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Cómo evitar riesgos de incumplimiento por parte de RR. HH

¿Por qué ha llegado el momento de digitalizar los documentos de RR. HH.?

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Adoptar la tecnología digital

Desde la entrevista de trabajo hasta la salida de la empresa, cada proceso de RR. HH. implica la gestión y el almacenamiento de los registros personales de los empleados. Por lo tanto, el estricto cumplimiento de la legislación por parte del departamento es crucial. Las medidas que el departamento aplica para garantizar la protección de los datos deben ser seguras, transparentes y sencillas para que el usuario las siga.

En el pasado, los departamentos de RR. HH. garantizaban la privacidad simplemente guardando bajo llave en un archivador los documentos confidenciales. El flujo de información podía controlarse de forma segura y sencilla. En un mundo digital, donde la información se replica y difunde fácilmente, esto ya no es posible. Si hay falta de control, la información podría acabar fácilmente en lugares desprotegidos o difíciles de encontrar, o bien utilizarse para fines indebidos.

En un entorno normativo cada vez más estricto, es fundamental que los negocios revisen los procesos de gestión y almacenamiento de la información confidencial. Para estar a la vanguardia, los departamentos de RR. HH. con visión de futuro están adoptando nuevas tecnologías y procesos digitales, como la automatización, para respaldar su capacidad de cumplir con las normativas de datos de una forma sólida y coherente.

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La era del RGPD

Las filtraciones de datos siempre han tenido la capacidad de perjudicar la reputación de las empresas, pero en la era del RGPD las consecuencias son más profundas. En el peor de los casos, las multas administrativas pueden alcanzar hasta el 4 % de la facturación global anual o 20 millones de euros; lo que sea mayor1. Además, ¿querrán los clientes utilizar empresas que no puedan gestionar sus datos correctamente? Y finalmente, ¿los empleados buscarán trabajar para empresas que han sufrido daños a su reputación? Parece poco probable.

El RGPD afecta a todos los datos personales guardados, desde carpetas en red hasta documentos archivados en papel. Así pues, es evidente la necesidad de garantizar que la información personal identificable (PII) se gestiona de forma coherente en todas las fuentes. El departamento de RR. HH. debe intentar implementar procedimientos estrictos y sólidos en cada paso de su proceso de gestión de datos. Y lo que es más importante, los procedimientos deben ser fáciles de entender y de seguir para eliminar el riesgo de incumplimiento accidental.

Gestión cuidadosa de los datos

La adopción de procesos digitales puede ayudar a agilizar y simplificar el cumplimiento de la normativa del RGPD. La sustitución de archivos con información incompleta por un sistema de gestión de datos bien ordenado y de fácil acceso permite recopilar información en aplicaciones internas y comunicaciones externas, así como gestionarla y almacenarla en una ubicación definida. Esto proporciona al departamento una mayor visibilidad y control sobre la información que guarda.

Un sistema de gestión de datos debe reforzarse con políticas y procesos de datos seguros para que cualquier persona que maneje los datos tenga claro lo que debería y no debería hacer. Estos procesos pueden ayudar a garantizar que los datos confidenciales se separan y se tratan con mayor cuidado. También significa que los archivos de RR. HH. se pueden buscar con mayor facilidad y que sus datos pueden ser consultados únicamente por los empleados autorizados. Si el departamento recibe una solicitud de acceso reglamentaria o cualquier otra forma similar de petición permitida, podrá encontrar información registrada de forma rápida y sencilla.

Mantener un entorno de gestión de documentos que cumpla con las normativas

En la era de la nube informática y del software colaborativo, RR. HH. debe replantearse su enfoque hacia la gestión de documentos. La tecnología, como el software de escaneo y gestión de documentos, puede ayudar en este proceso. El departamento puede tomar un documento, como una candidatura de un potencial candidato, escanearlo para crear un registro digital, adjuntarle una etiqueta digital y realizar un seguimiento a través del flujo de trabajo.

Gracias a las capacidades de la nube, se pueden almacenar fácilmente grandes volúmenes de estos documentos, sin perder la capacidad de localizarlos al instante. Esto respalda los procedimientos de cumplimiento de la normativa, ya que el departamento puede demostrar que los documentos confidenciales se almacenan de forma segura y que cualquier información que deje de ser relevante se puede destruir sin el riesgo de que las copias sigan estando en el archivo.

Las ventajas de la automatización

En los asuntos relacionados con la seguridad y el cumplimiento de la normativa, los mayores riesgos suelen residir en errores humanos. Los riesgos de los procesos manuales se agravan en la era digital, especialmente en un contexto de RR. HH. El envío accidental de una nómina a la persona equivocada o poner en copia al empleado equivocado en una discusión privada puede tener consecuencias graves.

La introducción de la automatización supone una oportunidad para limitar la implicación humana y, como resultado, minimizar la posibilidad de problemas por incumplimiento de la normativa. Como ventaja adicional, la automatización simplifica la vida de los responsables de RR. HH., lo que les permite centrarse en otras actividades y, al mismo tiempo, disfrutar de más tranquilidad.

Ha llegado el momento

A medida que más organizaciones buscan programas de transformación digital, el área de RR. HH. requiere una atención importante. La transición de los procesos basados en papel, como la contratación de empleados y los documentos de revisión anual, a formularios digitales puede mejorar la precisión e integridad de los registros, y ahorrar tiempo tanto para los empleados como para el equipo de RR. HH.

Una vez comprendidas las consecuencias del incumplimiento de la normativa RGPD, tomar un control inmediato de la información empresarial dará lugar a beneficios, a corto y largo plazo, en toda la organización, por lo que merece la pena comenzar ahora. Los riesgos de una mala gestión de datos y documentos pueden ser graves, por lo que el departamento de RR. HH. que adopta la tecnología digital y la automatización, de una manera reflexiva y seria, se beneficiará de ello.

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