Orenes Grupo

Orenes Grupo mejora la seguridad y el control de su gestión documental con Canon

La Empresa

Orenes Grupo es uno de los grandes referentes del ocio en España y en México.

Como operador global de juego, está presente en todos los sectores: casinos, bingos, salas de juego, apuestas deportivas, terminales en hostelería (con más de 7.000 máquinas recreativas) y juego online bajo la marca VivelaSuerte.es. También desarrolla su actividad en el sector de la hostelería y la restauración.

Con casi 50 años de historia, la compañía murciana ha experimentado en los últimos años un crecimiento constante y cuenta actualmente con una plantilla de más de 2.000 trabajadores.

Objetivo

Un sistema homogéneo para gestionar la documentación de todas sus delegaciones.

Nombre de la organización

Orenes Grupo

Sector

Ocio Recreativo

Fundación

50 años

Localización

Murcia

Servicios

Operador de maquinarias recreativas, casinos y salas de juego.

Website

www.orenesgrupo.com

Relación con Canon

13 años

El Reto

Orenes Grupo opera en toda la geografía nacional y aplica, en cada comunidad, la normativa autonómica de regulación del juego. Este hecho dificultaba el trabajo de la empresa, ya que cada delegación tenía sus propios flujos de trabajo.

Cada una de las máquinas recreativas que distribuye Orenes Grupo cuenta con un número de matrícula. El trámite de esta documentación, en ocasiones a través del envío físico y otras vía online, suponía una limitación para la empresa a la hora de controlar el conjunto de documentación de las delegaciones desde la sede central en Murcia.

Además, el usuario almacenaba los archivos en su ordenador pero siempre existía la posibilidad de que éstos se perdieran. El envío de facturas impresas a los clientes implicaba también unos tiempos y costes adicionales para la empresa.

Por todo ello, Orenes Grupo decidió implantar un gestor documental que le permitiese un mayor control del conjunto de documentación de las máquinas recreativas desde un servidor central y que simplificase la adaptación a las diversas normativas comunitarias

Retos

  • Implementación rápida y sencilla
  • Control de la documentación desde un servidor central
  • Homogenización de los flujos de trabajo
  • Reducción de tiempos y costes

La Solución

Orenes Grupo había desarrollado un software para tratar sus documentos digitalmente, pero la empresa buscaba una solución más específica, un gestor documental que se ajustara mejor a sus necesidades. Tras contemplar varias opciones, finalmente optó por la solución de Canon debido a su flexibilidad en la implementación, las diferentes posibilidades de integración con otros programas y por los buenos resultados de las experiencias previas con Canon, ya que el grupo cuenta también con equipos multifunción Canon, controlados con el software de gestión de impresión de la propia compañía.

La puesta en marcha del gestor documental se realizó rápidamente, en menos de dos meses. En un primer momento, se estableció en el Departamento de Operaciones, dedicado a gestionar las licencias para la instalación de máquinas recreativas. La instalación se inició en la Comunidad Valenciana, que tenía almacenados 1.300 documentos de forma local sin copia de seguridad y que pasó a generar toda la documentación de manera electrónica. Actualmente, se usa también en Murcia, Madrid, Cataluña, Castilla La Mancha, Baleares y Canarias.

Tras esta primera fase, el gestor documental se implementó en más áreas, como las de asociados, en los listados de facturación y en las bases de datos de conocimiento -una plataforma propia desarrollada por Orenes para la consulta de procesos e instrucciones de programadores e informáticos. Además, se estableció en el área de administración con el fin de controlar de forma más eficaz las fechas de entrega de ciertos proveedores. Para ello se ha generado una categoría para el control de los pedidos de nuevas máquinas y ahora pueden, de manera mucho más sencilla, recibir y validar la solicitud del pedido a través de correo electrónico o realizar un seguimiento del envío.

Este año se pretende extender el uso de la herramienta a otras áreas de la empresa, como los casinos de México o el Departamento Jurídico para la administración de toda la información sobre procedimientos judiciales o administrativos.

La solución

Orenes Grupo ha optado por la solución de gestión documental de Canon, que proporciona más control y seguridad en el almacenamiento de su documentación.

La herramienta se ha implementado de forma flexible y progresiva en los distintos departamentos.

Los Resultados

  • Seguridad con un servidor que almacena toda la documentación
  • Implementación fácil y progresiva
  • Homogenización de los flujos de trabajo
  • Ahorro de tiempos y costes de envío
  • Disminución del uso de papel

José Chico explica que, tras un año usando la herramienta de Canon, las ventajas son claras para los empleados de la compañía: “El usuario que tenía que tratar en su ordenador todos los documentos ha visto los beneficios porque ha delegado trabajo, nuestra sede de Murcia no tiene que hacer todo el trabajo, sino que cada delegación tramita su documentación y la reporta a la central”, afirma.

La herramienta de Canon ha mejorado el control y la seguridad en el manejo de toda la documentación. José Chico explica que “ahora tenemos un servidor que almacena la base de datos, realiza copias de seguridad independientes y controla el acceso de los usuarios mediante una autentificación y contraseña, mientras que antes cada usuario tenía que guardar la documentación en su ordenador; un sistema que no ofrecía ninguna garantía de seguridad”.

La solución, escalable en el tiempo, ha permitido a Orenes Grupo acometer de forma fácil y progresiva su incorporación en distintos departamentos. Además, el gestor documental ha contribuido a la homogenización de los flujos de trabajo, que anteriormente variaban dependiendo de cada comunidad autónoma. Por último, gracias a la centralización y archivo digital, se han ahorrado el tiempo, los costes y las grandes cantidades de papel impreso que suponían el envío físico de facturas y otro tipo de documentación.

Resultados

Seguridad y control

Orenes Grupo cuenta ahora con un servidor centralizado que clasifica, indexa y almacena la documentación de todas las comunidades autónomas y controla el acceso integrándose con el directorio de usuarios del cliente, permitiendo el acceso de usuarios externos mediante la autentificación.

Adaptabilidad

La solución se ha integrado de forma personalizada en los distintos departamentos.

Ahorro en tiempos y costes

La herramienta elimina los costes de impresión y envío de facturas, optimizando tiempos.

Optimización de los procesos

Se han homogenizado los flujos de trabajo, que eran distintos en cada delegación.

Contacto

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