Grup Mutuam

Reduce el consumo de papel y la factura energética gracias a la racionalización de la impresión

La Empresa

Grup Mutuam

Constituido en 1905, Grup Mutuam es un conjunto de entidades prestadoras de servicios sanitarios y sociales con una mutualidad como entidad matriz. Pertenece al sector denominado de la “economía social” y ofrece asistencia primaria y de especialistas a 31.000 personas, a cargo del Servicio Catalán de Salud. También gestiona dos centros socio-sanitarios con 270 plazas, dos hospitales de día con 44 plazas y 6 PADES (equipos sanitarios de soporte especializado a domicilio de la atención primaria).

Actualmente, realiza una experiencia piloto de atención sanitaria a pacientes frágiles en casi 300 residencias geriátricas de Barcelona y el Vallés occidental y oriental. En el ámbito de la atención a la dependencia, gestiona 1.163 plazas en residencias asistidas, centros de día y complejos de apartamentos con servicios. También presta asistencia a domicilio a casi  2.000 personas al año.

Grup Mutuam simplifica la gestión de la impresión para ahorrar costes y ganar eficiencia.

El Reto

Las actividades que desarrolla Grup Mutuam para el suministro de servicios socio-sanitarios generan un alto volumen de documentación impresa, desde las recetas prescritas a los pacientes por el Servicio Catalán de Salud (una media de 3.300 recetas diarias) a los contratos de alquiler y suministros, los ingresos en residencias, las nóminas de sus 1.100 trabajadores, las facturas de proveedores, entre otros.

“Nuestro antiguo parque de impresión estaba compuesto por multitud de equipos de diferentes fabricantes, antigüedades y capacidades funcionales, lo que ocasionaba problemas técnicos relacionados con la calidad y la velocidad de impresión, así como continuas averías y un alto stock de consumibles”, afirma Carles Aguiló, Director Técnico de Sistemas de Información y Comunicaciones de Grup Mutuam. El trabajo diario se veía dificultado por las limitaciones en cuanto a disponibilidad de los equipos, la falta de prestaciones -como la impresión a doble cara o la función de escáner- y la imposibilidad de frenar a tiempo las impresiones erróneas, lo que generaba un gasto innecesario de papel y tóner. Esta carga de trabajo recaía además sobre su reducido personal TI, un equipo de cuatro personas que atiende a 584 usuarios y 37 sedes controladas de forma remota, y que necesita centrar sus recursos en los procesos críticos de negocio.

En este escenario, los objetivos que se planteó el grupo fueron:

•Renovar el parque de reprografía y simplificar su gestión
•Reducir los costes de impresión y racionalizar el uso del papel
•Eliminar el inmovilizado en consumibles (trabajaban con 50 tipos distintos de tóner)
•Garantizar la alta disponibilidad e impresión segura en los equipos

Para ello, decidió implantar la propuesta de renting de Canon para renovar el parque de equipos en su sede de Barcelona y los centros asociados. Confiaron en Canon por la profesionalidad de su personal técnico, la alta calidad de la solución tecnológica propuesta, la rápida respuesta suministrada ante cualquier incidencia y la reducción significativa de costes que les suponía homogeneizar el parque de impresoras y tóners.

“La seguridad en los trabajos de impresión es máxima, un aspecto crítico dado el carácter sensible de muchos de los datos que manejamos”.

La Solución

Se han desplegado un total de 129 impresoras:

•28 multifunción con impresión segura
•25 multifunción sin impresión segura para administrativas de consultorios y delegaciones
•76 impresoras pequeñas en red para los equipos de los médicos

La implementación de la solución de gestión uniFLOW garantiza ahora la impresión segura con código PIN y les ofrece la opción Follow Me, para imprimir en cualquier impresora independientemente de la ubicación. La seguridad en la impresión, dada la naturaleza confidencial y sensible de la información sanitaria, era uno de los aspectos esenciales para el grupo. En el nuevo entorno, los usuarios envían los trabajos a una sola impresora y pueden recogerlos, mediante identificación, en el equipo disponible más cercano. En el display se muestran los trabajos pendientes y se pueden eliminar fácilmente las impresiones erróneas. Todos los nuevos dispositivos permiten imprimir a color, doble cara automática y calidad mínima de 600 x 600 ppp -por defecto, la impresión está configurada en B/N para contribuir al ahorro de costes. Asimismo, mensualmente se generan informes por departamentos y centro de coste para llevar un control y seguimiento exhaustivo de los trabajos de impresión realizados.

La implantación se completó a mediados de 2012 e incluyó la formación impartida por los técnicos de Canon para optimizar el uso de los equipos. La solución ha cumplido los objetivos marcados por el grupo:

•Renovación del parque de impresoras
•Reducción de costes (incluyendo consumibles y mantenimiento en el precio por página),
•Eliminación del stock de consumibles
•Mejora de la productividad y la eficiencia

“Ahora sabemos cuánto consume cada persona y cada departamento. Además de ganar en eficiencia, hemos reducido el gasto energético y de papel considerablemente”.

Los Resultados

Grup Mutuam ha alcanzado uno de sus principales fines, la reducción del impacto medioambiental; se prevé un recorte de hasta el 20 % en el consumo anual de papel –gracias a la impresión a doble cara y a la eliminación de las impresiones erróneas- y el número de dispositivos por centro se ha reducido a menos de la mitad, contribuyendo así a la rebaja del consumo energético. En términos globales, esto se ha traducido en un ahorro total de costes del 13%.

Los últimos avances en el proyecto han sido la implementación de la impresión desde dispositivos móviles (smartphones y tabletas) para ofrecer a los empleados mayor facilidad de uso y flexibilidad en sus tareas. Como organización abierta a la innovación y con el fin de continuar agilizando el trabajo diario, Grup Mutuam se plantea, de cara al futuro, ampliar el proyecto de impresión con la solución de gestión documental de Canon.

“La eficiencia y la optimización han sido las dos grandes ventajas del nuevo sistema de coste por página de Canon”, concluye Aguiló. Ahora Grup Mutuam:

•Disfruta de alta disponibilidad en todos los equipos
•Ha racionalizado el uso del papel (eliminando las impresiones muertas y errores de impresión)
•Ha reducido sus costes totales en un 13%, ya que ha pasado de tener 209 equipos a solo 121
•Ha eliminado el stock de consumibles, descargando al departamento de compras y almacenes de la gestión del tóner

El departamento de TI ya no tiene que solventar averías o encargarse del mantenimiento de los equipos, reduciéndose así considerablemente las incidencias de impresión

“A pesar de haber crecido en número de usuarios, hemos reducido los costes totales en un 13 %, incluyendo consumibles y renting de equipos”.

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