Fotoprix

La cadena de tiendas de fotografía y revelado construye una plataforma de captura digital para automatizar el proceso de gestión de facturas Fotoprix Fotografía e imprenta digital

La Empresa

Fotoprix

Desde sus inicios en la pequeña tienda que abrió el fundador y actual gerente de la compañía en 1981, Fotoprix ha ido creciendo hasta alcanzar una red de 250 tiendas entre propias y franquiciadas y, durante los dos últimos años, más de 180 tiendas asociadas.

Dispone de uno de los laboratorios industriales más avanzados de Europa y maquinaria de impresión digital para sus servicios de álbumes, calendarios personalizados, folletos, tarjetas de visita y un amplio abanico de productos de imprenta.

Como tiendas especialistas del canal fotografía, venden cámaras digitales y todo tipo de accesorios fotográficos, así como objetos de regalo personalizados con foto. Su negocio online para el suministro de servicios digitales y compra de material fotográfico supone ya más del 15% de sus ventas.

Desde sus inicios en la pequeña tienda que abrió el fundador y actual gerente de la compañía en 1981, Fotoprix ha ido creciendo hasta alcanzar una red de 250 tiendas entre propias y franquiciadas.

El Reto

La marca Fotoprix está hoy presente en los principales centros y arterias comerciales de toda España. En 1999, se adelantó a la competencia con la reconversión digital de su laboratorio industrial y también fue pionera en el servicio de revelado online, la composición de álbumes digitales (Fotolibro®) y los “fotoregalos”, que permiten incorporar fotos personalizadas en soportes tan dispares como puzles, tazas, osos de peluche o camisetas. En 2008, inauguró su tienda online y lanzó una línea de productos de imprenta digital (tarjetas de visita, calendarios, etc.).

Ante este continuo crecimiento del negocio, Fotoprix necesitaba disponer de una solución de gestión de facturas que permitiera capturar y digitalizar eficazmente las más de 20.000 facturas por año que se generaban en papel e introducirlas en su programa de gestión ERP. Por otro lado, la compañía deseaba reducir el tiempo de gestión, así como aumentar la seguridad y la integridad de la información. “Nuestra intención era monitorizar el proceso de captura digital, para detectar a tiempo errores y contratiempos, y terminar con una implantación de digitalización certificada que nos permita eliminar el papel en un futuro”, declara Robert González, vicegerente de Fotoprix.

Los objetivos principales del proyecto eran:
• Automatizar el proceso de facturas de proveedores y evitar la pérdida de información.
• Construir una plataforma de captura digital para soportar, en un futuro, otros procesos y otros formatos de documentos.
• Disminuir el tiempo de gestión y ahorrar recursos y espacio en el archivado de la documentación histórica.
• Garantizar la integridad y seguridad de la información.

“Canon, con quien mantenemos una relación comercial desde hace más de 20 años, nos ofrecía las mejores garantías técnicas y económicas para la implantación”.

La Solución

Basándose en un proyecto global de gestión documental, Fotoprix decidió a principios de 2013 implantar la solución Canon de procesamiento de facturas para la digitalización y gestión de las mismas. La selección de Canon como proveedor, con el que mantiene una relación comercial desde hace más de 20 años para el canal fotográfico y el canal de oficina, se basó tanto en las condiciones técnicas como económicas que les ofrecían, además de la garantía de éxito en la implantación.

“La implicación de los técnicos y comerciales de Canon ha sido permanente y hemos conseguido finalizar el proyecto en los tiempos pactados”, destaca Robert González.

La propuesta de Canon se apoya en la tecnología de Kofax, líder mundial en software de captura digital. El circuito de trabajo incluye cuatro pasos: escaneo de cada factura y almacenamiento de la imagen en una carpeta del sistema; reconocimiento de caracteres (OCR) de cada imagen capturada y obtención automática de la información relevante (numeración, fecha, CIF, bases imponibles, etc); validación automática de todas las facturas, comprobando que la fecha esté en un formato correcto, que el CIF y el número de pedido capturados existan en el maestro de proveedores y que los importes respondan a la lógica numérica; y transferencia de las imágenes capturadas a un punto de la red de Fotoprix.

La instalación se llevó a cabo en tres fases –análisis, implantación y formación del personal- en un período de tres meses.

La plataforma de captura digital incluye:
• Escáner especializado DR-6010
• Tecnología para digitalización certificada
• Software de captura digital Kofax
• Servicios profesionales a medida

“La nueva solución nos ha permitido optimizar la gestión de facturas de proveedores en todo el circuito de negocio”.

Los Resultados

• Optimización en la gestión de facturas de proveedores
• Integración total del proceso con el programa de gestión ERP de la empresa
• Posibilidad de eliminar el archivo físico de facturas

Tras un pequeño período de adaptación, los resultados tras la implantación de la herramienta están siendo muy positivos. “Todas las facturas quedan digitalizadas y pueden ser consultadas en un repositorio al que acceden todos los departamentos implicados”, apunta el vicegerente de Fotoprix. Asimismo, se ha obtenido una mejora en la integridad de la información al enlazar el sistema con el ERP existente en la empresa.

Un aspecto clave del proyecto ha sido la formación a medida impartida por los técnicos de Canon y recibida por los empleados de Fotoprix para transferir todos los conocimientos de administración, mantenimiento y uso de la nueva plataforma. Por otro lado, la posibilidad de prescindir del archivo físico de facturas obligadas por la normativa fiscal ofrece a Fotoprix la oportunidad de mejorar sus procesos administrativos y eliminar los costes derivados del archivo físico de documentos.

“Al conectar la solución de gestión de facturas con nuestro ERP, hemos mejorado la integridad y fiabilidad de la información”.

Contacto

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