es un negocio de riesgo

La necesidad de proteger tus datos sensibles no ha desaparecido en este nuevo panorama. De hecho, el requisito de contar con protocolos de seguridad robustos y regulaciones de uso apropiadas está más presente que nunca. Entonces, ¿a qué desafíos de seguridad remota podrías enfrentarte y qué puedes hacer para abordarlos?

Estos son algunos de nuestros mejores consejos de seguridad para un trabajo remoto más seguro:

1) Asegura tu política de teletrabajo -  los ciberdelincuentes siempre están buscando nuevas oportunidades y este rápido cambio global es justo el festín que estaban esperando. Tienen experiencia analizando una determinada red para averiguar si alguien es un usuario doméstico o un usuario de una empresa trabajando desde casa. Por lo tanto, si no estás ayudando a proteger a tus empleados con una política de trabajo remoto seguro, pronto podrías encontrarte con una pérdida de datos generalizada o incluso el bloqueo de archivos importantes con un gran rescate a pagar para recuperar el acceso.

2) Sé más cauteloso con los ataques de phishing - los informes de la industria han mostrado un aumento significativo de correos electrónicos falsos que afirman ofrecer importantes actualizaciones de seguridad y que, en cambio, infectan el dispositivo del usuario con malware. Asegúrate de que tus empleados en remoto sepan que deben ser cautelosos con los correos electrónicos que ofrecen este tipo de consejos, comprobando quién es el remitente y que su dirección de correo electrónico coincide exactamente con la del destinatario esperado. Y si alguien les pide que hagan clic en un enlace desconocido, que lo piensen dos veces antes de abrirlo.

3) No te olvides de la seguridad de los dispositivos domésticos - con tus empleados trabajando desde casa, es muy probable que necesiten usar cualquier impresora o escáner que tengan disponible para sus tareas diarias, y estos dispositivos probablemente no van a tener las características de seguridad estándar que proporcionaría tu equipo en la red corporativa. Cualquier dispositivo conectado a internet es más vulnerable a posibles ataques, por lo que, para salvaguardar los datos críticos de tu empresa, debes ofrecer a tus trabajadores remotos apoyo para garantizar que su red sea privada y solo se pueda acceder a ella con una contraseña segura, cambiando la contraseña predeterminada, por ejemplo.

4) Y el papeleo confidencial - para ese mismo fin, necesitas asegurarte de que tratan el papeleo de la compañía con el mismo cuidado que lo harían con su propia información bancaria, asegurándote de que trituran o almacenan de forma segura cualquier documento confidencial hasta que puedan volver a la oficina.

5) La mejor política es tener una - la seguridad de los documentos es crítica, así que trabajar desde casa no significa que las políticas de la compañía puedan ser laxas. Es importante recordar a tu equipo que solo utilice las aplicaciones, redes y sistemas de nube proporcionados por la empresa. Cualquier herramienta gratuita de colaboración y almacenamiento en la nube que les parezca tentadora puede no ser segura si no las has investigado antes.

Si alguno de los miembros de tu equipo teletrabaja, la clave es asegurarse de que entiende claramente cómo mantener el mismo nivel de concienciación sobre la seguridad de la empresa, ya sea en las cuatro paredes de la oficina o sentado en su sofá.

Construir una organización de trabajo remoto segura

Ahora que hemos establecido la importancia de la seguridad de los documentos en el trabajo a distancia, ¿cómo se construye una estrategia de protección global?

La buena noticia es que es mucho menos complicado de lo que crees. Dando por sabido que la información crítica de las empresas no se filtra a través de complejos ciberataques, sino a menudo a través de la falta de procedimientos simples de seguridad de datos, ahora es el momento de revisar tu enfoque sobre la gestión de la información y poner en marcha prácticas de trabajo remoto seguras.

Necesitas tener la confianza de poder asegurar tus documentos comerciales y proteger la información confidencial sin dejar de cumplir las normas de gestión documental. Y todo esto sin afectar el acceso de los empleados a los datos, información y documentos que necesitan para hacer su trabajo.

Debes considerar el almacenamiento, la gestión, la distribución y los archivos como los factores críticos en tu configuración de la seguridad de la información. Pregúntate a ti mismo:

  • Qué nivel de visibilidad tienes en tus procesos documentales en este momento?
  • Puedes rastrear la actividad de los usuarios?
  • Qué protección se aplica actualmente a los documentos cuando entran y salen de la organización para minimizar los riesgos en la seguridad?
  • Estás seguro de que solo los usuarios autorizados acceden a los datos sensibles?
  • Puedes estar seguro de que todos tus datos digitales solo se almacenan durante el período de tiempo legalmente establecido?

Si te cuesta responder a alguna de estas preguntas o la respuesta es no, entonces debes buscar una solución segura de gestión documental y flujo de trabajo. Pide a tus proveedores potenciales que se ocupen de estas áreas para asegurarte de mitigar los riesgos de pérdida de datos y las multas elevadas.

Necesitas un sistema que pueda ejecutarse en la nube y gestionar tu flujo de trabajo, que te permita supervisar y auditar completamente la información sensible del negocio, ofrecer una protección segura para tus documentos y establecer políticas de destrucción para cumplir con la legislación.

Las organizaciones, más que nunca, pueden aprender no solo a sobrevivir sino a prosperar en estos tiempos tan insólitos.

Aprende más sobre los beneficios de una fuerza de trabajo remota segura

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