Universidad Nebrija

"La principal ventaja que hemos tenido es la movilidad. Ahora puedes recoger el trabajo en cualquier equipo usando tu tarjeta universitaria"

La Empresa

La Universidad Nebrija mantiene desde su creación sus valores diferenciadores, basados en la docencia de calidad y en la investigación como creación de conocimiento, con la formación integral en capacidades, competencias y habilidades de todos sus alumnos. Estos son principios clave para conseguir el desarrollo del talento individual y las mejores oportunidades de integración profesional de sus más de 7.000 alumnos.

La excelencia en la formación, impartida por los 604 profesores que forman parte del personal docente e investigador, se ve reflejada en la excelencia en la gestión, lo que ayuda a crear una experiencia universitaria única y vital en la transformación del estudiante hacia el conocimiento global, para protagonizar y liderar los cambios en los que está inmerso.

Objetivo

Renovar la plataforma de impresión, añadir nuevas funcionalidades y reducir los costes y tiempo destinados a su mantenimiento. Contar con un repositorio documental que ampliase las posibilidades de sus herramientas de gestión.

Nombre de la empresa

Universidad Nebrija

Sector

Educación

Fundación

1995

Localización

Madrid

Servicios

Escuela Politécnica, Ciencias de la Comunicación, Ciencias Sociales, Artes y Letras y Ciencias de la Salud

Website

www.nebrija.com/

Relación con Canon

16 años

El Reto

La Universidad Nebrija necesitaba renovar su parque de impresión, que tras 16 años estaba llegando al final de su vida útil, para ofrecer nuevas funcionalidades a alumnos, personal docente y de administración.

Entre los múltiples desafíos que afrontaba la entidad, se encontraba la alta disparidad de tóneres y consumibles de los equipos, así como la falta de información sobre el gasto del sistema de impresión.

Para realizar los pagos de cada impresión, la Universidad contaba con tarjetas de cartón con un saldo limitado, que debían repartirse por los tutores con diferentes cargas, dependiendo del tipo de estudio del alumno y que a menudo mostraban signos de deterioro debido al paso del tiempo.

Por último, la Universidad Nebrija buscaba mejorar su gestión documental con un software que le permitiese crear un repositorio documental digital, generar flujos de trabajos adecuados e integrar todas sus funcionalidades con las herramientas de gestión académica y económica desarrolladas por ellos mismos.

Retos

  • Actualizar el sistema de pago por impresión
  • Reducir la disparidad de tóneres
  • Aumentar la información del sistema de impresión
  • Apostar por la conciencia ambiental
  • Implementar un software de gestión documental que se integrase con las herramientas existentes

La Solución

Tras su buena experiencia con los equipos Canon, la Universidad Nebrija confió de nuevo en la compañía para renovar con 29 equipos multifunción de la serie imageRUNNER en las zonas comunes de sus campus de Dehesa de la Villa, La Berzosa, Madrid – Princesa y Residencias Nebrija, además de completar el proyecto con 10 impresoras situadas en diferentes departamentos a disposición de profesores y personal de investigación.

El despliegue e instalación de la nueva plataforma en las cuatro ubicaciones se llevó a cabo en tres semanas. Ahora, alumnos y empleados cuentan con equipos que se integran con la tarjeta universitaria inteligente del centro gracias al software uniFLOW de Canon. Así, las antiguas tarjetas de saldo han sido sustituidas por las propias tarjetas universitarias inteligentes, que son nominativas y permiten recargas de saldo en los dispositivos conocidos como ‘money loaders’, instalados por Canon en cada campus. A la hora de imprimir, la solución uniFLOW supone una ventaja tanto en movilidad (al posibilitar que los usuarios manden a imprimir un trabajo desde cualquier ordenador, tablet o móvil y lo recojan después en cualquier equipo de cualquier campus) como en confidencialidad (al asegurar que solamente el usuario, al identificarse en un equipo multifunción con su tarjeta, puede recoger su trabajo sin que los demás lo vean).

Además, la Universidad cuenta ahora con un nuevo Centro de Servicios Documentales, instalado bajo la responsabilidad de Canon Business Services, que mediante especialistas de Canon brinda un servicio de calidad para que alumnos, profesores y empleados puedan suplir sus necesidades documentales independientemente de su complejidad.

Tras la instalación, el centro ha logrado disminuir su impacto medioambiental. Así lo defiende Daniel Magaña, Director de Sistemas de la Universidad, al señalar que: “la posibilidad de escanear en color los documentos, poder transferirlos a un USB o mandarlos por correo para hacer tu trabajo digitalmente, supone un ahorro en papel que se traduce en una reducción del impacto en el entorno medioambiental”.

Por su parte, las necesidades en el ámbito de gestión documental se cubrirán con el gestor documental Therefore, el software de Canon que permite crear flujos de trabajo adaptados para ahorrar tiempo en la catalogación y posterior búsqueda de documentos. El despliegue del proyecto se ha desarrollado en diez días con el trabajo en equipo del departamento de sistemas de la Universidad y los técnicos especialistas de Canon.

Las herramientas de gestión académica y económica de la Universidad se integrarán con Therefore para que, por ejemplo, los alumnos puedan enviar la documentación digitalmente y que ésta permanezca almacenada automáticamente en su expediente en formato digital, así los empleados disponen de un fichero abierto por cada alumno con toda la documentación debidamente catalogada.

La solución

El nuevo parque de impresión se compone de 29 equipos multifunción de pasillo y 10 impresoras para profesores y departamentos de investigación que maximizan su utilidad gracias a las soluciones uniFLOW e iW Management Console.

Por su parte, las necesidades de gestión documentales se han cubierto con Therefore. Además, se ha creado un nuevo Centro de Servicios Documentales para que los usuarios satisfagan cualquier necesidad documental.

Los Resultados

  • Satisfacción de los usuarios de la Universidad
  • Creación de un Centro de Servicios Documentales para que los usuarios gestionen cualquier necesidad documental
  • Ahorro de tiempo en el proceso de fotocopiado e impresión
  • Disminución de costes al reducir el número de tóneres y contar con un servicio de mantenimiento remoto
  • Mayor movilidad gracias a la impresión a distancia
  • Integración del gestor documental con sus herramientas de gestión universitaria
  • Rapidez y sencillez en la catalogación y búsqueda de documentos

Con la nueva plataforma de impresión, la Universidad ha pasado de tener más de veinte tipos de tóneres a sólo tres, lo que unido al servicio de iW Management Console ha supuesto que el gasto en mantenimiento sea sustancialmente menor.

Las posibilidades de impresión se han visto notablemente incrementadas, ya que el nuevo Centro de Servicios Documentales permite a todos los interesados imprimir en más formatos y tamaños.

Con ello, la experiencia de uso de alumnos y profesores se ha visto beneficiada. En encuestas realizadas por el centro, se ha destacado que los nuevos equipos son “mucho más potentes, rápidos y silenciosos”. Daniel Magaña señala que “la principal ventaja que hemos tenido es la movilidad. Con el sistema anterior, cuando mandabas a imprimir un documento y te encontrabas con una persona a la que le quedaban 20 minutos para terminar, te tocaba volverte a tu sitio, coger el trabajo y mandarlo a otra impresora. Ahora puedes recoger el trabajo en cualquier equipo usando tu tarjeta universitaria”.

La integración de Therefore con las aplicaciones propias de la Universidad abre las puertas a interesantes proyectos futuros, como la generación de certificados y expedientes que podrán validarse con una firma digital y un sello. Además podrán crear un repositorio que incluya el extenso volumen de expedientes de antiguos alumnos a los que se podrá acceder de manera rápida y cómoda.

Sobre el trabajo diario con la herramienta, Magaña destaca que “Therefore nos ha ofrecido un equilibrio muy bueno en relación calidad-coste, funcionalidades y sencillez de uso. Ya no tenemos que desplazarnos físicamente a los almacenes de expedientes para localizar la documentación de un alumno. Desde nuestras aplicaciones localizamos directamente el expediente y accedemos al documento y, en un futuro, serán los propios alumnos quienes puedan consultar y gestionar su documentación digital a través del portal del alumno”.

Resultados

Satisfacción

La nueva plataforma de impresión ha añadido nuevas funcionalidades y la experiencia de uso se ha visto beneficiada. Según encuestas del propio centro a sus usuarios, los nuevos equipos son “mucho más potentes, rápidos y silenciosos”.

Ahorro

Con uniFLOW e iW Management Console el centro ha disminuido su gasto en consumibles y ahora monitoriza los equipos para optimizar su uso y operatividad.

Potencia

La Universidad Nebrija integrará Therefore con sus herramientas de gestión académica y económica para agilizar el archivo y búsqueda de documentos.

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