Sage

Sage optimiza sus procesos de negocio y reduce en un 60% sus costes con soluciones de Canon.

La Empresa

Sage

En España, Sage es una compañía referente en desarrollo de soluciones de gestión empresarial para empresas y Administraciones Públicas. Cuenta con más de 354.000 clientes y una plantilla de más de 1.200 personas repartidas en 23 delegaciones por toda España.

Ofrece más de 100 soluciones de software dirigidas a distintos segmentos del mercado: Pymes y Autónomos, gran empresa y despachos profesionales. Además de servicios de valor añadido, formación y consultoría según las necesidades de cada cliente.

Sage es una compañía referente en desarrollo de soluciones de gestión empresarial para empresas y Administraciones Públicas.

El Reto

La estrategia de crecimiento de Sage está basada en la adquisición de empresas líderes en el mercado; cada compañía que entra a formar parte de la empresa trae consigo sus propios sistemas. Esto se traducía en un sistema de impresión no centralizado que suponía altos costes de impresión al contar con diferentes proveedores y muchos tipos de impresoras.

El principal reto al que se enfrentaba Sage era la unificación de estos sistemas para conseguir reducir los costes, controlar las impresiones, la confidencialidad, los costes de papel, la gestión de los de proveedores, las elevadas facturas, la multiplicación de operaciones IT y la gestión de los consumibles. Sage desconocía el gasto que generaba su parque de impresión. Hasta ese momento, el 70% de las incidencias que llegaban a su departamento de IT estaban relacionadas con la petición de resoluciones de sistema de impresión, a lo que se añadía que la utilización de algunos dispositivos era inferior al 3%.

“Con estas cifras resultaba difícil llevar un control exhaustivo de todos los dispositivos y del uso que se les estaba dando. Además, dicho proceso ralentizaba el trabajo en todos los aspectos, produciendo incidencias que repercutían en el incremento de los costes y en la eficiencia” afirma Fernando Galvache, CIO de Sage. Sage convocó un concurso de proveedores en febrero de 2012, en busca del que les ofreciera la mejor infraestructura de impresión física común para Sage en España, que les permitiera cumplir con las necesidades de la compañía a nivel nacional en todas sus delegaciones. Era imprescindible reducir los costes de impresión, facturas y dispositivos, pero también implantar mejoras que ayudasen a respetar el medio ambiente, centrándose en reducir el consumo de energía y papel.

“Deseábamos conseguir un servicio óptimo de los equipos así como una gestión adecuada de los mismos en lo que se refiere a mantenimiento, revisiones e informes para su correcto funcionamiento. La gestión tenía que cambiar y centralizarse, ya que el departamento de IT recibía hasta un 23% de las llamadas de helpdesk con consultas relacionadas a impresión, algo que resultaba inmanejable”, declara Fernando Rodrigo, responsable de Sistemas de Sage. “Nos ‘vendieron’ un servicio, no impresoras, y eso era lo que buscábamos. Tuvieron la capacidad de escucharnos y comprender la compañía”, afirma Galvache.

Así, Canon analizó y determinó para cada una de las áreas de negocio y delegaciones de la empresa en España la solución más adecuada para optimizar los costes asociados y la gestión de la solución. “Nos ha hecho sentirnos importantes para ellos, como si fuéramos la única compañía para la que trabajan”, asegura Rodrigo.

“Para Sage era muy importante minimizar el cambio en el área del cliente interno e implementar la comunicación acerca de los nuevos procesos de trabajo”.

La Solución

Canon analizó las necesidades de las áreas donde se debían implantar mejoras y que se plantearon como requisito indispensable en el concurso. Por un lado, la facturación, que debía centralizarse y, por otro, la gestión del parque de reprografía, que pasaría directamente al equipo de Canon, siendo los responsables de la instalación de los equipos, la gestión de los consumibles y los avisos técnicos.

Canon identificó las impresoras Multifunción como la solución más adecuada para Sage. Se decidió implementar el software uniFLOW, reduciendo en un 80% el parque de impresoras e instalando 54 dispositivos de la plataforma imageRUNNER ADVANCE. Con estos nuevos dispositivos, el coste por página se reducía hasta el 50% y, al trabajar con el sistema de pago por uso, se evitaban gastos derivados de mantenimiento durante la vida útil de los equipos.

En lo que se refiere a costes indirectos, gracias a estos dispositivos el usuario se hace dueño de sus impresiones, asegurándose la confidencialidad y seguridad de los documentos que imprime, teniendo la posibilidad de eliminar documentos que tengan errores.

En palabras de Galvache: “Necesitábamos mejorar la calidad y seguridad del usuario. Era habitual encontrar miles de impresiones, algunas confidenciales, en las bandejas de las impresoras durante días. Así que era importante buscar un sistema que nos permitiera filtrar qué documentos se imprimían y cuáles no”. Canon se adaptó a las necesidades del cliente, ofreciendo materiales informativos como guías de uso y vídeos para explicar las funcionalidades de las nuevas impresoras y los beneficios y mejoras que aportan. “Los profesionales de Canon estaban implicados en el proceso, se pusieron en nuestra piel”, comenta Fernando Rodrigo, responsable de Sistemas de Sage.

“En poco más de un año las impresiones se redujeron en un 60%, lo que ha supuesto también un ahorro superior al 60% en los costes”.

Los Resultados

Canon dio en el blanco consiguiendo optimizar en poco tiempo los procesos de negocio de la empresa y una reducción importante de costes. “En poco más de un año las impresiones se redujeron en un 60%, lo que ha supuesto también un ahorro superior al 60% en los costes. Los nuevos dispositivos Multifunción de Canon permiten ahorrar hasta el 50% respecto a los equipos de impresión láser con los que se contaba anteriormente”.

Para la centralización de las facturas Canon implantó una serie de medidas que fueron un éxito:

• Las facturas las emite un solo CIF para todas las empresas del grupo, Sage recibe una única factura mensual que agrupa el alquiler de todos los equipos, software y mantenimientos
• La facturación de las copias e impresiones se centraliza trimestralmente con una cuota fija por delegación, realizándose semestralmente o anualmente una regulación de estas copias e impresiones
• La empresa recibe un informe mensual o trimestral sobre los costes por departamento o delegación

A nivel de usuario, Canon ha conseguido que los empleados de Sage ganen en movilidad, ofreciendo la posibilidad de enviar documentos a imprimir y recogerlos en cualquier delegación de Sage durante las siguientes 24 horas. La gestión del parque de reprografía se ha trasladado en su mayor parte a Canon. Ahora las propias impresoras avisan a Canon cuando tienen un problema. Todas las incidencias de impresión -el 60% de las que recibía antes el departamento de IT- son ahora responsabilidad de Canon.

Por último, el consumo de papel y energía se ha visto reducido en un 50%. Ha aumentado la concienciación del uso del papel y solo se imprime lo realmente necesario. Fernando Rodrigo lo define como un sistema que te da “una segunda oportunidad”. “Aunque envíes un documento a la impresora, puedes decidir posteriormente si es necesario imprimirlo o no”, concluye. “En cuanto al negocio, el cambio ha sido vital; se ha transformado la infraestructura de IT en un área de servicios, que se centra en lo fundamental”, afirma Galvache.

Principales Resultados

• El usuario tiene el control sobre todos sus trabajos y la garantía de que sus impresiones son siempre seguras y confidenciales
• Los empleados han ganado en movilidad, ofreciendo la posibilidad de enviar documentos a imprimir y recogerlos en cualquier delegación de Sage durante las siguientes 24 horas
• Todas las incidencias de impresión -el 60% de las que recibía el departamento de IT- son ahora responsabilidad de Canon
• El consumo de papel y energía se ha visto reducido en un 50%

“El usuario se hace dueño de sus impresiones, asegurándose la confidencialidad y seguridad de los documentos que imprime”.

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