Tras el análisis del parque de dispositivos existente y el uso que se daba a los mismos, la solución global propuesta por Canon incluyó equipos multifuncionales y de impresión, software de control de impresión y herramientas de monitorización y diagnóstico.
La unificación de criterios y facilidad de manejo fue el factor clave de la propuesta de Canon. Se ha reducido el número total de dispositivos hasta un total de 25 equipos, conectados a un mismo servidor y con las funciones de escáner y fax en red. Mediante la herramienta e-Maintenance, la gestión del stock de consumibles puede ahora realizarse de forma remota y automatizada, y los avisos de avería se resuelven con rapidez y eficacia. Por otro lado, y gracias a la herramienta uniFLOW, el departamento de informática dispone de las estadísticas de uso por dispositivo, usuario, tiempo, empleo del B/N o color, etc. De este modo, el control de costes y actividad es completo y preciso.
Para atender las necesidades de servicio y soporte de la cooperativa, Canon se ha responsabilizado de la atención y resolución de las incidencias, tanto en modo presencial como a través de la monitorización remota, y realiza un mantenimiento preventivo y correctivo que reduce problemas potenciales.
Los grandes volúmenes de documentación manejados motivaron la búsqueda de un sistema de almacenamiento digital que facilitara tanto el control como una búsqueda rápida y precisa de la información. La propuesta de Canon en este ámbito se basó en una solución completa y que les permitiese seguir creciendo en el futuro. Así, el proyecto de gestión documental, basado en el software Therefore Business Edition, arrancó con la última campaña del algodón, una de las más importantes para la cooperativa y en la que se digitalizó toda la documentación asociada: desde documentación fiscal (DNIs, poderes, autorizaciones, etc.) a entregas de algodón y anexos, facturas, liquidaciones o certificados de retenciones. El sistema es accesible desde la extranet de la empresa con los pertinentes controles de acceso y permite automatizar la entrada de documentos, su clasificación y su archivo.
Tras la formación a usuarios y administradores en el uso de la herramienta, han reducido a menos de la mitad de 5 a 2 personas el personal necesario para gestionar la información. Prevén ir extendiendo la solución a otras campañas como la del tomate, para la que ya han avanzado una gran parte del trabajo de digitalización, y a otros departamentos como RRHH o Básculas. El objetivo es tener todos los datos desde los pedidos a la gestión telefónica documentados y controlados.
