La Empresa

Loimer-Scharzenberger-Preis Rechtsanwälte

En el momento en que el Dr. Loimer y su socio decidieron en 2008 montar su despacho con un equipo recién formado, acordaron un único principio clave: fundar un moderno bufete de abogados donde se utilizaría la tecnología más avanzada.

Desde ordenadores a soluciones para la gestión de documentos, la empresa deseaba adelantarse a su competencia para garantizar que sus clientes fueran atendidos de la forma más eficaz. “Sabíamos que si queríamos dar una imagen de bufete moderno que presta a sus clientes servicio de primera clase, sería totalmente crucial que las solicitudes de los clientes se trataran de la forma más eficaz posible”, explica el Dr. Loimer. 

En el momento en que el Dr. Loimer y su socio decidieron en 2008 montar su despacho con un equipo recién formado, acordaron un único principio clave: fundar un moderno bufete de abogados donde se utilizaría la tecnología más avanzada.

El Reto

Especializados principalmente en derecho laboral y contractual y con sede en la ciudad austríaca de Salzburgo, en la actualidad el Dr. Loimer y su socio tienen empleados a un pasante y a tres secretarias. Al igual que todas las empresas que trabajan en el sector jurídico, el bufete también se vio afectado por una nueva directiva de presentación de documentos en Austria, que requería que todos los documentos legales fueran suministrados y enviados a los tribunales del país electrónicamente, en formato digital.

“La directiva entró en vigor en el mismo momento en que abrimos nuestro nuevo bufete. No nos supuso un escollo real, puesto que habríamos optado por el procesamiento electrónico de los datos de todos modos, de acuerdo con los valores de nuestra empresa”. El Dr. Loimer, que ya había trabajado anteriormente para otras firmas jurídicas, explica que con anterioridad a la introducción de esta nueva directiva, los bufetes dedicaban una importante cantidad de tiempo a copiar y compilar documentos legales, que después enviaban por correo a los tribunales o incluso presentaban personalmente.

“Cuando pusimos en marcha nuestro bufete, queríamos invertir en una solución inteligente que redujera esta carga administrativa de forma que nos pudiéramos centrar más en el trabajo con nuestros clientes. Éramos conscientes de que Canon había formado equipo con Advokat, el proveedor de la solución de software de gestión legal líder en Austria. Esta circunstancia, combinada con el hecho de que yo ya había trabajado con Canon en el pasado, nos hizo recurrir a Canon en primera instancia. No tuve que buscar más”.

El procesamiento y la gestión de datos de forma electrónica ya se estaban convirtiendo en impulsores clave para muchas organizaciones del sector de la abogacía en Europa. Por lo tanto, al haber trabajado con muchas empresas del sector jurídico, Canon ya se encontraba en una posición única para comprender los objetivos empresariales críticos y las cuestiones clave a las que se enfrentaban el Dr. Loimer y su equipo. 

“ Canon comprendió realmente los problemas a los que nos enfrentábamos, así como nuestros objetivos empresariales.”

La Solución

Canon mantuvo posteriormente un estrecho contacto con el Dr. Loimer y su socio para evaluar la estructura actual y la tecnología existente en la empresa. “Canon comprendió realmente los problemas a los que nos enfrentábamos, así como nuestros objetivos empresariales. Tras una exhaustiva investigación, Canon propuso instalar un dispositivo de impresión multifunción conectado a una estación de escaneo con pantalla táctil externa y teclado USB integrado. Si bien Canon proporcionó cierta formación, apenas fue necesaria. La solución es tan fácil de usar que incluso yo pude utilizarla sin problemas”, explica el Dr. Loimer con una sonrisa.

 
El Dr. Loimer y su equipo están especialmente satisfechos con la flexibilidad de la solución de gestión de documentos. Una vez escaneados, las secretarias pueden guardar los documentos digitalmente como archivos PDF directamente en el servidor de la empresa o incluso directamente en la carpeta de un cliente específico. La función de “Escaneo a correo electrónico” integrada también permite a los usuarios enviar documentos por correo electrónico directamente a fuentes externas, incluidos los tribunales, mientras se garantiza la creación de un registro de auditoría. La función integrada de “Escaneo a Advokat” permite a los usuarios guardar documentos y conectarlos directamente con el software de gestión legal.

“Gracias a la experiencia de Canon y a su relación con Advokat, fue posible integrar sin dificultades la nueva solución de gestión de documentos en nuestra infraestructura existente sin provocar interrupciones”, Dr. Loimer.

Los Resultados


“Muy poco después de la instalación, ya comenzamos a percibir las ventajas de la solución de Canon y de su asistencia continua. Ahora no sólo cumplimos en su totalidad las obligaciones normativas, sino que también hemos recortado tiempo dedicado a labores administrativas alrededor de cuatro a cinco horas a la semana, lo que nos ayuda a centrarnos de forma más eficaz en nuestros clientes. Asi mismo, el uso de una eficaz solución de escaneo significa menos derroche de papel y menos costes de fotocopias y franqueo. En definitiva, la solución de gestión de documentos de Canon es extremadamente inteligente y ha proporcionado un rápido retorno de la inversión”.

 
El Dr. Loimer también se apresura a destacar que los clientes se están beneficiando directamente de la solución de Canon. “El tiempo es dinero”, dice el Dr. Loimer. “Y esto también se aplica para nuestros clientes. Ahora, cuando un cliente nos llama, no tengo que pedir a una de nuestras secretarias que me traiga el expediente en papel. En cambio, dispongo de acceso instantáneo a todo el material relacionado con los casos a través de mi PC puesto que todo se ha registrado electrónicamente a través de la estación de escaneo de Canon. El resultado es que nuestra eficacia global se ha visto mejorada de forma significativa”.

“Hasta donde sabemos, Canon es la única empresa capaz de suministrar una solución así. Su perfecta comprensión de los procesos empresariales y las cuestiones relacionadas con la gestión de documentos que afronta el sector jurídico nos ha ayudado inmensamente a conseguir los objetivos de nuestra empresa. La calidad del servicio prestado por Canon ha sido insuperable y estamos muy impresionados  por lo bien que el equipo nos mantiene informados sobre los desarrollos técnicos además de otras cuestiones pertinentes del sector”.

 

“La calidad del servicio prestado por Canon ha sido insuperable y estamos muy impresionados por lo bien que el equipo nos mantiene informados sobre los desarrollos técnicos además de otras cuestiones pertinentes del sector.”

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