Qué deberían saber los responsables de RR. HH. sobre la transformación digital
El departamento de RR. HH. se enfrenta a un rápido cambio en respuesta a las presiones del mundo digital. Actualmente, RR. HH. desempeña un papel clave a la hora de ayudar a las empresas a prepararse para el futuro, desarrollando y atrayendo talento digital. Sin embargo, para afrontar este nuevo reto, los responsables de RR. HH. deben abordar en primer lugar la transformación digital en su propio departamento. Las preguntas frecuentes de Canon analizan cómo los actuales responsables de RR. HH. pueden impulsar la excelencia digital.
Hace veinticinco años, se solía considerar que el departamento de RR. HH. tenía una función independiente denominada «personal». Su responsabilidad era en gran parte el bienestar de los empleados y su función no representaba ningún valor empresarial estratégico. Sin embargo, el equipo de «recursos humanos» de hoy en día se ha convertido en un elemento central para toda la empresa, ya que apunta hacia un futuro de transformación digital. El reto para RR. HH. en los próximos cinco años será doble: eliminar las tareas administrativas que ha heredado durante años e iniciarse en una nueva función estratégica, demostrando el valor que su función puede aportar al futuro de la empresa.
Una nueva generación de empleados que llevan la tecnología digital en su ADN se está uniendo a la mano de obra y están poniendo el listón más alto: en el trabajo, esperan disfrutar de una experiencia laboral digital y conectada. Dado que la tecnología de consumo se mueve tan rápidamente, muchos trabajadores «millennials» pueden preferir traer sus propios portátiles y móviles en lugar de depender de la tecnología proporcionada por la empresa. Mientras tanto, el trabajo flexible se ha convertido en un lugar común, con muchos trabajadores «millennials» que prefieren trabajar fuera de las cuatro paredes de la oficina. Es el papel de RR. HH. garantizar que el lugar de trabajo permita a los empleados trabajar de cualquier forma que les permita ser productivos.
RR. HH. también desempeña un papel importante a la hora de mantener los procesos internos al día con los conjuntos de habilidades, que se hallan en constante evolución. Con esta nueva generación que aporta habilidades digitales más avanzadas, las prácticas internas como la definición de objetivos, la formación y los procesos de revisión también deben modernizarse y adaptarse para seguir siendo relevantes.
La brecha de habilidades digitales es una amenaza tangible para las empresas, ya que la tecnología continúa avanzando más rápido que el desarrollo de su experiencia. Solo un 29 % de los profesionales de TI afirma que su empresa entiende la transformación digital1 y está preparada para ella, y muchos consideran que actualmente carecen de las habilidades necesarias para establecer las bases que posibilitarán el cambio digital. El departamento de RR. HH. tiene el papel más importante en la empresa a la hora de abordar este problema mediante la atracción del mejor talento nuevo, pero también invirtiendo en la formación de los empleados actuales.
A medida que se amplíe el papel de RR. HH., el departamento se encontrará cada vez bajo más presión de tiempo mientras trata de adoptar la naturaleza híbrida de su función actual e ir más allá de los aspectos tradicionales y nuevos de sus responsabilidades. Los procesos de RR. HH., como la incorporación de nuevas contrataciones, siempre han tomado mucho tiempo, pero además, los departamentos de RR. HH. están tratando con exigencias externas, como el cumplimiento de la legislación y las nuevas expectativas a nivel de estrategia de la empresa. A pesar de todas estas nuevas responsabilidades, una proporción sorprendentemente grande de departamentos de RR. HH. sigue confiando en flujos de trabajo manuales y tradicionales, como registrar la información de los nuevos empleados y enviar documentos de incorporación a mano. Como resultado, los equipos de RR. HH. se ven estorbados por la creciente cantidad de papeleo. Mientras tanto, al tratarse de una forma costosa e ineficiente de procesar y almacenar información, a menudo el departamento de RR. HH. está considerado como un centro que genera costes burocráticos, mal equipado para hacer frente a las presiones de las organizaciones digitales modernas.
La automatización ofrece la ventaja más significativa para los departamentos de RR. HH. que deseen adoptarla. Muchos profesionales de RR. HH. ya reconocen su potencial: el 68 % cree que la automatización de tareas rutinarias creará tiempo para llevar a cabo trabajos significativos 2 .
Un enfoque que priorice lo digital permite ahorrar tiempo y dinero en todos los procesos de RR. HH., desde la contratación hasta el fin de las relaciones laborales. Por ejemplo, las herramientas de automatización pueden ayudar a conseguir candidatos, programar entrevistas, seleccionar solicitantes e incluso realizar comprobaciones de antecedentes; todos ellos trabajos que tradicionalmente se realizarían manualmente. En el otro extremo del espectro, la automatización del proceso de salida de empleados hace que sea mucho más rápido y sencillo cerrar el ciclo, desde el restablecimiento de contraseñas hasta la automatización de pensiones y jubilaciones.
La verdad es que las empresas siempre intentan cubrirlo todo, tanto lo nuevo como lo viejo. Por este motivo, quieren optimizar y actualizar las TI antiguas a la vez que introducen otras nuevas. Por consiguiente, la transformación digital consiste en actualizar los procesos principales y aprovechar las oportunidades de mejorar la eficiencia mediante la automatización, al mismo tiempo que se mantienen y se mejoran los flujos de trabajo no digitales para optimizarlos más adelante. Sería más probable que la transformación digital tuviera éxito si las empresas aceptaran la realidad de este entorno híbrido, en el que se utilizan tanto procesos digitales como analógicos.
Por este motivo, cuando se integran nuevas tecnologías es necesario mostrar flexibilidad con respecto a las necesidades de las diferentes etapas de la transformación, para ofrecer una integración completa y perfecta con los sistemas, flujos de trabajo y procesos actuales e internos, y para garantizar la innovación en etapas futuras.
Los negocios actuales deben tener en cuenta muchas más consideraciones sobre seguridad y cumplimiento de la legislación que hace de 20 años. Esto ha tenido un impacto significativo en el departamento de RR. HH., que guarda parte de la información más personal y confidencial de la empresa, desde datos bancarios hasta registros de quejas formales. Las empresas no pueden permitirse que esta información caiga en las manos equivocadas, especialmente después de la introducción del RGPD, que establece reglas que se pueden imponer costosas multas a las empresas que no protegen correctamente los datos de información personal identificable (PII).
Es importante reconocer que la causa más importante de las filtraciones de datos no son los ataques deliberados, sino errores humanos. Alrededor del 88 %3 de las filtraciones de 2018 fueron accidentales, mientras que las causas más comunes fueron envíos de información por parte de los empleados a la persona equivocada, la pérdida de documentos físicos o el almacenamiento de información en un entorno poco seguro.
Una de las formas más eficaces de minimizar estas situaciones es mediante la transformación digital de los flujos de trabajo que controlan la información, protegiendo su almacenamiento y uso compartido y minimizando las oportunidades de filtraciones accidentales y maliciosas. Si bien en el pasado bastaba con guardar bajo llave las carpetas importantes en un archivador, esto ya ha dejado de ser efectivo para el mundo digital actual. Un registro de documentos digitales permite a un departamento de RR. HH. controlar y ver quién puede acceso al registro y las modificaciones realizadas para llevar a cabo una auditoría. Mientras tanto, los sistemas digitales ayudan a aplicar las prácticas recomendadas. Es necesario pedir a los empleados que sigan las recomendaciones paso a paso, pero las plataformas digitales y el software garantizan que se lleven a cabo necesariamente, eliminando la posibilidad de cometer errores.
En un mundo ideal, la transformación digital se completaría en un solo proyecto, con todos los departamentos trabajando de manera conjunta para lograr los mismos objetivos. La realidad es que la transformación no es un proceso lineal y es poco probable que las empresas consigan que todos sus departamentos alcancen los objetivos al mismo tiempo, y mucho menos disponer de los presupuestos necesarios para financiar tales cambios integrales. Dado que el departamento de RR. HH. suele ser uno de los menos transformados digitalmente en cualquier negocio, es importante ser realista.
Muchas empresas se sienten presionadas para transformarse digitalmente de una forma rápida, pero, si se hace de forma brusca a la vez que se intenta revisar en profundidad el departamento, lo más probable es que se termine fracasando, sobre todo en el caso de RR. HH., que a menudo depende en gran medida de procesos manuales. En definitiva, el punto de partida es evaluar la madurez digital actual. Trabajar con un socio experto puede ayudar a los negocios a llevar a cabo este paso y, a continuación, trazar y ejecutar de forma eficaz su proceso de transformación digital.
Con las funciones de archivo de la digitalización de Recursos Humanos de Canon, podrá automatizar el flujo de trabajo y gestionar los datos confidenciales de los empleados de forma segura.
Explore nuestro servicio de incorporación de clientes. Canon le permite controlar los procesos de inscripción de forma más segura y rentable.
Descubra cómo la solución de Canon puede proteger la información más crítica de su empresa. Obtenga más información sobre la solución de control de documentos críticos de Canon.
Descubre cómo la tecnología digital y automatizada puede ayudar a tu departamento a ahorrar tiempo y dinero
Descubre por qué es ahora el momento adecuado para la digitalización de los documentos
Descubre cómo mejorar el compromiso de los empleados
