Las Marismas de Lebrija
Las Marismas de Lebrija
Una solucion global de impresion y gestion documental para reducir costes y agilizar los procesos en una cooperativa agricola
Las Marismas de Lebrija es una cooperativa agrícola fundada en 1979 y con sede en el polígono industrial de Las Marismillas de Lebrija (Sevilla). Compuesta por más de 600 socios, se centra en los principales cultivos de la cuenca del Guadalquivir como el tomate, el algodón, la flor cortada y diversas hortalizas y ofrece una amplia variedad de servicios a los cooperativistas, desde mantenimiento eléctrico a taller de vehículos, básculas, semilleros, gasolinera, instalaciones de riego, asesoría fiscal y repuestos. Actualmente, los socios cubren 13.000 hectáreas de cultivo y sus productos llegan a todo el mundo, desde el centro europeo a China y Japón.
La cooperativa está dividida en más de 20 departamentos (suministros, riego, servicios administrativos, asesoramiento técnico…), distribuidos en distintas plantas de la sede y con acceso independiente a los equipos informáticos y de impresión. Anteriormente, trabajaban sin estar conectados a la misma red, con sistemas de impresión de diferentes marcas y modelos, lo que presentaba frecuentes problemas relacionados con el almacenamiento de los consumibles y la gestión de las incidencias y averías. Por otro lado, desde el ERP se maneja un alto volumen de documentos de facturación y presupuestos, así como toda la documentación asociada a los proyectos de distinta naturaleza (telefonía, mantenimiento eléctrico, etc.), que incluyen formatos técnicos específicos como AutoCAD.
La cooperativa debía resolver dos problemas esenciales. Por un lado, unificar su parque de equipos de impresión para facilitar la resolución de averías y el stock de consumibles. Por otro, trabajar en la digitalización de sus activos de información para optimizar y agilizar la gestión documental.
Tras evaluar distintas propuestas de otros proveedores, Marismas de Lebrija contacta con Canon en 2011 buscando una solución global que les permita optimizar el sistema de impresión, reducir costes y aumentar la efectividad global de los procesos.
La cooperativa debía resolver dos problemas esenciales. Por un lado, unificar su parque de equipos de impresión para facilitar la resolución de averías y el stock de consumibles. Por otro, trabajar en la digitalización de sus activos de información para optimizar y agilizar la gestión documental.
Tras evaluar distintas propuestas de otros proveedores, Marismas de Lebrija contacta con Canon en 2011 buscando una solución global que les permita optimizar el sistema de impresión, reducir costes y aumentar la efectividad global de los procesos.
Tras el análisis del parque de dispositivos existente y el uso que se daba a los mismos, la solución global propuesta por Canon incluyó equipos multifuncionales y de impresión, software de control de impresión y herramientas de monitorización y diagnóstico.
La unificación de criterios y facilidad de manejo fue el factor clave de la propuesta de Canon. Se ha reducido el número total de dispositivos hasta un total de 25 equipos, conectados a un mismo servidor y con las funciones de escáner y fax en red. Mediante la herramienta e-Maintenance, la gestión del stock de consumibles puede ahora realizarse de forma remota y automatizada, y los avisos de avería se resuelven con rapidez y eficacia. Por otro lado, y gracias a la herramienta uniFLOW, el departamento de informática dispone de las estadísticas de uso por dispositivo, usuario, tiempo, empleo del B/N o color, etc. De este modo, el control de costes y actividad es completo y preciso.
Para atender las necesidades de servicio y soporte de la cooperativa, Canon se ha responsabilizado de la atención y resolución de las incidencias, tanto en modo presencial como a través de la monitorización remota, y realiza un mantenimiento preventivo y correctivo que reduce problemas potenciales.
Los grandes volúmenes de documentación manejados motivaron la búsqueda de un sistema de almacenamiento digital que facilitara tanto el control como una búsqueda rápida y precisa de la información. La propuesta de Canon en este ámbito se basó en una solución completa y que les permitiese seguir creciendo en el futuro. Así, el proyecto de gestión documental, basado en el software Therefore Business Edition, arrancó con la última campaña del algodón, una de las más importantes para la cooperativa y en la que se digitalizó toda la documentación asociada: desde documentación fiscal (DNIs, poderes, autorizaciones, etc.) a entregas de algodón y anexos, facturas, liquidaciones o certificados de retenciones. El sistema es accesible desde la extranet de la empresa con los pertinentes controles de acceso y permite automatizar la entrada de documentos, su clasificación y su archivo.
Tras la formación a usuarios y administradores en el uso de la herramienta, han reducido a menos de la mitad de 5 a 2 personas el personal necesario para gestionar la información. Prevén ir extendiendo la solución a otras campañas como la del tomate, para la que ya han avanzado una gran parte del trabajo de digitalización, y a otros departamentos como RRHH o Básculas. El objetivo es tener todos los datos desde los pedidos a la gestión telefónica documentados y controlados.
La unificación de criterios y facilidad de manejo fue el factor clave de la propuesta de Canon. Se ha reducido el número total de dispositivos hasta un total de 25 equipos, conectados a un mismo servidor y con las funciones de escáner y fax en red. Mediante la herramienta e-Maintenance, la gestión del stock de consumibles puede ahora realizarse de forma remota y automatizada, y los avisos de avería se resuelven con rapidez y eficacia. Por otro lado, y gracias a la herramienta uniFLOW, el departamento de informática dispone de las estadísticas de uso por dispositivo, usuario, tiempo, empleo del B/N o color, etc. De este modo, el control de costes y actividad es completo y preciso.
Para atender las necesidades de servicio y soporte de la cooperativa, Canon se ha responsabilizado de la atención y resolución de las incidencias, tanto en modo presencial como a través de la monitorización remota, y realiza un mantenimiento preventivo y correctivo que reduce problemas potenciales.
Los grandes volúmenes de documentación manejados motivaron la búsqueda de un sistema de almacenamiento digital que facilitara tanto el control como una búsqueda rápida y precisa de la información. La propuesta de Canon en este ámbito se basó en una solución completa y que les permitiese seguir creciendo en el futuro. Así, el proyecto de gestión documental, basado en el software Therefore Business Edition, arrancó con la última campaña del algodón, una de las más importantes para la cooperativa y en la que se digitalizó toda la documentación asociada: desde documentación fiscal (DNIs, poderes, autorizaciones, etc.) a entregas de algodón y anexos, facturas, liquidaciones o certificados de retenciones. El sistema es accesible desde la extranet de la empresa con los pertinentes controles de acceso y permite automatizar la entrada de documentos, su clasificación y su archivo.
Tras la formación a usuarios y administradores en el uso de la herramienta, han reducido a menos de la mitad de 5 a 2 personas el personal necesario para gestionar la información. Prevén ir extendiendo la solución a otras campañas como la del tomate, para la que ya han avanzado una gran parte del trabajo de digitalización, y a otros departamentos como RRHH o Básculas. El objetivo es tener todos los datos desde los pedidos a la gestión telefónica documentados y controlados.
De un entorno desconectado e ineficaz, con altos costes asociados al almacenamiento de consumibles, se ha pasado a un entorno centralizado y flexible, en el que cada departamento ve cubiertas sus necesidades específicas ya se trate de mayor rapidez, impresiones de alta calidad, facilidad de acceso a la funciones de escaneo o fax, etc. y con un absoluto control y racionalización de costes. Con la solución a pleno rendimiento, la satisfacción de Las Marismas de Lebrija con la propuesta de Canon es hoy total, y esperan seguir avanzando para ganar todavía una mayor agilidad.
Los principales beneficios obtenidos se resumen en:
Los principales beneficios obtenidos se resumen en:
- Facilidad en el control de opciones de impresión. Los responsables pueden saber en todo momento quién imprime qué y por qué.
- Aumento de la productividad gracias a la eliminación de tareas duplicadas y a la aceleración de procesos.
- Seguridad y confidencialidad de los trabajos de impresión.
- Rapidez y eficiencia en el soporte y resolución de averías.
- Automatización de la entrada de documentos, clasificación y almacenamiento para su posterior consulta y búsqueda rápida en el gestor documental.
- Todas las imágenes digitalizadas son accesibles de forma rápida y sencilla mediante cliente web o escritorio. Los cooperativistas distribuidos por diferentes ciudades pueden así conectarse en remoto y consultar sus liquidaciones, pedidos, etc.
"Tras haber recibido la formación por parte de Canon, los propios usuarios de la empresa digitalizan los trabajos y gracias a su solución tenemos más flexibilidad para extenderla a otras campañas."
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