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¿Qué es la Gestión Documental?

¿Dónde almacenan los documentos sus empleados y cómo hacen para buscarlos?

  • Todos estamos familiarizados con la estructura en carpetas; una estructura lógica y bastante buena pero que varía de persona a persona dependiendo de sus preferencias.
  • Además tenemos el buzón de correo, también con una estructura personalizada, a menudo diferente de la de Windows.
  • También están los armarios de archivo. Éstos pueden ser personales, departamentales o de toda la empresa; aunque su estructura puede variar también en función de los empleados o departamentos que los usan.
  • ¿Y qué pasa con los almacenamientos temporales como medio para transferir documentos a otro lugar?

Muchas veces todo esto ocurre a la vez, en cada caso almacenando una parte de la información – que puede o no estar actualizada. El resultado es una situación insegura, documentos con tendencia a perderse, accesos no autorizados, robo o eliminación.

El problema viene por dos frentes:

  • Primero, la estructura en árbol. Aunque sea una forma clara y lógica de guardar documentos, cada estructura es diferente porque las personas tienen distintos criterios o formas de pensar. Cuando los sistemas son grandes y contienen información de más de una persona, esto se vuelve un gran problema.
  • En segundo lugar, se duplican documentos para tener una copia en cada estructura de almacenamiento, ya sea su correo electrónico, disco duro, carpetas de red o memoria USB; entonces es difícil saber qué versión es la última.

La solución es eliminar esta estructura jerárquica y en su lugar sólo preguntamos 2 cosas:

  • ¿Qué clase de documento es? 
  • y ¿qué etiquetas le pondría al documento para identificarlo?

Por ejemplo, si quiere almacenar un contrato, puede etiquetarlo directamente desde la pantalla táctil del dispositivo multifunción; y por tanto indexarlo antes de almacenarlo en el sistema de gestión documental Therefore. Igualmente, el etiquetado de los documentos se puede hacer desde cualquier PC.

Las etiquetas reemplazan de manera efectiva la estructura jerárquica y al estar almacenado centralizadamente, cualquier persona con permisos de acceso puede recuperar el documento evitando tener que duplicarlo. Ahora tiene un único lugar para almacenar, buscar, distribuir y asegurar la documentación.

Ésta es en esencia la belleza de un Sistema de Gestión Documental, pero sólo el principio de lo que le ofrece:

  • Flujos de trabajo con documentos
  • Archivo del correo electrónico
  • Escaneo por lotes
  • Seguridad documental
  • Captura automática de la salida de sistemas de información
  • Amacenamiento en previsión de desastres en medios seguros, todo es posible.  

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