Fama Sofás

"Hemos conseguido que más de un 50 % de las facturas recibidas lleguen directamente en formato electrónico y pretendemos llegar a valores cercanos al 90 % antes de fin de año."

La Empresa

Fama Sofás es una de las principales firmas de sofás de España. El 75 % de su producción se destina a la exportación, sus productos se venden en más de 60 países y se exponen en más de 300 ‘corners’ repartidos a lo largo del mundo. La creación de productos diferentes a las tendencias predominantes del mercado ha permitido a Fama consolidar una personalidad propia en el sector del mueble tapizado.

Su apuesta por la innovación ha sido reconocida en 2014 con un premio a la PYME innovadora, otorgado por la Confederación Española de la Pequeña y Medianas Empresas (CEPYME). Destacan datos como la puesta en marcha de más de 50 proyectos Innovadores al año, o una media de 5 pequeñas innovaciones diarias, indicadores que han convertido a esta empresa, a pesar de su tamaño, en una de las líderes a nivel mundial en su sector.

En 2011 puso en marcha la creación de un nuevo concepto de tiendas de sofás en forma de franquicia: Famaliving. Un espacio distinto pensado para ayudar a los clientes a elegir la mejor opción de sofás. Famaliving se está extendiendo por todo el mundo y ya ha abierto tiendas en New York, New Jersey, San Diego, México DF, Londres, Madrid, Malta, Kiev o Pune.

Objetivo

Ante la fuerte expansión de la compañía, Fama Sofás necesitaba una solución con la que gestionar toda su documentación.

Nombre de la empresa

Fama Sofás

Sector

Mobiliario

Fundación

1970

Localización

Yecla, Murcia

Servicios

Fabricación y venta de sofás

Website

www.fama.es

Relación con Canon

2 años

El Reto

Fama Sofás ha experimentado en la última década una fuerte expansión nacional e internacional. Para gestionar toda la documentación involucrada en el día a día contaba con un ERP propio que, dado el crecimiento, comenzó a mostrar algunas limitaciones.

Así, currículums, facturas, albaranes y extractos comenzaron a acumularse en las mesas, por lo que la compañía se planteó la adquisición de un software de gestión de la información que les ayudase a optimizar el tiempo empleado en tratar, localizar y archivar todos los documentos.

Uno de los retos asociados a esta adquisición era el grado de personalización de la herramienta a contratar. El software debía amoldarse al flujo de trabajo estipulado por Fama Sofás y no a la inversa, integrándose además con el ERP propio para favorecer una transición y aprendizaje muy suave, que no frenase el ritmo de trabajo y perjudicase la expansión que experimentaba la compañía.

Retos

  • Adaptabilidad a su flujo de trabajo
  • Integración con su ERP y servicio de correo electrónico
  • Automatización de tareas repetitivas

La Solución

Tras comprobar diferentes herramientas, Fama Sofás se decidió por Canon y su solución de gestión de la información, Therefore, principalmente, por su escalabilidad y por su sistema de licencias.

La solución se ha personalizado para controlar todos los documentos relacionados con el proceso de compra a partir del número de pedido. Así, se ha creado un sistema de categorías con el que la compañía puede enviar a sus proveedores los encargos mediante email y, automáticamente, Therefore guarda cada documento enlazándolo con su número de pedido. El intercambio de correos entre la compañía y sus clientes y proveedores es también almacenado de manera automática en la herramienta para facilitar su posterior búsqueda.

Sobre el nuevo flujo de trabajo, Mateo Ibáñez, Responsable de compras y TI en Fama Sofás, comenta: “Nuestro proceso de compras era el típico: recibíamos la factura, la fechábamos, la procesábamos, la repasábamos y la contabilizábamos en nuestro ERP, renombrándola manualmente para hacerla coincidir con un número secuencial interno que le asignaba nuestro ERP. Ahora le hemos dado la vuelta al procedimiento. Cuando llega una factura, la escaneamos, la archivamos y nos olvidamos del papel. Trabajamos con un archivo digital, que se numera automáticamente en consonancia con nuestro ERP y, gracias a los flujos de trabajo estipulados, se manda directamente a la persona que debe dar el visto bueno y a contabilidad para que lo contabilice”.

El sistema de licencias ha sido otro de los factores que convencieron a Fama Sofás. Así lo defiende Ibáñez: “Canon no utiliza las licencias nominales que funcionan estrictamente para un usuario. Son licencias que permiten la compartición por varios usuarios en diferentes puestos. Al principio, éramos un poco escépticos sobre esta forma de trabajar porque pensábamos que cuando todos usáramos Therefore nos quedaríamos cortos, pero lo cierto es que no ha sido así, podemos disfrutar con agilidad de una herramienta potente y estable sin adquirir un gran número de licencias”.

La solución de Canon

Fama Sofás cuenta ahora con Therefore, la solución de gestión documental de Canon que proporciona acceso instantáneo y seguro a toda la información que la compañía necesita.

Además, la herramienta se ha personalizado para controlar y automatizar el procesamiento de todos los documentos, relacionando cada uno con su número de pedido.

Los Resultados

  • Adaptación suave y rápida
  • Integración total con el ERP y servicio de correo electrónico
  • Reducción del nivel de papel impreso
  • Agilidad en el archivo, búsqueda y tratamiento de documentos
  • Menor riesgo de pérdida de documentación

Para Mateo Ibáñez, las ventajas del uso de Therefore son claras: “la herramienta destaca por su sistema de licencias, por su estabilidad y por la agilidad que ha añadido a nuestro flujo de trabajo documental”.

La adaptación a la solución ha sido muy suave y rápida, ya que Therefore se integra en el ERP que los empleados ya utilizaban y automatiza muchas de las tareas repetitivas del día a día.

El nivel de papel se ha visto reducido y el acceso a los documentos es ahora inmediato, lo que se traduce en mesas más limpias y en un menor riesgo de pérdida de documentación.

La agilidad en el tratamiento de la información y la integración con su servicio de correo electrónico ha permitido a Fama Sofás realizar la contabilidad de facturas mucho antes. “El flujo de trabajo es más veloz. Antes, para cerrar el mes contable, tenían que pasar muchos días del mes siguiente, ahora somos capaces de tener contabilizadas todas las compras puntualmente”, indica Ibáñez.

Además, la implantación de Therefore en el departamento de compras ha supuesto una reducción de páginas impresas considerable. Los resultados también se han visto reflejados en el tratamiento de la información, que ha pasado a ser, en gran medida, digital. Así lo destaca Ibáñez: “Hemos conseguido que más de un 50 % de las facturas recibidas lleguen directamente en formato electrónico y pretendemos llegar a valores cercanos al 90 % antes de fin de año”.

Resultados

Integración y agilidad

Para automatizar muchas de las tareas repetitivas diarias, Therefore se integra con el ERP y el servicio de correo electrónico que los empleados ya utilizaban.

Reducción de impresiones

Fama Sofás trata ahora de forma digital gran parte de sus documentos. Así, en departamentos como el de compras, se ha alcanzado una reducción de páginas impresas considerable.

Seguridad

La información se encuentra ahora en un repositorio digital centralizado, que cuenta con un sistema de accesos y que evita la posible pérdida de documentación asociada a los documentos impresos.

Contacto

Si desea conocer más a fondo este u otro Caso de Éxito de Canon o desea más información acerca de los productos y soluciones que ofrecemos, haga clic en el enlace de la derecha y envíenos su consulta rellenando el formulario de contacto. En breve nuestro equipo comercial se pondrá en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita.