Canon presenta la solución Canon Digital HR para facilitar y agilizar los procesos en los departamentos de RRHH

Madrid, 13 de septiembre de 2016.- Canon, líder mundial en soluciones de imagen, ha adaptado sus soluciones de digitalización y gestión documental para facilitar la gestión integral de la información y documentación a los departamentos de Recursos Humanos. Esta plataforma agiliza y simplifica los procesos operativos internos a lo largo del ciclo de vida del empleado, desde la incorporación hasta el fin de la relación laboral, además de estar diseñada para adaptarse y crecer con su organización. Mediante la digitalización, Canon Digital HR optimiza, automatiza y aporta visibilidad en los procesos de gestión de RRHH.

  • Canon Digital HR aumenta un 33% la agilidad del departamento, incorporando tecnologías de captura y extracción automática de formularios
  • Se trata de una solución de gestión de la información que permite el acceso móvil al contenido corporativo, aumentado la eficiencia empresarial un 25%
  • Canon Digital HR hace posible capturar, procesar y entregar la información de RRHH para un procesamiento más ágil y un fortalecimiento del cumplimiento en la gestión a lo largo del ciclo de vida del empleado.

Canon Digital HR propone ventajas ligadas a las posibilidades de extracción automática de la información de los documentos, integrándola directamente en los sistemas y procesos de negocio. También en lo relativo a la generación automática de documentos electrónicos, el archivo centralizado y seguro de la información y la automatización, además del control electrónico de procesos. Estos procesos aumentan la productividad, el control y visibilidad total de la información, al tiempo que una reducción de costes y fortalecimiento del cumplimiento legal.

Canon Digital HR permite también agilizar y controlar los procesos de selección, desde la generación y aprobación de vacantes, la creación de formularios electrónicos de solicitud de puesto y presentación de CVs, el control del ciclo de entrevistas de candidatos, hasta los informes del proceso de selección.

Asímismo permite mejorar la experiencia de los nuevos empleados en el proceso de contratación, desencadenando automáticamente el protocolo documental necesario para la generación de un contrato, sus anexos y demás documentación, como por ejemplo la relativa a PRL -que puede cerrarse firmando electrónicamente y con validez legal-. De hecho, mediante este procedimiento se ahorra una media de 3 días en comparación con un proceso que requiera la firma manuscrita sobre papel.

Canon Digital HR facilita la gestión del personal con seguridad y visibilidad. Los expedientes de empleados se almacenan electrónicamente de forma segura y se recuperan al instante. En cuanto a los procesos de solicitud y aprobación, estos son ágiles y transparentes, con las notificaciones necesarias; las comunicaciones internas son efectivas a través de un portal donde cada empleado tiene acceso a la información que le corresponde; La caducidad y renovación de contratos se controla electrónicamente, además de facilitarse los procesos de coordinación de PRL entre empresas.

Cuando finaliza la relación laboral, Canon Digital HR controla el periodo de retención de la información del empleado para facilitar el cumplimiento, gestiona los procesos de firma electrónica legalmente vinculante y genera las notificaciones oportunas para el cierre del acceso a los sistemas.

Herramienta diseñada para optimizar la gestión de RRHH
Según AIIM (The Global Community of Information Professionals), en el área de Recursos Humanos los empleados destinan aproximadamente 2,2 horas al día en tareas administrativas poco productivas. Además, los procesos de RRHH son considerados por las organizaciones como los candidatos más probables para mejorar.

Canon Digital HR está alineado con las tendencias corporativas de incorporar procesos de negocio 100% electrónicos, ya que la información se genera y procesa en formato electrónico, sin pasar por el papel, alcanzando el mayor grado de ahorro de costes, automatización y productividad. Con Canon Digital HR, es posible optimizar los procesos de RRHH en todo el ciclo de vida del empleado, adaptándose a sus necesidades presentes y futuras, creciendo con su organización y abordando aspectos que son tendencia en la actualidad como:

  • La Movilidad, respondiendo a la necesidad de trabajar en cualquier momento y lugar ya sea desde una Tablet o Smartphone. De hecho, está especialmente indicado para las empresas con trabajadores móviles (comerciales, técnicos, peritos, transportistas, etc.) ya que podrán colaborar y estar permanentemente conectados. Según AIIM, Global Community of Information Professionals, una solución de gestión de la información que permita el acceso móvil al contenido corporativo, aumenta la eficiencia empresarial un 25% de media.
  • Las nuevas tecnologías, cubriendo las nuevas expectativas y formas de trabajar de los nativos digitales, eliminando barreras para trabajar, aportando el software como servicio y el paso a la nube si se requiere. El sistema de gestión de la información de Canon también tiene su versión en la nube que aporta una gran flexibilidad pues no requiere una inversión previa en licencias e infraestructura sino un pago por uso y que permite variar el número de licencias contratadas en función de las necesidades.
  • Business Intelligence, analizando el conjunto voluminoso y complejo de datos generados por los procesos de gestión de personal para permitir a gerentes y directores el control del estado de los procesos empresariales y la toma de decisiones de negocio basadas en información clave, gracias a un cuadro de mando interactivo y en tiempo real donde la información se muestra de la forma adecuada para entenderla, ver tendencias y encontrar posibles puntos de mejora.
  • La adaptación a posibles nuevas regulaciones o cambios en las normativas que puedan suponer un desafío en lo que se refiere a la gestión de la información.
  • Facilitando los procesos derivados de las grandes reorganizaciones o reestructuraciones debidas a adquisiciones o fusiones, incorporando al sistema automáticamente nuevos empleados y expedientes por lotes y controlando los procesos que se derivan de ello.

De esta forma los departamentos de RRHH obtienen mayor agilidad -un 33% en promedio incorporando tecnologías de captura y extracción automática de formularios-, mejor servicio al empleado, aumento del control, la visibilidad y acceso a la información, ahorro de costes en archivo, manipulación y envío de papel y por supuesto una mayor seguridad de la información confidencial y cumplimiento de LOPD, PRL, etc.

Marta Olbés, Document Solutions Product Manager de Canon: “Utilizamos tecnologías de captura y extracción inteligente de información de documentos electrónicos o en papel, gestión documental y tecnologías de automatización y optimización de procesos empresariales.

Combinamos personas con profesionalidad y experiencia en consultoría y diseño de soluciones, servicios, metodología, tecnología e innovación, porque pretendemos convertirnos en socio tecnológico de nuestros clientes y no en un mero proveedor”.

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