Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Leeds City Council: convertirse en el mejor con más ahorro

Reto

Leeds City Council, que ofrece servicios de asistencia básicos a 700.000 ciudadanos, es el segundo organismo metropolitano más grande de Gran Bretaña. Y quiere que se le considere el mejor, tanto por la calidad de los servicios que ofrece como por la forma en que los ofrece. En una era de austeridad y recortes en el gasto público, representa un difícil objetivo.

Además de desear mejorar la productividad, y reducir al mismo tiempo los costes de impresión y los residuos, el ayuntamiento también tenía que abordar los cambios en la forma de acceder a los servicios públicos. Tal como explica Helena Phillips, directora jefe de servicios compartidos, «cada vez se establece una mayor comunicación en canales digitales, por lo que el reto al que nos enfrentamos consiste en desarrollar los servicios que ofrecemos con unos presupuestos en descenso».

"La prioridad para nosotros era implementar una solución de impresión inteligente que nos permitiese ahorrar dinero e invertir menos tiempo."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Cuando hubo que identificar las áreas ineficientes, el servicio de impresión del ayuntamiento fue un candidato obvio. La impresión representa una función de TI fundamental para sus 12.500 empleados; sin embargo, sus dispositivos independientes y en red resultaban muy difíciles de gestionar y mantener. Kirsty McCarthy, directora de servicios de impresión gestionados, recuerda lo siguiente: «Mi equipo se pasaba el día solucionando errores y tratando de reducir al mínimo las interrupciones. La prioridad para nosotros era implementar una solución inteligente que nos permitiese ahorrar dinero e invertir menos tiempo».

La solución de Canon

En estrecha colaboración con el ayuntamiento, Canon desarrolló una solución de impresión para toda la organización con la marca PrintSmart. Esta consistía en 850 dispositivos multifunción (MFD) en blanco y negro y en color avanzados, y una solución con servidor de fax integrada en un único sistema de gestión.

"Al instante, Canon asumió el papel de socio estratégico en lugar del de proveedor."

Para ayudar al ayuntamiento a introducir PrintSmart en tan solo seis meses, Canon ofreció cursos en vídeo y en línea, así como un programa de formación para crear «superusuarios», que pudieran mostrar a los compañeros del ayuntamiento cómo utilizar el sistema mejorado. Para el director de infraestructuras y servicios, Andrew Byrom, «Canon asumió el papel de socio estratégico en lugar del de proveedor. Los miembros del equipo se dedicaron en cuerpo y alma, y se superaron cada día, especialmente durante la complicada fase de transición. La tecnología resultó tan idónea y fácil de usar que se adoptó con gran facilidad».

Ventajas

PrintSmart tuvo un impacto financiero instantáneo: el ahorro que obtuvo el ayuntamiento de aproximadamente un 30 % del valor del contrato anterior en el primer año, y más de 400.000 £ hasta la fecha. Al sustituir la flota de impresoras por menos MFD de mayor rentabilidad, el número de dispositivos de impresión se racionalizó un 39 %, lo que dio como resultado una reducción del 25 % del volumen de impresión en el primer año. El ahorro en costes medioambientales fue igualmente impresionante. Con una reducción aproximada de 1.007.318 kg de gases de efecto invernadero y 18.139 árboles en los primeros 12 meses, Leeds va por muy buen camino para convertirse en una ciudad con menos emisiones de dióxido de carbono.

"La mejora ha sido espectacular. Pequeños cambios, como la visibilidad de las colas de impresión y el acceso individual mediante PIN, garantizan que no se pierdan los documentos y que se ahorre tiempo."

También se ha generado un enorme aumento de la productividad. Como explica Jo Miklo, jefe de administración de empresas, «la mejora ha sido espectacular. Pequeños cambios, como la visibilidad de las colas de impresión y el acceso individual mediante PIN, garantizan que no se pierdan los documentos y que se ahorre tiempo a la hora de recuperarlos. Las sencillez de escaneado de datos también nos permiten responder más rápidamente a las solicitudes de los ciudadanos». El tiempo de inactividad prácticamente se ha eliminado y, para Andrew Byrom, el signo más claro de éxito es que no ha recibido quejas en meses.

También se han llevado a cabo mejoras importantes en la seguridad de los datos. Por ejemplo, la solución avanzada de fax, que se utiliza para el intercambio de información entre los hospitales y los centros educativos, garantiza que la información confidencial se gestione de forma segura. Nuevas medidas, como el acceso individual mediante PIN y la eliminación automática de los trabajos de impresión después de 24 horas, también han dado lugar a importantes mejoras en esta área.

Un ayuntamiento digital

Con la ayuda de Canon, Andrew Byrom tiene como objetivo reducir el volumen de impresión del ayuntamiento en un 5 % adicional cada año. Mediante el uso de informes con datos detallados del sistema, su equipo identificará los departamentos en los que se observe una actividad de impresión costosa y enseñará al personal a reducir dicho trabajo de impresión. El objetivo es asegurarse de que la nueva infraestructura de impresión genera un retorno de la inversión a largo plazo para que el ayuntamiento pueda centrarse en otras áreas de mejora y ahorro.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Al replantear la forma en que trabajamos, Canon nos ha ayudado a ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos de Leeds."

El éxito de PrintSmart en el ayuntamiento se ha reconocido internamente como un ejemplo de cómo se deben implementar los principales proyectos de una empresa. Para Helena Phillips, «PrintSmart ha eliminado todas las dificultades de la impresión y la ha convertido en una herramienta esencial para trabajar en la era digital. Al replantear la forma en que trabajamos, Canon nos ha ayudado a ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos de Leeds».

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