Consideraciones clave cuando se invierte en web-to-print

Canon EXPO 2015

En la actualidad, la impresión web (W2P) es un tema muy vigente en el sector de la impresión, y por un buen motivo. Consumidores y empresarios por igual esperan poder hacerlo todo por Internet, y los compradores de impresión no son una excepción.

La demanda de servicios W2P ha aumentado un 50% desde 20121, un crecimiento propiciado por la amplia gama de ventajas que ofrece a los compradores de impresión: desde un sencillo proceso de compra, plazos de entrega más cortos o tiradas reducidas hasta transparencia de costes y un mayor control sobre las comunicaciones de marca.

Sin embargo, la implantación de sistemas W2P entre los proveedores de servicios de impresión dista mucho de haberse extendido con facilidad. Un estudio de 2014 revela que tan solo una tercera parte de los proveedores encuestados ofrecían un servicio W2P2. ¿Qué detiene a los proveedores de servicios de impresión?

La lenta adopción puede atribuirse a varios factores. Según un estudio de Canon, muchos no saben exactamente cómo entrar al mercado W2P, no están seguros de si realmente es lo más adecuado para su negocio, o se han desmotivado ante el primer obstáculo durante la implantación.

Afortunadamente, estos problemas y desafíos se pueden superar (o evitar) abordando unos pocos puntos:

Tener un propósito

Lo primero y más importante es que un sistema W2P presenta una plataforma más atractiva para los proveedores de servicios de cara a sus esfuerzos de ventas y marketing: debe resolver un problema de un cliente o beneficiar a su empresa de algún modo. Un PSP puede determinar si un servicio W2P es lo más adecuado para su negocio analizando su base de clientes para dilucidar si existe alguna empresa que pudiera beneficiarse de un punto centralizado de producción de impresión. Por ejemplo, una organización configurada como franquicia (como un fabricante de automóviles global) que requiera una imagen de marca uniforme en todos los materiales impresos para establecimientos de venta locales, o, en el caso de los departamentos de impresión interna, que se enfrente a altos costes de impresión debido a la externalización.

Relaciones con el cliente

La implantación de una solución W2P es un proceso interativo, por lo que conviene trabajar con un cliente (o departamento) con el que ya se disponga de una sólida relación. Una colaboración dinámica garantiza la mutua comprensión de los desafíos que puedan surgir durante la fase de adopción. Los PSP pueden trabajar estrechamente con el cliente para aclarar los requisitos de un portal de impresión web y abordar de inmediato problemas concretos que puedan provocar un cuello de botella en el futuro. Normalmente, estos requisitos incluyen una imagen de marca, una selección de productos, el acceso de los usuarios, la facturación y pagos y los activos digitales (como imágenes y logotipos). Esto se puede solucionar fácilmente mediante un formulario simple o una lista de control.

Plan de negocio claro

Los PSP no pueden adoptar un enfoque de "yo lo implemento y ya vendrán" sin más. Su misión debería basarse en desarrollar un plan de negocio que describa exactamente cómo van a realizar el lanzamiento y cómo pretenden promocionar la iniciativa para garantizar una ejecución fluida. Esto incluye asignar una porción del presupuesto de marketing, un patrocinador interno a nivel técnico para aprovechar el potencial del sistema y uno en un nivel de administración para sacarle partido comercial, una interfaz web moderna en consonancia con otras plataformas de comercio electrónico y un equipo de ventas especializado que comprenda el funcionamiento del W2P a la perfección y desempeñe la función de simular proyectos ante clientes potenciales.

Experiencia de usuario y ventajas

La cara visible al cliente del portal debe ser simple y fácil de usar. Al igual que todos los usuarios de Internet, los compradores de impresión buscan una experiencia familiar e intuitiva que requiera el mínimo de clics y a la que se pueda acceder desde dispositivos móviles. Los PSP deben plantearse invertir tiempo en formar a sus clientes sobre cómo utilizar el software para potenciar la competencia, además de centrarse en los productos y los servicios más demandados durante las etapas iniciales de adopción para que el cliente o departamento pueda probar la solución. De esta manera, el cliente puede ver de primera mano las ventajas de la solución y por qué es superior al simple proceso de enviar un archivo PDF por correo a un proveedor o una sala de impresión interna.

Automatización del flujo de trabajo y retorno de la inversión

Es importante no olvidar la cara oculta del sistema. Aquí, la automatización del flujo es clave para impulsar la productividad acelerando el proceso y reduciendo el riesgo de error humano. Los archivos, previamente comprobados, se pueden gestionar dentro del sistema W2P para potenciar la productividad tanto de cara al proveedor o a la sala de impresión interna del cliente o departamento. El sistema también proporciona un nivel de análisis y gestión, que incluye integración con un sistema de información de gestión (o MIS, del inglés Management Information System) para la optimización de la facturación y el flujo de efectivo, la administración proactiva de cuentas y, en el caso de los proveedores de servicios de impresión, para que tanto ellos como los clientes puedan revisar el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Los PSP también pueden utilizar los datos generados para detectar oportunidades y tendencias mediante el análisis de carencias comparando los clientes o departamentos para ver qué aplicaciones son más populares y cuáles requieren mayor atención.

Establecer las bases

Si aciertan en lo más básico, los PSP estarán sentando las bases para un sistema más avanzado de cara al futuro capaz de gestionar trabajos más complejos (por ejemplo, con datos variables) e incluso elementos no relacionados con la impresión. Además, una vez que el proveedor haya dado con una fórmula exitosa para un portal W2P funcional, debería utilizarla para desarrollar futuros sistemas para otros clientes o departamentos, lo que permitiría ahorrar tiempo y costes al reinventar el proceso cada vez.

Estas consideraciones deberían brindar a los PSP las mejores oportunidades posibles para maximizar su inversión y explotar el gran potencial empresarial de la impresión web. Para obtener más información sobre el Programa Essential Business Builder de Canon y sus talleres locales sobre impresión web, visite http://www.canon.es/for_work/business-services/ebbp/ para disfrutar de las ventajas del W2P hoy mismo.



1 Canon, Insight Report: Imprimiendo el futuro, 2014

2 Canon, Insight Report: Imprimiendo el futuro, 2014

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