Imagination Media

Imagination logra una mayor libertad gracias al servicio Managed Print Services (MPS) de Canon.

La Empresa

Imagination

Imagination, fundada en Londres en 1978, es la agencia independiente de diseño y comunicación creativa líder en el mundo. Con una plantilla fija de más de 500 empleados y un número similar de colaboradores autónomos en todo el mundo, hoy es una empresa global que cuenta con 13 oficinas. Se especializa en crear experiencias de primera clase para marcas internacionales destacadas.

Imagination reúne a profesionales creativos de múltiples disciplinas: arquitectos, diseñadores en dos y tres dimensiones, cineastas, periodistas, tecnólogos creativos, bloggers y expertos en redes sociales, directores artísticos, redactores publicitarios y estrategas creativos. La agencia asegura que su característica distintiva es «la capacidad de afrontar y abordar la realidad recurriendo al poder creativo de la mente». Entre el verano de 2010 y el de 2011, un equipo de Imagination y de Canon llevó a cabo un proyecto recurriendo a una creatividad como la mencionada para afrontar y abordar una realidad bastante rígida: el sistema de impresiones interno de la agencia. La solución llegó con el servicio Managed Print Services (MPS) de Canon.

En un periodo de 11 meses, se lograron sustituir más de 90 máquinas de distintos fabricantes por una flota de solo 30 equipos Canon de última generación, entre los que había dispositivos multifunción, de gran formato e impresoras láser. El proyecto también proporcionó gran cantidad de ventajas que resultan fundamentales para cualquier agencia de servicios creativos y más aún para un líder mundial, como la gestión homogénea de los colores, un ahorro de costes considerable, unas prácticas de impresión más seguras y flexibles, y precisión a la hora de recargar las impresoras.   

Imagination, fundada en Londres en 1978, es la agencia independiente de diseño y comunicación creativa líder en el mundo.

El Reto

La impresión es absolutamente crucial para el buen funcionamiento de la agencia, como explica la gestora de proyectos Sue Chick. «En la empresa imprimimos de todo, desde documentos en blanco y negro relativos a transacciones (como las facturas del departamento financiero, por ejemplo) hasta imágenes de colores vivos en los departamentos creativos. Los formatos van desde A4 hasta A0. Obtener colores homogéneos de alta calidad es tan importante como la eficiencia y la rapidez de la impresión».

A principios de 2010, Imagination lograba la mayoría de estos objetivos a pesar de realizar sus impresiones prácticamente sin ningún tipo de gestión ni supervisión. Ante la ausencia de un departamento de impresión centralizado y de un gestor que se ocupara de este asunto, en cada departamento proliferaban las impresoras. «Era común que hubiera hasta 13 dispositivos en un solo departamento», recuerda Chick. Las más de 90 máquinas eran de distintos fabricantes, usaban distintas controladoras y tenían distintos contratos de servicio. Además, cada una era de una época distinta y algunas tenían más de diez años de antigüedad.

El hecho de comprar recargas de tóner sin ningún tipo de gestión ni control, entre otros factores, hacía que los costes fueran muy altos. Las impresiones que quedaban fuera de las capacidades internas de la agencia, como los pósteres, materiales para giras promocionales, ciertos documentos de presentación y dibujos complicados de mapas a escala, se enviaban a imprentas comerciales externas. Pero, con frecuencia, este tipo de encargos se realizaban a última hora, lo que hacía que aumentaran los costes.

Además, para una agencia como Imagination, que trabajaba con varias de las marcas más conocidas del mundo, era crucial obtener impresiones y colores con una alta calidad constante. En palabras de Sue Chick: «En resumen, aunque en nuestra empresa las impresiones eran muy importantes, teníamos un sistema ineficiente y anticuado. Había que hacer algo al respecto». 

«Lo que pedimos a Canon no era fácil: había que sustituir un conjunto muy heterogéneo de hardware y prácticas de impresión por una solución completa que ofreciera rendimiento, calidad y transparencia. Sencillamente, carecíamos de los recursos y los conocimientos necesarios para lograrlo sin ayuda. Con Managed Print Services, hemos alcanzado nuestro objetivo, pero además, la paciencia y la atención al detalle que ha demostrado Canon en todo momento han estado a la altura de sus exhaustivos conocimientos. Nos mantuvieron informados de todo en todas las fases del proyecto y colaboraron con nosotros para estudiar nuevas ideas y enfoques. Está claro que, para Canon, el cliente siempre es lo más importante».

La Solución

Canon fue uno de los ocho proveedores que propusieron una solución a Imagination y muy pronto se convirtió en uno de los tres finalistas, junto con otra empresa que también recomendó un servicio de impresión gestionado. «La idea de contratar MPS era tentadora, porque no tenemos un departamento de impresión específico que esté al tanto de las últimas innovaciones en cuanto a hardware, software y servicios. En consecuencia, carecíamos de las competencias y conocimientos necesarios para gestionar las impresiones por nuestra cuenta», explica Chick.

«Esperábamos que este servicio resolviera todas nuestras exigencias relacionadas con la impresión, así como que controlara los costes, aumentara la eficiencia y sirviera para que nuestro personal tuviera tiempo para concentrarse en lo que sabe hacer mejor: ¡usar la imaginación!». Destaca que Imagination no buscaba un mero proveedor sino un colaborador, y en este sentido el enfoque de Canon marcó la diferencia. Según una metodología de biblioteca de infraestructuras informáticas, Canon divide los proyectos en cinco etapas distintas pero interdependientes: análisis, diseño, transición e implantación, asistencia y gestión, y revisión. «Para nosotros, tiene sentido seguir un sistema de este tipo, pues es muy similar a nuestra forma de planificar y llevar a cabo un proyecto para una gran marca», comenta Chick.

La primera fase consistió en una exhaustiva auditoría del sistema de impresión, llevada a cabo por los especialistas de MPS de Canon. La auditoría reveló que más de un tercio de los dispositivos de Imagination eran en color, una proporción mucho más alta de lo que se pensaba. Dado lo importante que era para los clientes de Imagination la homogeneidad y la calidad de los colores, la gestión del color tuvo una amplia presencia en la propuesta final de Canon. Canon e Imagination concibieron de forma conjunta una solución basada en las anteriores conclusiones, entre otras. Una mejora inmediata fue la reducción del número de impresoras en color y en blanco y negro, que
pasaron de ser más de 90 a aproximadamente 30, una flota equilibrada formada por dispositivos multifunción, impresoras de gran formato A0 e impresoras láser de una sola función.

En lugar de tener instaladas varias impresoras pequeñas en cada departamento, se decidieron las ubicaciones y especificaciones de las nuevas máquinas en función de las exigencias de los departamentos, de forma que los usuarios que las necesitaban pudieran acceder a ellas fácilmente. La reducción del número de impresoras fue posible en gran medida gracias a uniFLOW, el sistema Canon de gestión integrada de impresión y escaneo, que lleva a cabo un seguimiento de todas las tareas de impresión, las almacena y registra sus costes.

De este modo, Imagination sabe cómo se usa cada dispositivo y tiene la información necesaria para cobrar las impresiones directamente a los clientes mediante los códigos de proyecto de referencia exclusivos de la agencia. La función My Print Anywhere de uniFLOW proporciona un nivel de seguridad y control aún más alto, pues permite a los usuarios utilizar cualquier impresora de la red: solo tienen que autenticarse con su PIN personal de cuatro dígitos y, a continuación, seleccionar e imprimir los documentos que necesiten. «uniFLOW resulta muy útil», comenta Chick. «Con este programa, hemos logrado reducir el número de dispositivos y ahorramos tiempo, porque ya no tenemos que usar una impresora concreta. Así, nuestro sistema es más eficaz, lo cual es fundamental, dada la importancia que tienen las impresiones en nuestra actividad.

Debido a las características de nuestro modelo de negocio, a veces creamos equipos ad hoc para ciertos clientes. En estos casos, la función My Print Anywhere es magnífica, pues brinda a nuestros empleados una movilidad que antes no teníamos. La consecuencia inmediata es que ya no tenemos que cambiar de sitio las impresoras para que las use el nuevo equipo. Además, como ahora cada departamento es responsable de lo que imprime, la cantidad de impresiones innecesarias ha disminuido drásticamente, sobre todo en el caso de documentos en blanco y negro. También la impresión a doble cara automática ha contribuido a reducir el gasto excesivo, en ciertos casos hasta en un 50 %». «Estas innovaciones exigían que la implantación se organizara cuidadosamente y que se pusieran en marcha una serie de estrategias de formación concebidas para usuarios muy variados.

En este sentido, la propuesta de Canon superó con creces nuestras expectativas», comenta Chick. «Los instructores y el equipo del proyecto de Canon fueron excelentes por la velocidad con la que desarrollaron y proporcionaron la formación necesaria para facilitar el cambio. De este modo, la transición se llevó a cabo sin trastornos». Para preparar a los empleados, Canon e Imagination colaboraron en la creación y ejecución de un plan de comunicación completo. Por ejemplo, se crearon varios instrumentos, como pósteres y textos, que se expusieron en distintos lugares de las instalaciones, con enlaces a un portal de Canon con más información. De este modo, se redujo la carga de trabajo del departamento informático.

«Para lograr que el personal aceptara los cambios y la transición se llevara a cabo con éxito, el plan de comunicación era esencial. También decidimos que los usuarios más afectados por los cambios participaran en la prueba de concepto inicial y probaran el nuevo sistema desde el principio, para que más adelante pudieran enseñar a usarlo a sus compañeros».

«La idea de contratar MPS era tentadora, porque no tenemos un departamento de impresión específico que esté al tanto de las últimas innovaciones en cuanto a hardware, software y servicios. En consecuencia, carecíamos de las competencias y conocimientos necesarios para gestionar las impresiones por nuestra cuenta».

Los Resultados

La solución estaba en marcha en el verano de 2011, once meses después de la primera reunión de lanzamiento del proyecto, y todo se llevó a cabo dentro del presupuesto acordado. Según Sue Chick, desde entonces las ventajas de Managed Print Services se han apreciado claramente.

«Hemos salido ganando en muchos sentidos. Los costes relacionados con la impresión han disminuido de forma considerable, lo cual incide notablemente en nuestros beneficios. Ahora tenemos muchos menos dispositivos, que son más flexibles y sólidos, y contamos con las máquinas adecuadas en los lugares correctos. Además, las recargas se llevan a cabo con precisión y contamos con todo lo necesario para ofrecer a nuestros clientes un color de alta calidad de forma constante».

Varias de las ventajas más destacadas son el resultado de contar con procesos continuos de gestión, asistencia y revisión de las capacidades de impresión de Imagination. Para cualquier tipo de exigencia relacionada con la impresión, Imagination tiene a su disposición un gestor de servicio al cliente de Canon, que colabora con la empresa y facilita una gestión del servicio proactiva. El equipo de asistencia de MPS de Canon gestiona y resuelve los problemas que puedan surgir en el día a día, respondiendo a todo tipo de preguntas, desde cuestiones de uso básicas hasta complejas consultas relativas al software.

El gestor de servicio al cliente, además de recopilar y analizar los informes, se reúne una vez al mes con el gestor de soporte informático de Imagination para estudiar el uso que se hace de las impresoras y los incidentes que se registran, con el fin de comprobar que se esté respetando el acuerdo de nivel de servicio (SLA). También se organizan reuniones trimestrales en las que se aborda el ahorro de costes y se evalúa el rendimiento, comparándolo con lo estipulado en el SLA. Ahora que el proyecto ya está en marcha, Sue Chick asegura que la calidad del personal de Canon ha sido un factor vital para su éxito. 

«Hemos salido ganando en muchos sentidos. Los costes relacionados con la impresión han disminuido de forma considerable, lo cual incide notablemente en nuestros beneficios. Ahora tenemos muchos menos dispositivos, que son más flexibles y sólidos, y contamos con las máquinas adecuadas en los lugares correctos. Además, las recargas se llevan a cabo con precisión y contamos con todo lo necesario para ofrecer a nuestros clientes un color de alta calidad de forma constante».

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