Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF: hacer las cosas de otra forma

Reto

DWF LLP representa uno de los casos de éxito en el sector jurídico de Reino Unido, que ha crecido con rapidez para pasar de cuatro personas a ser una empresa con más de 2300 empleados en 13 oficinas internacionales. La empresa tiene como objetivo basar este éxito en su crecimiento dentro del sector legal hasta convertirse en una de las 15 principales empresas, un objetivo que implica mucho más que sus simples resultados financieros.

Según Andrew Leaitherland, Managein Partner y CEO, «nuestra gran oportunidad reside en hacer las cosas de otra forma». Esta filosofía muestra los tres objetivos estratégicos de la empresa: ofrecer un mejor servicio al cliente, trabajar de forma más rentable, y proporcionar un entorno que atraiga a los mejores trabajadores y que les permita extraer su máximo potencial. En un sector dominado por procesos con un gran volumen de documentos en papel, la gestión digital de la impresión y la información es crucial para alcanzar estos objetivos.

«El sector está arraigado en los métodos de trabajo tradicionales», explica Janice Moores, directora de servicios y compras de DWF. «Superar los procesos que consumen mucho tiempo y recursos que existen en el sector jurídico nos proporciona una gran ventaja competitiva». Por eso, en DWF decidimos digitalizar los principales procesos de negocio y crear un entorno de trabajo más flexible. En términos prácticos, necesitaba gestionar el coste y la complejidad de la producción de hasta 57 millones de páginas impresas al año. Además, la empresa debía cumplir las estrictas normas del sector para proteger los datos confidenciales de los clientes.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"Canon se tomó el tiempo necesario para conocer a fondo las necesidades y la visión de nuestra organización, y sus consejos nos han ayudado a identificar las áreas en las que la tecnología podría ayudarnos a trabajar de forma más inteligente."

La solución de Canon

Trabajando en estrecha colaboración con DWF, Canon ideó una nueva estrategia para documentos y revisó su infraestructura de impresión en toda la empresa. Introdujo el acceso móvil a los documentos, la impresión móvil y una sala de correo digital que digitalizaba y entregaba automáticamente todos los documentos enviados directamente al buzón de entrada de los destinatarios en forma de correo electrónico. Diseñado para ayudar al personal a trabajar de forma más flexible, tanto si está de viaje como si trabaja en un despacho compartido de otra oficina, la solución incluía también un sistema de identificación segura y de liberación de tareas para reforzar la seguridad de la información.

"Canon nos ayudó a ver más allá de los típicos confines del sector en el que operamos y a plantearnos las difíciles preguntas sobre qué queremos lograr como empresa. Juntos, hemos sido capaces de hacer cosas que ningún otro bufete de abogados ha sido capaz de conseguir."

Ventajas

Quizás el mayor impacto de la transformación digital de la empresa lo han percibido los empleados de DWF, que ahora disponen de las herramientas necesarias para trabajar de forma eficaz, sin importar dónde estén trabajando. Esto diferencia a la empresa de sus competidores en lo que se refiere al servicio al cliente, como explica Moores: «Al proporcionar a nuestros usuarios acceso a información y procesos empresariales esenciales estén donde estén, fomentamos la eficiencia y un espíritu de hacer más para nuestros clientes».

Más cerca de las personas, el espacio de oficinas de DWF representa ahora un entorno de mayor colaboración, ya que la nueva infraestructura de impresión permite a los clientes trabajar de forma remota e imprimir desde las oficinas de DWF. Moores comenta: «El hecho de que nuestros clientes puedan acercarse a cualquiera de nuestras oficinas y utilizarla como si se tratara de una de las suyas es algo que casi ningún otro bufete de abogados puede ofrecer».

Las ventajas de la sala de correo digital de Canon son igualmente impresionantes. Además de permitir que la información fluya más fácilmente por toda la empresa, DWF prevé que la solución obtendrá el retorno de la inversión en un plazo de dos años y un ahorro de costes continuado de hasta un millón de libras al año.

Con los documentos almacenados en formato digital, con copia de seguridad y protegidos, la forma de buscar y archivar la información también se ha transformado completamente. Ahora los empleados pueden trabajar más rápido y de forma más eficaz; al necesitar menos documentos en papel, se ha conseguido un gran ahorro de espacio en la oficina, con un recorte de los gastos de almacenamiento físico de más del 50 %.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

Sin embargo, la innovación no va en detrimento de la seguridad, ya que todo el paquete de soluciones está certificado conforme a la norma internacional estándar de la gestión de seguridad de la información, la ISO 27001. Al respaldar el seguimiento y la elaboración de informes de objetivos medioambientales, incluso contribuye a reducir las emisiones de dióxido de carbono de DWF y a garantizar la acreditación ISO 14001 global de la empresa.

Evidentemente, este método funciona: en 2014 The Financial Times reconoció al bufete como uno de los más innovadores de Europa. Moores concluye:

"Cada decisión y solución nos ha ayudado a mejorar el servicio que ofrecemos a nuestros clientes, la forma de trabajar de nuestro personal y a ofrecer un entorno que atraiga a los mejores talentos. Canon nos ha ayudado a crear un entorno de oficina perfecto y completamente funcional en 13 oficinas. Podemos centrarnos en ofrecer el mejor asesoramiento jurídico posible y confiar en que nuestra empresa está en manos de expertos."

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