Teifer

Teifer automatiza todo el procesamiento de facturas con Canon

La Empresa

 

Teifer

Fundada en 1955 por Ramón Ferrer, Teifer se dedica al transporte nacional e internacional de productos químicos (sólidos, líquidos y gases licuados) en camiones y contenedores cisterna, por carretera, ferrocarril y barco. Cuenta con una importante flota de más de 100 vehículos –cabezas tractoras, cisternas para productos químicos, contenedores, grúas, etc.-, dotados con equipos de localización GPS y comunicación vía GPRS Data, gracias a lo cual dispone de información en tiempo real sobre los servicios y trabajos que se están realizando. La cifra de negocio actual de esta empresa familiar alcanza los 14 millones de euros.

Teifer se dedica al transporte nacional e internacional de productos químicos (sólidos, líquidos y gases licuados) en camiones y contenedores cisterna, por carretera, ferrocarril y barco.

El Reto

En su base de Lleida, paso obligado para el tráfico de mercancías que enlaza Barcelona y Tarragona con Bilbao y Madrid, Teifer dispone de una superficie total de 14.000 m2, con 2.750 m2 edificados. Cuenta, además, con una base logística en Vilafranca del Penedès, dedicada al lavadero de cisternas, en una ubicación estratégica dentro del corredor más importante de España para el tráfico de productos químicos.
En el sector de transportes, los rendimientos de escala son mucho menores que en el sector industrial al que Teifer presta sus servicios. Por ello, con el objetivo de optimizar costes e incrementar la competitividad, Teifer se ha apoyado desde sus inicios en el sistema informático para gestionar eficazmente todos sus procesos, especialmente el tráfico de sus unidades, con la máxima garantía de calidad y seguridad. “La única manera de alcanzar, de forma competitiva, el nivel de calidad y eficacia requerido por nuestros clientes pasa por tener un potente sistema informático”, destaca Josep María Ferrer, director de Transportes Teifer.
La compañía procesa más de 10.000 facturas al año contra varias sociedades y/o en varios idiomas (español, catalán y francés), la mayoría de ellas en papel, de centenares de proveedores. El procesamiento manual de estas facturas consumía hasta ahora una gran cantidad de tiempo y recursos administrativos, ya que muchas de ellas –correspondientes a los repostajes, peajes de autopistas, telefonía, cambios de neumáticos, etc.- exigen un tratamiento contable particularizado con el objetivo de aprovechar las facturas como elemento de control y seguimiento de los costes, particularmente en todo lo relativo al mantenimiento de la flota de vehículos.
A finales de 2010, deciden recabar información sobre sistemas de captura de datos para cumplir los siguientes objetivos: 
- Automatizar el procesamiento y aplicar el tratamiento específico que exige cada tipo de factura. 
- Mejorar el control y seguimiento de los costes en el mantenimiento de la flota de vehículos.

Automatizar el procesamiento y aplicar el tratamiento específico que exige cada tipo de factura. Mejorar el control y seguimiento de los costes en el mantenimiento de la flota de vehículos.

La Solución

Aunque valoraron también la propuesta de su proveedor en aquella época, se decantaron por la solución de Canon, ya que “nos dimos cuenta de que su aplicación estaba más desarrollada y era más potente en términos de captura, a lo que debe sumarse la solvencia y compromiso demostrado por el equipo de Canon a lo largo de todo el proyecto”, apunta Ferrer.
El sistema implantado fue una solución de Canon que combina una potente solución de extracción de datos de facturas y el sistema de gestión documental Therefore, integrando los datos en el ERP. La integración con el sistema central de Teifer, un IBM AS400, fue realizada sin ninguna dificultad por los informáticos de su proveedor habitual.
La solución de Canon les permite:
- Escaneo, almacenamiento e indexación directa de las facturas en papel o en formato electrónico.
- Extracción de datos de cabecera y pie de factura, así como líneas de detalle para algunos tipos de factura.
- Almacenamiento de las facturas en un archivo electrónico seguro donde, mediante flujos de trabajo, se gestiona su comprobación y aprobación.
- Integración con el IBM AS400 para el paso a contabilización de las facturas.

“Therefore nos permite realizar un exhaustivo control de costes de cada vehículo, además de mejorar la rapidez y agilidad en los procesos de consulta y tramitación de documentos”.

Los Resultados

Automatización completa del procesamiento de facturas, extrayendo toda la información necesaria de una sola vez.
- Mayor visibilidad de información clave (control de consumos, cuenta de gasto de cada camión, comparativas de reparaciones, etc).
- Mayor seguridad evitando errores humanos, el trasiego de papel y el riesgo de extravío.
- Eficiencia en el procesamiento –sin errores- de las facturas (acceso inmediato a los documentos, generación automática de asientos contables tras su aprobación, etc).
Gracias a la solución de captura y procesamiento de facturas de Canon, Teifer ha ganado en agilidad, eficacia, visibilidad y seguridad. “La solución de Canon nos ha permitido incluso incrementar la productividad de nuestro departamento de administración, a pesar de contar con menos personal en plantilla”, destaca Ferrer.
El departamento de Calidad, por ejemplo, puede realizar cualquier tipo de consulta sin depender del departamento de Administración, obteniendo de forma inmediata los documentos que necesita para el trámite de gestiones con la Administración (seguros, impuestos municipales, etc.). Los datos que se pueden consultar en Therefore incluyen el control de consumos y los históricos de facturaciones y reparaciones, acotados a un periodo de tiempo seleccionado.
“Podemos obtener una factura de reparación de un vehículo en concreto sin tener que remover varias carpetas de varios meses”, explica el responsable de Teifer. La seguridad, eficacia y eliminación de errores gracias al procesamiento automático son algunos de los beneficios que destaca el departamento contable de Teifer. “Todos los usuarios que deben dar conformidad a las facturas las reciben por correo electrónico, breves instantes después de su proceso de captura de datos (escaneo con OCR y verificación). Además, se evita el movimiento físico de estos documentos, con su consiguiente lentitud o incluso riesgo de extravío”, apunta.
Por encima de todo, el control del gasto es la ventaja más relevante que les aporta Therefore, ya que el sistema permite imputar los costes a cada vehículo. Una vez capturados los datos, pasan de forma automática a la generación de asientos contables.
Por último, para el departamento de mantenimiento, las mejoras en rapidez y localización de las facturas han sido también considerables: “No tienes que archivar ninguna factura en la carpeta del vehículo y se pueden localizar al instante, escogiendo entre múltiples criterios gracias a los parámetros indexados (número del vehículo, matrícula, proveedor, etc.)”, concluye Ferrer. Al no tener que crear carpetas ni archivo físico, han conseguido, además, un importante ahorro de espacio y han eliminado los errores en la gestión de expedientes.

“Las facturas quedan automáticamente indexadas y almacenadas de forma segura, lo que nos ayuda a evitar errores manuales en la gestión de expedientes”.

Contacto

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