Aitex

Aitex ofrece un servicio eficiente a los usuarios, reduciendo los costes y el impacto medioambiental.

La Empresa

Con 40 socios, Grufesa trabaja cada campaña para poner a disposición del consumidor más de 26.000 toneladas de fresas, que crecen en sus 500 hectáreas de cultivo. Grufesa es un agente reconocido de riqueza y desarrollo para su entorno, impulsora de la economía en la región para más de 3.000 personas, a las que hay que sumar los empleos indirectos.


Objetivo

Un sistema eficaz para gestionar la enorme cantidad de documentación generada.

Nombre de la empresa

Grufesa

Sector

Industria alimentaria

Fundación

1983

Localización

Moguer, Huelva

Servicios

Producción y distribución de fresas

Website

www.grufesa.com

Relación con Canon

2 años

El Reto

• Optimización de los procesos relacionados con la documentación
• Integración con los programas de uso habitual de la empresa
• Control sobre las modificaciones de los documentos
• Reducción del espacio físico destinado a archivo

Retos

  • Optimización de los procesos relacionados con la documentación
  • Integración con los programas de uso habitual de la empresa
  • Control sobre las modificaciones de los documentos
  • Reducción del espacio físico destinado a archivo

La Solución

Grufesa ha apostado por la solución de gestión documental de Canon, que proporciona acceso de forma rápida, sencilla y segura a la información con la que trabaja la compañía.
La herramienta se ha personalizado para controlar y automatizar el procesamiento de todos los documentos.

La solución de Canon

Grufesa ha apostado por la solución de gestión documental de Canon, que proporciona acceso de forma rápida, sencilla y segura a la información con la que trabaja la compañía.
La herramienta se ha personalizado para controlar y automatizar el procesamiento de todos los documentos.

Los Resultados

  • Mayor seguridad y garantías al guardar cada documento
  • Optimización del tiempo
  • Reducción del espacio físico para almacenamiento documental
  • Mayor control sobre las modificaciones en los documentos
  • Agilidad en la búsqueda y localización de archivos

Tras un año desde la implantación de la solución, las ventajas han sido múltiples y notables.
Por una parte, se ha solucionado el problema inicial relacionado con la acumulación de una enorme cantidad de archivos físicos y la falta de espacio para almacenarlos. Con la digitalización, ya no es necesario imprimir todos los documentos y guardarlos en un archivador físico, con el consecuente ahorro de papel.


Paralelamente, ha aumentado la seguridad a la hora de administrar los documentos. El nuevo software garantiza que los contratos no se pierdan porque estos se guardan automáticamente. Cuando un empleado desea consultarlos o conocer quién realizó la última modificación, puede hacerlo en pocos clicks gracias a la estructura unificada, creada a partir de criterios de almacenamiento homogéneos para todos los usuarios. Esta optimización de la estructura de trabajo permite también que las facturas de proveedores se aprueben en un plazo de tiempo muy inferior, ya que cada aprobación se realiza de manera digital y no escaneando y desplazando físicamente cada documento de mesa en mesa.

Resultados

Seguridad y control:

Grufesa cuenta ahora con un repositorio digital centralizado con accesos que facilitan la consulta y clasificación documental.
Agilidad: 

La solución se integra con el ERP y el servicio de correo electrónico de la compañía para automatizar las tareas recurrentes.
Reducción de tiempos y espacio:
la búsqueda y localización de archivos se ha optimizado, mientras que el trabajo en un ambiente digital disminuye el espacio físico destinado a almacenaje y, paralelamente, propicia un ahorro de papel.

Contacto

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