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Consejos para administradores de TI: cómo simplificar la eficacia del trabajo híbrido

Consejos para administradores de TI: cómo simplificar la eficacia del trabajo híbrido

Canon Camera
El pasado año supuso todo un desafío para los gestores de TI de todo el mundo. Nadie habría podido prever los cambios tan repentinos y drásticos que las organizaciones tendrían que implementar en sus estrategias de TI. La pandemia no solo ha cambiado nuestra forma de trabajar, sino que también ha acelerado lo que debía haber sido una evolución progresiva. De la noche a la mañana, hemos tenido que implementar un proceso de transformación digital a tres años vista.

En las últimas tres décadas hemos dicho adiós a las oficinas individuales, a los despachos y, más recientemente, a los horarios de 9 a 5 e incluso al concepto de oficina en sí mismo. Es más, antes de la pandemia ya se buscaba integrar el trabajo móvil y desde casa, y garantizar que los empleados pudiesen trabajar de forma eficaz desde la oficina, un espacio común, sus oficinas domésticas o cualquier otra oficina regional. Sin embargo, tras la pandemia, la necesidad y la velocidad de este proceso de transformación se han visto acentuadas ante el compromiso de muchas empresas de aplicar políticas de trabajo remotas y distribuidas a largo plazo.

Como resultado de estos cambios, los responsables de TI han pasado a desempeñar un papel más parecido al de arquitectos de la información. Ahora responden a preguntas complejas como:
  • ¿De qué forma fluirá la información a través de los procesos y aplicaciones empresariales cuando los empleados se encuentren en distintas ubicaciones? 
  • ¿Cómo podemos asegurarnos de que el personal que trabaja de forma remota disponga de acceso digital a la información en papel que llega a la oficina? 
  • ¿Cómo podemos garantizar el acceso y la gestión seguros de la información desde entornos de trabajo externos?

Para respaldar este nuevo modelo de trabajo móvil, los equipos de TI se han visto obligados a reestructurar el entramado tecnológico que sustenta su trabajo diario. Las organizaciones necesitan poder contar con un sistema que garantice un flujo de la información sencillo, independientemente de la ubicación. En muchos casos, esto ha supuesto una renovación completa, lo que ha llevado a sustituir las infraestructuras locales heredadas por software y servicios basados en la nube.
1. Cómo garantizar una infraestructura ágil

Tradicionalmente, los equipos de TI siempre han dedicado mucho tiempo a la gestión y el mantenimiento de las infraestructuras locales. A pesar de la pérdida de tiempo que esto ocasionaba, se trataba de una práctica muy común en muchas organizaciones. Las consecuencias de la pandemia han hecho que muchos líderes empresariales se replanteen los procesos normales. Después de todo, las visitas presenciales no solo son poco prácticas durante los confinamientos, sino que además hacen imposible el trabajo híbrido o distribuido a largo plazo. Esta experiencia ha llevado a las empresas a reducir su dependencia de las infraestructuras locales, y una de las principales áreas que reevaluar es la gestión de drivers.

Este no es un tema del que se suela hablar a menudo, pero lo cierto es que se trata de un auténtico quebradero de cabeza para los equipos de TI, incluso cuando los dispositivos y los usuarios se encuentran en las instalaciones. El trabajo híbrido solo añade complejidad. Por lo general, trabajar en nuevos entornos obliga a adquirir nuevos dispositivos más idóneos para las tareas remotas. Asimismo, estos dispositivos suponen más trabajo para los equipos de TI, como la necesidad de asegurarse de que cuentan con el software, los drivers y los ajustes de seguridad apropiados.

Los requisitos de los usuarios variarán en función de su puesto, un detalle que afecta también a la gestión de drivers. Además, dada la gran cantidad de usuarios que necesitan conectar sus propios dispositivos, resulta esencial gestionar e implementar los drivers correctamente. El paso a un entorno sin drivers basado en la nube no solo reduce al mínimo el tiempo de configuración y actualización de dispositivos remotos, sino que también garantiza que las empresas no tengan que invertir más en infraestructuras locales.

2.Gestión centralizada de flotas

La gestión de flotas basada en la nube también tiene ventajas que van más allá de contar con una infraestructura a distancia intuitiva. Este sistema ofrece una gestión centralizada que permite visualizar, administrar y mantener fácilmente las flotas de impresión y escaneo.

Por ejemplo, problemas como niveles de tóner bajos o atascos y errores podrían pasar desapercibidos hasta que un empleado informara de ellos, momento en que ya habrían afectado al ritmo de trabajo y la organización. Cuando el dispositivo se encuentra a 80 km de distancia, en la oficina doméstica de un empleado, diagnosticar y solucionar el problema resulta aún más complicado. El dispositivo podría incluso estar fuera de servicio durante mucho tiempo. Con las herramientas basadas en la nube, los responsables de TI pueden supervisar las flotas de dispositivos y anticiparse a problemas como la sustitución de tóner, lo que reduce el tiempo de inactividad.

La gestión centralizada también permite gestionar las actualizaciones de forma más sencilla. Si una flota no se encuentra ubicada al completo en una misma sala, no es posible actualizar los dispositivos individualmente. Sin embargo, el software de gestión basado en la nube permite instalar nuevas actualizaciones o funciones en toda la flota remotamente. En definitiva, se trata de una solución que beneficia también a los empleados, ya que obtienen acceso inmediato a las últimas versiones, un detalle especialmente importante en lo referente a seguridad.

3.Flujo de información seguro y eficaz

Hablemos ahora de flujos de trabajo más seguros y eficaces. Una cosa en la que todos coincidimos es que la seguridad es primordial. Sin embargo, los equipos de TI deben garantizar un término medio aceptable entre accesibilidad y protección. Los empleados deberían poder disponer de los documentos que necesitan sin toparse con aquellos a los que no tengan permitido el acceso. Por otro lado, dicha facilidad a la hora de acceder a la información exige tener cierto cuidado para evitar ser víctima de agentes malintencionados.

En este caso, los sistemas basados en la nube ofrecen muchas ventajas. Por ejemplo, permiten a los empleados acceder fácilmente a los documentos que necesitan desde cualquier lugar. Del mismo modo, los equipos de TI pueden gestionar los procesos de seguridad de forma más sencilla, lo que permite configurar reglas para conceder y restringir el acceso de los usuarios a las ubicaciones de archivos en el servidor.

Mientras tanto, la gestión de flotas basada en la nube también permite hacer frente a este tipo de situaciones en dispositivos de impresión y escaneo. Es posible configurar y administrar perfiles de usuario y flujos de trabajo de forma centralizada, lo lo que facilita la implantación de reglas de gestión de acceso a la información.

A medida que nos adentramos en una nueva era de trabajo híbrido, los equipos de TI desempeñarán con cada vez más las funciones de «arquitectos de la información». El objetivo principal de esta labor consistirá en suministrar las herramientas y la tecnología necesarias para garantizar un trabajo eficaz y seguro desde cualquier lugar. Es posible que tu organización ya haya pensado en implantar un sistema basado en la nube, pero en lo referente a este tipo de tareas, será algo esencial, sobre todo a la hora de gestionar flotas. Pero no hablamos solo de necesidad; los sistemas basados en la nube también presentan una oportunidad para mejorar la gestión de flotas en general, lo que ayudará a aumentar el tiempo de actividad y garantizar la seguridad de la plantilla.

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