Volkswagen Financial Services

Volkswagen Financial Services agiliza su procesamiento de facturas y prescinde del papel

La Empresa

Volkswagen Financial Services es la entidad financiera del Grupo Volkswagen en España. Presente en más de 40 países, es el mayor proveedor de servicios financieros de automoción en Europa.

El principal objetivo de Volkswagen Financial Services es ofrecer un servicio integral que satisfaga las necesidades de movilidad de todos y cada uno de sus clientes, y para ello ha desarrollado cuatro líneas de negocio: Finance, Renting, Insurance y Mobility. Cuenta con 50 años de experiencia en el mercado español y con el respaldo de Volkswagen Financial Services AG, la financiera del Grupo Volkswagen, lo que les permite garantizar la cobertura del servicio a nivel mundial, así como la oferta de fórmulas y servicios financieros para cada una de las marcas de automoción del grupo. La amplia gama de servicios que ofrece va desde la elaboración de un plan personal de financiación, adaptado a las necesidades específicas de cada cliente, a la gestión y mantenimiento de servicios integrales de movilidad.

Objetivo

Disponer de un sistema de gestión documental que agilizase el procesamiento de facturas

Nombre de la organización

Volkswagen Financial Services

Sector

Financiero

Fundación

1967

Localización

Madrid y Barcelona

Servicios

Desde la elaboración de planes personales de financiación hasta la gestión y mantenimiento de servicios integrales de movilidad.

Website

www.volkswagenfinancialservices.es

Relación con Canon

2 años

El Reto

Hasta 2014, la aprobación de facturas en Volkswagen Financial Services era, como en tantas otras empresas, un proceso manual de inicio a fin. Algo que en su caso se volvía más complejo al estar sujeto a un circuito de gestión para esta clase de documentos de hasta cinco niveles, con procesos de recepción, validación o contabilidad, en los que pueden intervenir más de 60 personas.

La compañía se planteó entonces disponer de un sistema de gestión documental que evitase que, cuando recibían una factura, tuviesen que buscar al proveedor que la había pedido, remitir la factura de un despacho a otro para incluir manualmente los datos, sellos y firmas pertinentes sobre los documentos impresos y, posteriormente, introducir la factura final en su sistema de contabilidad, además de guardar y mantener el documento físico en un archivo.

Volkswagen Financial Services puso en marcha un concurso con tres proveedores con el que perseguía eliminar el papel en sus procesos documentales, agilizar los procesos de aprobación de facturas de proveedores, ahorrar papel evitando impresiones innecesarias y evitar posibles pérdidas de facturas.

Asimismo, la imposibilidad de cambiar, intervenir o alterar la aplicación de SAP, el sistema de contabilidad internacional de Volkswagen, requería una solución que se pudiese integrar en su esquema de trabajo sin modificaciones profundas.

Retos

  • Adaptarse a SAP, la solución de contabilidad internacional de la compañía.
  • Disminuir los errores.
  • Reducir el uso de papel.

La Solución

Tras comprobar y contrastar distintas soluciones, Volkswagen Financial Services se decidió por la solución de gestión documental de Canon, Therefore, a la que añadió un módulo de captura y reconocimiento automático de facturas.

Sobre la decisión, Ángel Montesinos, Responsable del proyecto en el área de sistemas en Volkswagen Financial Services, indica: “Tras un piloto de un mes pudimos comprobar que Therefore tiene una interfaz de usuario más sencilla que el resto de soluciones y, tras un año, la aceptación está siendo muy positiva. En febrero procesamos nuestras primeras 5 facturas, en marzo procesamos 34, en abril 103, en mayo 375 y, desde entonces, procesamos una media de 500 facturas mensuales”.

El proceso de aprobación de facturas incluye ahora una serie de automatizaciones para agilizar el trabajo, asegurar el cumplimiento de tiempos y reducir drásticamente el uso de papel impreso.

“Una vez que la factura entra en Therefore se inicia el flujo de trabajo estipulado. Es decir, reconoce los datos de cada factura, extrae su información y se añade como fichero digital al gestor documental. Paralelamente, se envía directamente a la persona adecuada, quien añade los datos e información necesarios a la factura en el propio gestor documental. Así, el resto de personas involucradas en el flujo de trabajo, como pueden ser los aprobadores, tienen información actualizada para aprobar o denegar la factura más rápidamente. Al final, con la última aprobación departamental, se genera un fichero de datos que se envía directamente al sistema de contabilidad SAP y, de forma automática, sin que nadie más intervenga, se contabiliza la factura”, indica Santiago Aceituno, responsable del proyecto en el área de negocio.

La solución

Therefore, la solución de gestión documental de Canon, a la que la compañía añadió un módulo de captura y reconocimiento automático de facturas.

Los Resultados

  • Control total de las facturas
  • Integración con su sistema de contabilidad
  • Mayor agilidad en el procesamiento de facturas
  • Disminución de errores
  • Eliminación del espacio físico dedicado a archivo
  • Extensión de soluciones similares a nuevas áreas de la empresa

El primer beneficio que la compañía ha podido observar es que las personas que reciben la factura ya no tienen que introducir manualmente los datos, por lo que ahora dedican ese tiempo a gestionar la información y no a transcribirla. Esto, añadido al resto de automatismos, se traduce en un aumento notable de la agilidad en el procesamiento de facturas y en una reducción apreciable de los errores, al evitar el uso de documentos impresos en un flujo de trabajo tan minucioso. Así lo destaca Charo Pacheco, responsable de gestión de facturas en Volkswagen Financial Services, al señalar que “ya no hay posibilidad de que una factura se demore; se han estipulado los mecanismos necesarios para que, en el caso de que una persona no pueda tratarla, se envíe automáticamente a otra que sí pueda”.

“Hemos conseguido un control total. Sabemos en todo momento en qué estado se encuentra cada uno de los documentos, lo que nos permite tomar decisiones en tiempo real si surgen cuellos de botella en algún departamento”, indica Santiago Aceituno.

Por su parte, sobre el ahorro de papel, Charo Pacheco indica que “hemos disminuido el espacio destinado a archivo físico. Contábamos con una empresa que guardaba los ficheros impresos y nos suponía un gasto adicional que ahora ahorramos”.

El éxito del proceso de optimización de facturas ha dado pie a que, en este momento, Volkswagen Financial Services cuente con Canon para desarrollar otros tres nuevos proyectos con los que optimizar los procesos documentales de otras áreas de la compañía.

Resultados

Control

La compañía sabe en todo momento el estado de cada factura para tomar decisiones en tiempo real si surgen problemas en algún punto del proceso.

Agilidad

Se han estipulado automatismos para evitar errores y eliminar la introducción manual de datos.

Ahorro y sostenibilidad

Se han estipulado automatismos para evitar errores y eliminar la introducción manual de datos.

Futuro

El éxito del proyecto ha dado pie a que la empresa cuente con Canon para desarrollar tres nuevos proyectos para optimizar los procesos documentales de otras áreas.

Contacto

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