Transportes Castillo

Grupo Transporte Castillo consigue reducir en un 50% los errores documentales.

La Empresa

Grupo Transporte Castillo

La empresa sevillana Grupo Transporte Castillo comenzó su andadura en el mercado hace más de 20 años. Se trata de un negocio familiar y ligado fundamentalmente al transporte multimodal de contenedores y a las cargas completas por carretera nacional e internacional. En Andalucía son el número uno en el almacenaje, servicio de paletería, manipulaciones de mercancías, depósitos y reparación de contenedores, así como la gestión comercial, logística y administrativa.

Sus instalaciones se encuentran en el Puerto de Sevilla (ZAL), donde disponen de una nave de 2.500 m2, con 8 muelles para carga y descarga (dos de ellos, abrigados) y 500 metros de carga refrigerada. Para garantizar el máximo control del almacén, utilizan un sistema de trazabilidad y seguimiento de calidad e incidencias en todo el stock.

Se trata de un negocio familiar y ligado fundamentalmente al transporte multimodal de contenedores y a las cargas completas por carretera nacional e internacional.

El Reto

Grupo Transporte Castillo mueve en sus instalaciones alrededor de 5.000 toneladas de mercancía mensuales, que llega tanto por ferrocarril como por carretera y vía marítima. En el área de distribución, realizan entregas diarias y constantes a grandes superficies de Andalucía y Extremadura. Tiene en plantilla a aproximadamente 20 personas y una flota de 25 camiones, a los que se suman los de los transportistas autónomos con los que trabaja.

Su principal cliente es CAPSA, corporación propietaria en parte de Central Lechera Asturiana, a quien corresponde el 80% de la documentación generada. Con el objetivo de agilizar y automatizar el proceso de escaneo y gestión documental –que hasta ese momento se realizaba de forma manual-, los responsables de la compañía se plantearon a principios de 2013 la búsqueda de una solución para digitalizar y gestionar los distintos documentos sobre los portes de cargas y albaranes. Se optó así por la implantación de un sistema de almacenamiento, control y búsqueda rápida y precisa de los documentos digitalizados.

“La eliminación de los errores en los documentos supone un importante ahorro de tiempo para nuestros clientes, los pagadores de nuestro tiempo”.

La Solución

La solución debía cumplir una serie de requisitos clave:

- Reducir al mínimo los errores asociados a los procesos manuales y en papel
- Aligerar y agilizar el proceso documental para los clientes
- Evitar la sobrecarga de trabajo que genera un archivo físico
- Garantizar el acceso inmediato a la información relevante

Cliente de Canon desde hace más de siete años, Grupo Transporte Castillo decidió apostar por su proveedor de confianza en el área de impresión para llevar a cabo este proyecto de gestión documental. “Aunque valoramos otras alternativas, la experiencia con Canon y su plena disposición a atender siempre nuestras necesidades hizo que nos decantáramos por su propuesta”, señala Antonio Castillo, gerente de Grupo Transporte Castillo La propuesta que les presentó Canon se adecuaba, asimismo, a la estrategia tecnológica de la compañía -orientada a la mejora continua-, de tal modo que pudiese seguir creciendo y evolucionando en el futuro. El proyecto ha abarcado la implantación de un sistema de gestión documental, accesible desde la extranet, en el que los usuarios se identifican sobre el cliente ThereforeWeb o sobre el cliente local instalado en cada equipo. El sistema permite automatizar la entrada de los documentos, su clasificación y su almacenamiento en el gestor documental para su posterior consulta. La
solución implantada incluye:

- El software de archivo documental Therefore orientado a entorno Microsoft
- Cliente web y módulos adicionales
- Implantación y parametrización de Therefore Document Server

La primera fase de implantación, orientada a la digitalización de todos los expedientes y control sobre tareas, se ha centrado en CAPSA, dado que es el cliente principal de la empresa y el que mayor volumen de documentos genera. Además de la parametrización y ajustes de la herramienta tras la puesta en marcha, el proyecto ha incluido la formación a usuarios y administradores en Therefore.

“La formación continua es uno de nuestros objetivos principales, por lo que queremos seguir contando en el futuro con los servicios profesionales de Canon para formar a nuestros empleados y que puedan aprovechar todos los avances y mejoras que se introduzcan en la herramienta”, destaca Antonio Castillo. La formación contemplada abarca tanto el manejo de los módulos de escaneado, verificación de la indexación y procedimiento de digitalización (dirigida principalmente a los dos operadores de Tráfico que más utilizan la solución) como la formación a usuarios finales para la gestión y manejo de la aplicación.

“La colaboración de los servicios profesionales de Canon ha sido clave para aprovechar al máximo la herramienta”.

Los Resultados

Hasta el momento, con la digitalización de la documentación asociada al cliente CAPSA han alcanzado una reducción del 50 % en los errores documentales. Una vez que extiendan la solución al resto de clientes, incluyendo la generación de códigos de barra para algunos albaranes, el objetivo es alcanzar una reducción de, como mínimo, el 90%. Los principales resultados obtenidos por Grupo Transporte Castillo son:

- Fiabilidad y control sobre la información
- Reducción de un 50% en los errores en los documentos
- Importante ahorro de tiempo
- Incremento de la satisfacción de los clientes

“La solución de gestión documental Therefore nos da la tranquilidad y fiabilidad que necesitamos en nuestros procesos diarios”.

Contacto

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