La Empresa

Fraport AG

Dando servicio a más de 51 millones de pasajeros cada año, el aeropuerto de Frankfurt es uno de los más concurridos del mundo.

Todos y cada uno de los aspectos relacionados con su administración y funcionamiento es controlado por Fraport AG, un grupo internacional líder en el sector de aeropuertos con presencia en cuatro continentes y que reportó un volumen de facturación de 2.100 millones de euros en 2008.

Como operador del aeropuerto de Frankfurt en Alemania, Fraport AG tiene aproximadamente 18.500 empleados.

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El Reto

Una empresa de esta magnitud tiene una necesidad constante de reducir sus costes y mejorar la eficacia, manteniendo al mismo tiempo la información de la empresa segura.

En 2008, había más de 5.000 dispositivos divididos en 3.200 impresoras locales, más de 600 impresoras en red, 600 copiadoras y 1.000 escáneres en uso en Fraport AG en Alemania, lo que representaba 319 modelos diferentes suministrados por 31 proveedores de dispositivos de impresión.

Dado el gran volumen y heterogeneidad del parque de equipos de impresión, Fraport AG tenía altos costes no controlados de hardware, mantenimiento y consumibles, además de gastos de almacenamiento.

Asimismo, con tantos usuarios, la red a menudo quedaba sobrecargada con archivos pendientes. Una vez impresos, estos documentos, a menudo delicados y confidenciales, quedaban en la impresora debido a que los usuarios los habían olvidado o no podían localizar el dispositivo en el que se habían impreso. Esto no sólo afectaba a los recursos informáticos y al uso eficaz del tiempo de los empleados, sino que también derrochaba consumibles y papel y debilitaba a la empresa desde una perspectiva de confidencialidad y seguridad de sus documentos.

El Dr. Roland Krieg, Jefe de los servicios informáticos de Fraport, comenta, “El control y la responsabilidad fueron consideraciones fundamentales para nuestra estrategia de impresión. Estaba claro que necesitábamos un proveedor con una amplia experiencia en la gestión de todas nuestras cuestiones relacionadas con la impresión durante todo el ciclo de vida del documento para así optimizar nuestra salida completa de documentos y su seguridad, al tiempo que se reducían los costes relacionados con la impresión. De igual importancia era mejorar la forma en que gestionábamos nuestra información crítica de la empresa en formato físico y digital para evitar que quedara expuesta a personas no autorizadas”.

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La Solución


Tras un concurso público en el que participaron diferentes proveedores, Canon pasó exitosamente la prueba de concepto, y su maqueta se adaptaba perfectamente a las condiciones exigidas. Como resultado, fue relativamente sencillo para Canon pasar de la fase piloto a la fase de implementación.

“En ese momento, nos dimos cuenta de que Canon ofrecía más que sólo hardware. Aproximándose a nuestras necesidades desde una perspectiva de Servicios de Impresión Gestiónados, quedó claro para nosotros que Canon con su planteamiento centrado en el cliente era el socio correcto para ayudarnos a conseguir nuestros objetivos y abordar los principales retos de nuestra empresa”, explica el Dr. Krieg.

La solución completa de Canon incluyó la introducción de 380 impresoras multifunción (una combinación de MFP de oficina de gama media tanto en blanco y negro como en color) y 100 impresoras monofunción específicas de la aplicación, todas combinadas con software de flujo de trabajo uniFLOW y My Print Anywhere de Canon para centralizar y administrar el procesamiento y la salida de los datos y la gestión segura de documentos.

Mantener la información segura y protegida es una cuestión apremiante para la mayoría de las empresas con informes de infracciones de seguridad y las implicaciones costosas resaltadas en los medios.

Para aumentar la seguridad y reducir los costes en Fraport, Canon asignó un número PIN dedicado a cada usuario para su identificación personal, permitiéndoles recuperar documentos directamente en la impresora, sin el riesgo de que fueran interceptados por otras personas. “Esto tenía varias ventajas”, explica el Dr. Krieg. “Los trabajos confidenciales pueden almacenarse centralmente en el servidor de impresión hasta que el usuario pertinente los autentique en el dispositivo MFP. Esto significa que ya no hay pilas de papel abarrotando nuestros dispositivos, con lo que se mejora la eficacia y se reduce el derroche de papel. Además, todos los documentos se eliminan automáticamente del servidor transcurridas 24 horas si todavía no se han liberado”.

El software My Print Anywhere permite a los usuarios imprimir de forma segura y recoger documentos de cualquier dispositivo conectado a la red. Esto ayuda a los empleados a ser más flexibles en sus actividades de impresión además de proporcionar seguridad adicional de los documentos, al garantizar que únicamente el usuario autorizado pueda activar y recoger el documento del dispositivo. El usuario puede ir a cualquier dispositivo de cualquier lugar con la certeza de que su trabajo se imprimirá de forma segura.

Con la creciente demanda de transacciones sin papel por parte de las principales partes interesadas de Fraport, surgió también una necesidad cada vez mayor de una solución de escaneo en red segura y eficaz. “Esto representó un escollo real”, explica el Dr. Krieg. “Debido a los estrictos requisitos de protección de datos existentes en Alemania, dichas soluciones de escaneo tenían que proporcionar un registro de auditoría conforme con las directivas de seguridad corporativas. Tenía que ofrecer también servicios de autenticación de usuarios con la aplicación de correo electrónico de la empresa para minimizar el riesgo de que la información confi dencial de la empresa quedara expuesta a fuentes internas o externas no autorizadas”.

Integrado estrechamente con el hardware de MFP de Canon, uniFLOW hace un seguimiento de cada escaneo por usuario. La función de escaneo/correo electrónico incorporada, ‘Scan to myself’, (Escaneo a mi cuenta) garantiza que cada usuario pueda enviar por correo electrónico documentos escaneados solo a su propia cuenta de correo corporativa. “Tras la instalación, una agencia de protección de datos tenía que evaluar la solución para garantizar que cumpliéramos totalmente las normativas: y ¡lo hacíamos! No sólo nos ahorramos mucho dinero escaneando con dispositivos MFP de Canon, ahora tenemos una red de escaneo segura”.

 

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Los Resultados

El Dr. Krieg comenta además, “El equipo de Canon dedicó mucho tiempo a analizar nuestras necesidades y gracias a su experiencia en la gestión de documentos, pudo ofrecer una solución que atiende por completo nuestras demandas de seguridad”.

“Quedamos extremadamente impresionados por la eficaz gestión de Canon de este complejo proyecto, que demuestra claramente su profunda comprensión de nuestros procesos empresariales y de la infraestructura informática existente. El resultado es que los usuarios tienen ahora acceso a una solución de impresión extremadamente segura y disponible que ha aumentado nuestra productividad y seguridad y ha reducido los costes de impresión. De hecho, hemos reducido a la mitad nuestros coste de impresión y ahora ahorramos más de 1 millón de euros al año”.

Para mejorar la experiencia del usuario, Canon ha desarrollado recientemente capacidades de impresión segura de Fraport. Utilizando Smartcards individuales en lugar de tecnología PIN, los usuarios pronto podrán autenticarse en cualquier dispositivo de impresión, simplificando así el proceso de autenticación y los procesos de administración.

“Seguimos impresionados por la tecnología, visión y entusiasmo que recibimos de Canon y valoramos realmente la asistencia continua ofrecida por el equipo. Dado que muchos de nuestros usuarios son trabajadores “móviles”, Canon está ahora desarrollando una solución de impresión móvil para nosotros que nos ayudará a mejorar nuestra eficacia aún más.“

“Canon, mediante su planteamiento centrado en los clientes, fue el socio apropiado para ayudarnos a conseguir nuestros objetivos y abordar retos cruciales para nuestra empresa. Canon ha ofrecido una red de impresión segura que nos ahorra alrededor de 1 millón de euros al año.”

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