Atención al mínimo detalle: por qué cada minuto cuenta cuando hablamos de productividad

A nadie le gusta perder el tiempo, tanto si eres un empleado que trata de completar una lista de tareas pendientes como el propietario de una empresa en la que el tiempo es dinero. Desde la llegada de las tecnologías digitales, la velocidad de trabajo ha aumentado enormemente. Después de todo, podemos comunicarnos con los demás con solo pulsar un botón. Pero a veces la tecnología genera sus propios errores e ineficiencias.

Según una nueva investigación¹, los trabajadores pierden una media de 46 minutos al día por culpa de una tecnología lenta. Uno de cada cinco empleados admite que la tecnología lenta hace que pierda la concentración. Si estos problemas se producen regularmente, pueden suponer incluso la pérdida de personal, ya que uno de cada 10 empleados afirma que la incidencia regular de problemas informáticos y de software ha hecho que quiera dejar su trabajo². La tecnología debería facilitar y permitir el trabajo, no ser un impedimento.

Uno de los mayores retos a la hora de invertir en tecnología diseñada para mejorar la productividad en el espacio de trabajo es equilibrar sus funciones y su capacidad con la experiencia de usuario. Es esencial recordar que estos sistemas los utilizarán personas reales, por lo que, en último extremo, aunque un programa de software o un dispositivo sean funcionalmente los mejores del mercado, puede que no generen la alta productividad que se espera. De hecho, si a los empleados les resulta difícil usar la tecnología disponible en el espacio de trabajo, es probable que pierdan tiempo intentando encontrar una solución o incluso que dejen de usarla por completo, optando por alternativas con las que estén más familiarizados o ineficientes procesos manuales heredados.

Esto se refleja en una investigación que determinó que casi tres cuartos de los empleados admiten compartir información con los compañeros y un 60 % con personas ajenas a la organización a través de herramientas de intercambio de archivos que no cumplen las normativas, y que no han sido proporcionadas por su empresa³. Además de reducir potencialmente la productividad en los procesos empresariales a diario, esta práctica aumenta el riesgo de pérdida de datos y brechas de seguridad, con graves consecuencias para la empresa. La facilidad de uso en un nivel básico e intuitivo debería ser una característica principal de cualquier tecnología nueva o emergente.

Esto es incluso más crucial en los espacios de trabajo actuales en constante evolución, en los que las organizaciones deciden cada vez más adoptar modelos de trabajo híbridos. Estas nuevas formas de trabajar cambian la forma en que los empleados interactúan con los sistemas de oficina y, a su vez, en lo que tienen que centrarse las empresas a la hora de invertir. Si las empresas funcionan con un modelo de trabajo en el que los empleados trabajan principalmente desde casa, es probable que un miembro de la plantilla vaya a la oficina cuando tenga que realizar una tarea que no puede completar desde casa, por ejemplo para las reuniones presenciales o para usar un hardware especializado. Por eso, es importante que la tecnología que haya en la oficina permita a los empleados completar estas tareas con la mayor eficacia posible, para que su tiempo en la oficina sea productivo.

Una consideración adicional es la asistencia técnica. Si las organizaciones funcionan con poco personal en la oficina, es menos probable que haya servicio de asistencia técnica disponible in situ para resolver los problemas. Como resultado, toda tecnología debe ser fiable y evitar problemas técnicos difíciles de resolver que puedan generar tiempo de inactividad e impedir que los empleados sean productivos cuando están en la oficina. Con esto en mente, las organizaciones pueden plantearse la inversión en menos dispositivos, pero más avanzados, que ofrezcan una productividad y fiabilidad mejoradas.

Naturalmente, es esta conectividad la que ha permitido que el modelo de trabajo híbrido, en el que alguna gente está en la oficina y otra en casa, funcione de forma eficiente. Los dispositivos tecnológicos como las impresoras y MFP deben facilitar una conectividad eficiente entre todos, estén donde estén, sin procesos complicados o resultados poco fiables. En resumen, estos sistemas deberían diseñarse para reducir la cantidad de tiempo que pasan los operadores utilizándolos y aumentar el tiempo que pasan en funciones que impulsan la productividad, como la conversión de documentos impresos en información digital disponible para todos.

En Canon, nuestra última generación de dispositivos de impresión y escaneo para oficinas se ha desarrollado para mejorar la productividad en las empresas, con la facilidad de uso, fiabilidad y conectividad que demanda la combinación actual de modelos de trabajo tradicionales, remotos e híbridos. Nuestra nueva serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800 y la imagePRESS C170 combinan todas las funciones necesarias en un dispositivo de oficina moderno.

Estos nuevos equipos priorizan el trabajo de oficina productivo y eficiente. Para ello, equilibran velocidades de impresión y escaneo rápidas y capacidades de flujos de trabajo automatizados con facilidad de uso para alcanzar una alta productividad sin esfuerzo. Gracias a la opción adicional de producir formatos creativos de alta calidad con la imagePRESS C170, podrás satisfacer eficazmente todas tus necesidades de producción de forma interna gracias a Canon. Al mismo tiempo, como fabricante de confianza, te garantizamos la fiabilidad que necesitas para mantener a tus trabajadores activos en el espacio de trabajo.

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