Unión Alcoyana

Unión Alcoyana Seguros renueva su parque de impresión para aumentar la seguridad y ahorrar tiempo y dinero.

La Empresa

Unión Alcoyana Seguros es una de las primeras compañías de seguros constituidas en España. Su carácter marcadamente industrial y su flexibilidad y solidez le han permitido constituirse como un referente en el sector asegurador de la Comunidad Valenciana.

Tras más de un siglo de historia la compañía mantiene una cultura empresarial que se apoya sobre cuatro principios básicos: vocación de servicio, dedicación, proximidad y adaptación al cambio. La experiencia y el conocimiento desarrollado a lo largo de todo este tiempo les permite ofrecer una amplia gama de productos y servicios a la medida de sus clientes.

En un futuro cercano, la compañía aspira a incrementar la cuota de mercado a través de una política de trato 100 % personalizado, analizando las necesidades particulares de cada cliente, suscribiendo pólizas a medida con gran número de garantías opcionales, tarifas competitivas y rapidez de respuesta en caso de siniestro.


Objetivo

Renovar el sistema de impresoras para reducir el tiempo dedicado al mantenimiento, disminuir el impacto medioambiental y aumentar la seguridad en el proceso de impresión.

Nombre de la organización

Unión Alcoyana Seguros

Sector

Seguros

Fundación

1877

Localización

Alcoy, Alicante

Servicios

Seguros de automóviles, hogar, ciclomotores, embarcaciones, accidentes, responsabilidad civil o comercio, entre otros.

Website

www.unionalcoyana.com

Relación con Canon

4 años

El Reto

Unión Alcoyana Seguros contaba con un parque de impresión formado por multitud de impresoras y equipos multifunción de distintas marcas, cuya disparidad de tóneres y antigüedad obligaba al departamento de asuntos generales y TI a estar muy pendiente de su correcto funcionamiento, algo que suponía un gasto sustancial para la compañía.

Definidos los problemas, Unión Alcoyana planteó renovar por completo su parque de impresión. Entre los objetivos principales se encontraba el de disminuir el gasto relacionado con el servicio de impresión, escaneo y fotocopiado mediante la reducción del número de impresoras y la maximización del uso de cada dispositivo.

Por otra parte, se buscaba ahorrar tiempo e incrementar la satisfacción de los usuarios aumentando tanto las opciones de impresión y escaneo con nuevas herramientas y automatizaciones como la seguridad en el proceso.

Por último, la aseguradora necesitaba un sistema de medición y control de costes de impresión con el que administrar adecuadamente el servicio.

Retos

  • Emular el rendimiento logrado por la línea previa de impresoras Canon
  • Suavizar la transición y curva de aprendizaje entre equipos
  • Disminuir el impacto medioambiental

La Solución

Canon realizó una auditoría para que Unión Alcoyana contase con información fiable de su situación y posibilidades en el ámbito de la impresión. Esto, sumado a la buena experiencia tras la compra de diferentes equipos Canon para las sedes de Cartagena y Valencia llevó a la compañía a confiar en Canon para definir e implementar su plan de remodelación.

Así, la aseguradora ha instalado 9 equipos multifunción y 4 impresoras de última generación, monitorizadas por uniFLOW, la solución integrada de gestión de impresión y escaneo de Canon, para controlar el parque completo de forma eficiente, segura, escalable y flexible.

El uso actual de los equipos es ahora más eficaz, se gasta menos papel y se ha reducido el número de incidencias. La seguridad en la impresión también ha aumentado, como indica Vicente García, director de servicios generales de Unión Alcoyana: “Teníamos el típico problema que existe en todas las empresas: lanzabas una impresión y, cuando ibas a recogerla al equipo, no sabías quién había podido ver unos papeles en los que, a lo mejor, se han impreso los sueldos de cada empleado. Ahora estás mucho más tranquilo porque puedes lanzar todas las impresiones sensibles y, cuando quieras, te acercas al equipo y las imprimes con tu código. Del mismo modo, si quieres desestimar alguna impresión, porque has descubierto que no la necesitas, puedes borrarla antes de imprimirla y así no desperdicias papel”.

Por su parte, para optimizar la adaptación a la herramienta y a los equipos, Unión Alcoyana contó con una formación por parte de profesionales de Canon. Actualmente, tres personas de la compañía manejan uniFLOW para medir el gasto por equipo, personas y departamentos y otorgar accesos o limitaciones a cada usuario. Además, la plataforma avisa si los equipos necesitan consumibles para reducir los tiempos de espera y optimizar el mantenimiento.

La solución

Dos nuevos equipos Canon varioPRINT 120 que reducen significativamente el número de incidencias, satisfacen las necesidades planteadas y minimizan el impacto medioambiental.

Los Resultados

  • Disminución de costes
  • Ahorro de tiempo
  • Impresión segura y a distancia
  • Control total de la nueva plataforma
  • Reducción del impacto medioambiental

La unificación de equipos en un solo fabricante ha permitido a Unión Alcoyana reducir notablemente el gasto en consumibles y el tiempo empleado en estas tareas por parte del departamento de TI.

Las nuevas opciones de impresión han incrementado la movilidad de los usuarios y han añadido posibilidades de digitalización, como el escaneado y envío por correo electrónico, que disminuyen el uso de papel, algo que unido a la instauración de políticas como la impresión por defecto a doble cara y en blanco y negro reduce significativamente el impacto medioambiental y los costes.

Por su parte, uniFLOW ha permitido a la compañía contar con información de primera mano sobre el uso de cada equipo a nivel de persona y departamento. Sobre las ventajas de la herramienta, García señala: “La información nos ayuda, entre otras cosas, a replantear la distribución de los equipos para mejorar la satisfacción de nuestros usuarios. Así hemos detectado equipos en nuestra sede de Valencia que no estaban correctamente ubicados en función de nuestras necesidades de impresión”.

Resultados

Ahorro de costes

La unificación de equipos en un solo fabricante ha reducido notablemente el gasto en consumibles y el tiempo empleado en tareas de mantenimiento.

Respeto medioambiental

Las opciones de digitalización y seguridad han permitido disminuir el uso de papel.

Automatización e integración

Se ha creado un sistema de generación y escaneo de códigos de barras para automatizar la creación de expedientes de siniestros y añadirlos directamente al ERP de la aseguradora.

Contacto

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