Universidad de Klagenfurt

La universidad obtiene beneficios gracias a su asociación con Canon.

La Empresa

Universidad de Klagenfurt

Fundada hace sólo 40 años, la Universidad de Klagenfurt es un centro educativo creciente, vibrante y popular con más de 10.000 alumnos y unos 1.100 empleados.

Ubicada al sur de Austria, cerca de una de las atracciones más pintorescas del país, el Wörthersee, la universidad atrae a un gran número de estudiantes de la región, así como de las vecinas Italia y Eslovenia.

La universidad es conocida por sus notables programas académicos en estudios empresariales, ciencias informáticas y culturales, así como por otros cursos de formación adicionales. Al igual que la mayoría de las universidades, Klagenfurt está bajo constante presión para mejorar sus niveles y servicios para alumnos y empleados, buscando al mismo tiempo reducir costes y aumentar la eficacia.  

Fundada hace sólo 40 años, la Universidad de Klagenfurt es un centro educativo creciente, vibrante y popular con más de 10.000 alumnos y unos 1.100 empleados.

El Reto

En 2007 al director informático de la Universidad, Hermann Maier, se le encargó la tarea de reemplazar todos los dispositivos de copia e impresión con el objetivo de simplificar y centralizar el procesamiento de documentos de la empresa y centralizar también la gestión de los nuevos dispositivos por parte del departamento informático. “Nuestro parque de impresión y copia se había quedado obsoleto, sin que hubiera dispositivos multifunción, impresión en color ni funciones de escaneo disponibles para los alumnos”, explica Herman Maier.

Por consiguiente, la universidad abrió un concurso al que se presentaron varios proveedores, incluido Canon, quien había gestionado anteriormente los dispositivos de copia de la universidad. Al tiempo que debía atender los criterios estipulados en el concurso, la nueva solución de documentos tenía también que reducir el volumen de impresión global, así como los costes asociados con la impresión.

 
Dado que había trabajado anteriormente con Canon, Hermann Maier estaba totalmente convencido de que Canon era el socio adecuado para este proyecto. “Desde el principio parecía un proyecto sencillo”, comenta Hermann Maier. “Sin embargo, era esencial que el proveedor elegido suministrase un software inteligente y una solución de gestión de la impresión que permitiera a nuestros alumnos y empleados utilizar sus carnés universitarios existentes para el pago de sus copias e impresiones”.

El carné universitario combina un chip Quick Service, la variante austríaca del pago electrónico, así como un transmisor RFID sin contacto para la identificación de cada alumno. Pronto fue evidente que en el mercado no existía software que pudiera combinar los dispositivos multifunción con el software Quick Service específico de Austria.    

“Canon realmente se tomó su tiempo para comprender lo que necesitábamos conseguir y, como resultado, fue pionero en proponer una solución totalmente personalizada que nos ha permitido mejorar nuestros servicios a los alumnos.”

La Solución

“Canon como proveedor global altamente experimentado fue la única empresa capaz de ofrecer una solución viable y pionera. Formando equipo con una empresa local especializada en informática, Canon demostró claramente su profundo conocimiento del sector de la educación y su visión y comprensión de nuestros retos informáticos”, continúa Hermann Maier.

“El resultado fue que su propuesta combinó el sistema de gestión de impresión/copia para empleados y alumnos, mientras redujo el gran esfuerzo administrativo con pago electrónico y sin tarjetas de copia adicionales ni cuentas de impresión”. Tras una prueba con éxito, Canon presentó a la empresa un completo planteamiento de soluciones, que cubren la introducción de más de 70 dispositivos digitales multifunción imageRunner y su software de flujo de trabajo uniFLOW para centralizar y gestionar procesamiento de datos, procesos de negocio y salida de documentos.

“uniFLOW desempeña una función crucial puesto que diferencia entre alumnos, empleados y otros usuarios, según el tipo de tarjeta, y de este modo factura de la forma apropiada”, explica Hermann Maier.

“ Canon como proveedor global altamente experimentado fue la única empresa capaz de ofrecer una solución viable y pionera. Formando equipo con una empresa local especializada en informática, Canon demostró claramente su profundo conocimiento del sector de la educación y su visión y comprensión de nuestros retos informáticos.”

Los Resultados

“La experiencia de Canon en el sector de la educación ha desempeñado un importante papel en el éxito del proyecto. La profesionalidad y el planteamiento positivo de “podemos hacerlo” de la empresa me convencieron fácilmente de que habíamos tomado la decisión correcta. La adopción de uniFLOW para trabajar junto con el lector de tarjetas multifunción recién desarrollado realmente puso de manifiesto la experiencia de Canon. Estamos encantados con los resultados”.

También lo están los empleados y los alumnos. “Los nuevos dispositivos digitales multifunción son extremadamente fáciles de usar, lo que es de gran importancia puesto que sería imposible proporcionar formación a cada alumno”. El hecho de que los estudiantes puedan utilizar su tarjeta existente para imprimir significa que tienen acceso a la mayoría de los dispositivos de impresión en todo momento. “Lo que es más, la función Scan2Mail (envío a email) de Canon permite a los alumnos escanear y después enviar sus documentos a su propio buzón mediante la identificación con su carné de estudiante”, explica Hermann Maier.

“Esto reduce enormemente los volúmenes de impresión, al tiempo que mejora nuestro afán por incrementar la seguridad y confidencialidad”. Los alumnos también se benefician de la posibilidad de imprimir en cualquier dispositivo en red. “La disponibilidad de una red LAN inalámbrica en cualquier parte del campus universitario ha cambiado la forma en que los alumnos trabajan hoy. Canon respondió con éxito a esto asegurando que los estudiantes sólo tengan que recorrer un corto trayecto hasta la siguiente impresora disponible, garantizando así una impresión sin problemas desde cualquier lugar del campus”.        

“Al igual que cualquier universidad, estamos constantemente esforzándonos para mejorar nuestros niveles y servicios a los alumnos. Canon fue el socio ideal para conseguir exactamente eso: los alumnos ahora son bastante más flexibles en lo referente a la producción de documentos. A pesar de nuestra inversión, seguimos ofreciendo una sola hoja impresa por casi el mismo coste que antes, si bien ahora los alumnos y los empleados se benefician de la impresión en color, diferentes formatos de papel, impresión de folletos, escaneo, impresión segura y facilidad de uso aumentada”.

Herman Maier también admite que la temprana implementación del recién creado software presentó sus propios retos. “Puesto que el proyecto implicó el desarrollo de una solución de software adaptada, no nos sorprendió ver que teníamos que lidiar con algunos problemas iniciales durante el proceso. Sin embargo, Canon hizo el máximo esfuerzo para garantizar que el proceso fuera lo más suave posible. La profesionalidad de sus empleados es inigualable”, afirma Hermann Maier.

Aprovechar la oferta de Servicios de Impresión Gestionados (MPS) de Canon también significa para Hermann Maier y su equipo que cualquier problema que surja puede ser eliminado instantáneamente. “Todos nuestros dispositivos Canon son extremadamente fiables, pero en caso de experimentar algún problema, el equipo de Canon está aquí para ayudar. Nuestra relación en evolución continua con Canon ha dado lugar a una exitosa asociación y estamos extremadamente satisfechos con los resultados que hemos conseguido en los últimos tres años”.

“ Canon hizo el máximo esfuerzo para garantizar que el proceso fuera lo más suave posible. La profesionalidad de sus empleados es inigualable.”

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