Universidad Europea

La Universidad Europea instala tres Centros de Servicios de Impresión para mejorar la oferta a sus usuarios.

La Empresa

La Universidad Europea es una institución orientada a aportar valor a la sociedad y a contribuir activamente en la formación de sus estudiantes, para que puedan progresar en su futuro. Con unos principios asentados en la innovación, la universidad promueve tres valores claros en los que sustenta su actividad; potenciación del individuo, un modelo educativo de alta calidad académica e internacional y mantener a los alumnos conectados con el mundo profesional.

Gracias a estos principios se ha convertido en la primera universidad privada de España por número de estudiantes. La universidad ya cuenta con más de 16.000 los alumnos de Grado, Postgrado y Formación Profesional Superior, que cada año se forman en alguno de sus tres centros universitarios: Universidad Europea de Madrid, Universidad Europea de Valencia y Universidad Europea de Canarias.

La Universidad Europea comienza su trayectoria en 1995 cuando el Congreso aprueba por Ley 24/1995, de 17 de julio, el reconocimiento de la Universidad Europea de Madrid como universidad privada.

Desde 1999 pertenece a la red Laureate International Universities, institución líder en educación superior que ofrece formación de Grado, Postgrado y otros estudios superiores a más de 1.000.000 de estudiantes de todo el mundo. En la actualidad esta red está integrada por más de 80 instituciones y tiene presencia física en 28 países de los cinco continentes, por lo que ofrece a sus alumnos innumerables posibilidades de intercambios académicos y formación global.


Objetivo

Modernización de la plataforma de impresión para mejorar el servicio, monitorizar los equipos y optimizar el sistema de recaudación.

Nombre de la organización

Universidad Europea

Sector

Educación

Fundación

1995

Localización

Madrid

Servicios

Formación de Grado, Postgrado y Formación Profesional Superior en sus tres centros universitarios: Universidad Europea de Madrid, Universidad Europea de Valencia y Universidad Europea de Canarias.

Website

www.universidadeuropea.es/

Relación con Canon

3 años

El Reto

La Universidad Europea buscaba incrementar el número de equipos de impresión en el campus para brindar un servicio de impresión más completo, eficiente y sostenible a alumnos, docentes y personal.

El sistema, formado por equipos de diferentes fabricantes, trabajaba con tarjetas de prepago que debían adquirirse en los centros reprográficos existentes. Algunos de estos equipos no contaban con sistema de recaudación, por lo que el gasto de consumibles de estas impresoras no podía ser repuesto.

Por otro lado, la Universidad buscaba solventar el hecho de que en la bandeja de salida de los equipos se acumulasen multitud de documentos no recogidos, provenientes de diferentes usuarios, con el consecuente gasto de papel y consumibles.

Además, se hacía necesaria una herramienta que permitiese controlar el gasto por equipo, para optimizar así su uso y lograr un mayor ahorro final.

Retos

  • Más equipos, con mayores posibilidades de impresión y escaneo
  • Unificación de equipos en un solo proveedor
  • Gestión de todo el parque de impresión
  • Optimización del sistema de recaudación

La Solución

Para elegir a su proveedor de servicios de impresión, la Universidad realizó un concurso con diferentes fabricantes en el que se valoraban parámetros como servicios, alcance del software o inversión. Así, la Universidad Europea se decantó por Canon. “Entre otros valores, confiamos el proyecto a Canon por ser la opción que más se ajustaba a nuestras necesidades, presupuesto y, sobre todo, por la mayor flexibilidad en el contrato, ya que podemos incorporar nuevos equipos sin ampliar por ello la fecha de finalización del mismo” indica Óscar Labado, Operations & Architecture Manager de la Universidad Europea.

El proyecto inicial abarcaba la instalación integral de dos Centros de Servicios Documentales en dos de los edificios del campus de Villaviciosa de Odón, en los que Canon se ha encargado de la compra de máquinas, la definición de requisitos de software, la selección de personal, las obras inmobiliarias de los centros y la puesta en funcionamiento.

Tras comprobar el buen funcionamiento y la aceptación por parte de alumnos, profesores y empleados del centro, Universidad Europea confió en Canon para crear un Centro de Servicios Documentales más, el tercero, en el campus de Alcobendas.

Además de en estos dos campus, Universidad Europea cuenta ahora con equipos de impresión Canon en otros edificios dentro de la Comunidad de Madrid, como la Policlínica Universitaria o la Clínica Universitaria Odontológica, así como en la Universidad Europea de Canarias.

Ahora, los estudiantes y departamentos docentes han pasado de un sistema de impresión tradicional a un sistema gestionado mediante uniFLOW, la solución integrada de gestión de impresión y escaneo de Canon, que les permite utilizar la tarjeta bancaria 4B de estudiante, el sistema de pago más extendido dentro de la universidad para pagos en servicios como cafetería o agencia de viajes, para identificarse en los equipos y pagar cómodamente por sus impresiones, además de habilitar nuevas posibilidades, como la impresión en cualquier impresora o el escaneo de documentos con envío directo a correo electrónico.

Adicionalmente, la Universidad puede elaborar informes que reúnen los costes de impresión, copia y escaneo por usuarios y por dispositivos, para controlar así el gasto y optimizar el ahorro.

La solución

Instalación integral, en un breve periodo de tiempo, de tres Centros de Servicios de Impresión, gestionados a través de uniFLOW.

Los Resultados

  • Unificación de equipos en un solo proveedor
  • Control de la recaudación mediante pagos con tarjeta bancaria
  • Monitorización del uso de los equipos para un mayor control
  • Ahorro de costes
  • Seguridad y libertad del usuario al poder imprimir en cualquier equipo

Gracias a los nuevos Centros de Servicios Documentales, la Universidad Europea genera mayor valor y fomenta un desarrollo sostenible. Sobre la nueva plataforma, Labado comenta: “anteriormente no disponíamos de datos detallados para establecer comparaciones entre equipos o departamentos, ahora podemos controlar el gasto y uso de cada equipo para optimizar nuestro sistema de impresión y lograr así que nuestros alumnos, profesores y empleados disfruten de un sistema más moderno, eficiente y confiable”.

Las posibilidades del nuevo parque de impresión permiten a la universidad aprovechar la tecnología para incrementar el ahorro. Para Labado “Los nuevos equipos multifunción permiten reducir el gasto, ya que el poder escanear y guardar los documentos en un USB o enviarlos directamente a un correo electrónico se traduce en una desinversión en escáneres o dispositivos similares”.

Además, la seguridad alcanza un nuevo nivel con uniFLOW. Los usuarios pueden enviar documentos a cualquier impresora de la red, incluso a través de dispositivos móviles y, tras autentificarse en el dispositivo elegido, imprimirlos. De esta forma, todos los usuarios pueden elegir cuándo y dónde imprimir, sin poner en peligro la seguridad de la red, sin acumulación de documentos olvidados en las bandejas de salida y eludiendo las largas colas de espera frente a los equipos.

Resultados

Comodidad y nuevas posibilidades

Los alumnos y empleados pueden imprimir en cualquier equipo identificándose con su tarjeta bancaria 4B de estudiante, además de poder escanear y guardar los documentos en un USB o enviarlos a un correo electrónico.

Control de recaudación

Gracias al pago de impresiones con tarjeta bancaria, se unifican los cobros para una mejor gestión.

Monitorización

La Universidad puede elaborar informes que reúnen los costes de impresión, copia y escaneo por usuarios y por dispositivos.

Sostenibilidad

Si el usuario no libera su trabajo, éste no se imprime; se evita así el gasto de papel y consumibles fruto de la acumulación de trabajos olvidados en la bandeja de salida.

Contacto

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