Empresa

Características de Therefore™

Flujo de trabajo

Cuando se distribuye un documento en una oficina, ¿quién se encarga de decidir la ruta que lleva, la duración del proceso y las tareas que se realizan?  En ocasiones, es difícil saber a ciencia cierta la ubicación del documento original y el impacto producido si se retiene en algún lugar durante el proceso.  Therefore™ Integrated Workflow permite controlar todas estas variables, lo que permite optimizar los procesos empresariales.

 
De este modo, no sólo se ahorra tiempo y dinero, sino que aumenta el nivel de seguridad y transparencia del proceso. Therefore™ Business Edition incluye una funcionalidad mediante flujos de trabajo y, además, un diseñador de flujos de trabajo visual para arrastrar y soltar archivos, lo que facilita enormemente el proceso de configuración y modificación.

 


 

Conservación

Uno de los factores más importantes a la hora de modificar los sistemas de gestión de documentos es el cumplimiento de la normativa vigente y la necesidad por parte de las organizaciones de adoptar políticas de conservación sólidas.  La destrucción errónea de documentos puede dar lugar a penas civiles y criminales.  Por otro lado, las leyes sobre protección de datos indican que cierta información personal debe destruirse tras su uso. Therefore™ permite eliminar permanentemente cualquier documento tras un período de conservación determinado y purgar del servidor las versiones antiguas de los documentos.

 

Seguridad

Control de acceso

El acceso al sistema y los documentos de Therefore™ se controla completamente mediante tres niveles de seguridad diferentes. 

1. El acceso principal a la solución se realiza mediante el sistema Microsoft® Windows Active Directory. De este modo, se controla el acceso de los usuarios a sus documentos y áreas de almacenamiento, sin necesidad de recurrir a otro nombre de usuario y contraseña. También facilita la gestión de las tareas de TI, ya que se pueden asignar los derechos a un usuario individual o a un grupo de usuarios. 

2. Las funciones de seguridad de Therefore™ permiten al administrador eliminar las opciones que desee de un grupo de usuarios determinado. Esta opción se suele utilizar para que los usuarios no puedan imprimir ni realizar anotaciones en los documentos. 

3. El servidor de derechos es una opción integrada que permite el uso de una tabla externa. Se utiliza principalmente para permitir distintos niveles de acceso en un mismo grupo. El sistema utiliza en primer lugar la tabla de Active Directory. A continuación, permite al administrador otorgar acceso a un archivo o documento determinado al que, por lo general, no se puede acceder.

Firmas digitales

Sólo es posible garantizar el contenido de un documento y su origen a través de un sistema de almacenamiento contra falsificaciones. Al integrar una firma digital en todos los documentos del servidor de Therefore™ se garantiza la autenticidad de toda la información. Durante la recuperación de cada documento, el servidor de Therefore™ comprueba la firma para garantizarle al usuario que la información es válida.


 

Archivado de correo electrónico

Con Therefore™, es posible guardar y archivar todas las copias impresas, documentos electrónicos y mensajes de correo electrónico relacionados con un trabajo o proyecto determinado en un formato estructurado. Esto significa que se podrá acceder y consultar toda la correspondencia electrónica, así como los documentos y comunicaciones asociados sobre cualquier tema. Se trata de una función de bastante utilidad, ya que no se puede recopilar toda la información sobre un tema únicamente a través de un documento guardado. El resto de la información puede obtenerse al leer la correspondencia relacionada.

Para los usuarios finales, la interfaz de Outlook® será exactamente la misma, pero disfrutarán de una capacidad ilimitada.


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Descargas
Catálogo Therefore [PDF, 634 KB]
Vídeo Therefore
Proyecto de Gestión Documental en Canon España
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