EBA Vallcarca-Sant Gervasi

El centro de atención primaria EBA Vallcarca-Sant Gervasi optimiza la atención al paciente renovando completamente su plataforma de impresión.

La Empresa

Tras más de diez años de actividad, el Equipo de Atención Primaria Vallcarca- Sant Gervasi se ha convertido en la mayor EBA de Cataluña, según el número de usuarios que se atienden en el centro. Con un equipo formado por 65 profesionales, ofrece cobertura sanitaria a más de 50.000 habitantes de la zona Norte de Barcelona (la correspondiente a los distritos de Vallcarca y Sant Gervasi).

El papel se convierte en uno de los pilares fundamentales del trabajo diario. Está presente en la entrega de información y documentación sanitarias, en las hojas de confirmación de bajas laborales, en las copias de recetas electrónicas o en la tramitación y renovación de tarjetas sanitarias. Por ello, es un factor a tener muy en cuenta a la hora de optimizar la atención brindada a los pacientes del centro.


Objetivo:

Mejorar el servicio ofrecido al paciente mediante la renovación del sistema de impresión del centro, alcanzando además nuevas cotas de productividad, control y seguridad.

Nombre de la empresa

EBA Vallcarca-Sant Gervasi

Sector

Sanidad

Fundación

2003

Localización

Barcelona

Servicios

  • Atención al Usuario
  • Enfermería y Auxiliares
  • Medicina familiar
  • Odontología
  • Pediatría
  • Trabajo social
  • Podología
  • Medicina deportiva

Website

www.aprimariavsg.com/es/

Relación con Canon

Más de 8 años

El Reto

En su continuo compromiso con sus políticas de responsabilidad social y mejora continua, EBA Vallcarca- Sant Gervasi buscaba renovar su completa plataforma de impresión para disminuir tanto el gasto de papel como el consumo eléctrico.

La operatividad era también un aspecto imprescindible. Necesitaban que, en cada consulta de las cinco plantas de su actual edificio, los profesionales dispusiesen de una impresora no demasiado grande para imprimir los documentos de los pacientes de manera inmediata y que éstos no tuviesen que esperar de nuevo para recoger sus documentos impresos en recepción.

Al mismo tiempo, el trabajo en la recepción era otro de los aspectos más importantes de la renovación, puesto que el volumen de impresión era aún mayor que en las consultas. Se requerían por tanto equipos compactos, ubicados en posiciones más asequibles, que evitasen que los empleados tuvieran que levantarse constantemente a recoger las impresiones y añadir así un plus de eficiencia a la atención directa a los pacientes.

Por otra parte, el parque de impresión contaba con equipos de múltiples marcas, donde no se podía controlar el número de impresiones y donde la petición de tóner de distintos fabricantes complicaba el trabajo diario del equipo de TI.

Además, el centro quería hacer especial hincapié en incrementar la seguridad y confidencialidad del trato médico-paciente ya que, como entidad hospitalaria, para poder enviar expedientes médicos por e-mail y cumplir con la normativa de la LOPD necesitaban una solución que cifrase la información y lograse que sólo el usuario deseado pudiese recibirla.

Retos

  • Ahorro de costes en el sistema de impresión interno
  • Unificación en un único proveedor
  • Optimizar la atención al paciente y reducir sus tiempos de espera
  • Aumentar la confidencialidad en la impresión por usuario y en el envío de documentos on-line
  • Incrementar el control de la gestión del parque de impresión

La Solución

Tras analizar diversas propuestas, el centro se decantó por el planteamiento de Canon. Carme Martínez Gaspart, administrativa en el centro, ha señalado: “Tuvimos dos propuestas más y, al final, valoramos precio, calidad y soporte. Un equipo de Canon acudió al centro, estudió y valoró las cargas de trabajo y el precio de las copias e hicieron seguimiento para ofrecernos una propuesta adaptada, buscando las mejores opciones para cubrir nuestras necesidades”.

La propuesta de Canon incluía la instalación en consulta y recepción de las impresoras láser i-SENSYS LBP6680x e i-SENSYS LBP6750dn, que aumentan la operatividad, reducen el gasto de papel mediante la impresión a doble cara en blanco y negro, permiten trabajar con los distintos tamaños de papeles requeridos (recetas, expedientes) y fomentan el ahorro eléctrico, al contar con un consumo muy inferior al de los anteriores equipos.

Además, para las impresiones en color, se instaló un equipo multifunción Canon imageRUNNER ADVANCE C5235i, que dispone de certificación ENERGY STAR® y ofrece uno de los valores TEC² más bajos de la industria, con un consumo de 1 W en modo suspensión.

Canon instaló también el software UniFLOW, que cuenta con un sistema de generación automática de informes sobre las copias realizadas y el gasto de cada usuario, para permitir a EBA Vallcarca-Sant Gervasi disponer de un control exhaustivo de su nueva plataforma, fomentar la disminución de costes y lograr así un mayor ahorro.

En materia de seguridad, se asignó un código a cada trabajador del centro con el que pueden imprimir sus documentos cuándo y dónde necesiten. Además, para cumplir con la normativa de la LOPD, se incluyó un módulo de PDF cifrado que permite cifrar los documentos PDF enviados a direcciones de e-mail y servidores de archivos.

Finalmente, Canon proporcionó un servicio de mantenimiento para externalizar la gestión de consumibles y lograr que el departamento de TI se despreocupe de la gestión de avisos y reposiciones de consumibles.

La solución

Renovación completa del parque de impresión para evitar que los pacientes esperen colas innecesarias. Instalación de un nuevo sistema de encriptación para el envío de documentos confidenciales y creación de un sistema de monitorización de equipos que reduce una importante carga de trabajo al departamento de TI y permite ahorrar costes.

Los Resultados

  • Unificación en un único proveedor y control del sistema para alcanzar un importante ahorro energético y de papel
  • Reducción del tiempo de espera de los pacientes
  • Tratamiento confidencial de los datos, cumpliendo con todas las normativas
  • Monitorización de los equipos, con aviso automatizado cuando hay que reponer consumibles, lo que reduce la carga de trabajo del departamento de TI del centro

Este nuevo parque de impresoras ha logrado un ahorro en impresión cercano al 10%, pero más importante es la mejora en la atención final a los pacientes. Sobre ello, Carme destaca que: “hemos encontrado un equilibrio entre operatividad y tamaño. Incluyendo una impresora en cada consulta, que acepta los papeles normales y los papeles especiales de receta, evitamos que los pacientes tengan que bajar a recepción a por sus impresiones y esperen una cola innecesaria”.

Asimismo, se ha logrado crear un nuevo servicio de cifrado y envío de expedientes médicos por e-mail a los usuarios, que cumple con la normativa de la LOPD y garantiza que los documentos confidenciales no lleguen a las manos equivocadas. “La funcionalidad de encriptado se ha convertido en algo vital, ya que jamás pueden enviarse archivos sanitarios por fax porque no sabemos quién está al otro lado. Los envíos son nominales y ahora, a través de un código, el destinatario puede ver sin problema sus informes y analíticas” comenta Martínez Gaspart.

Hoy día, el control del parque de impresión es total. En palabras de Carme: “Ahora sabemos, mes a mes, el control del gasto por impresora. Con ello hemos descubierto, por ejemplo, que es mejor utilizar la multifuncional cuando hacemos tiradas grandes”.

Resultados

Homogeneidad

La unificación en un proveedor ha permitido un importante ahorro de costes y una mejor atención al paciente.

Control

La monitorización de los equipos y la creación automática de informes ha reducido la carga de trabajo del departamento de TI del centro.

Confidencialidad

El nuevo sistema de encriptación garantiza el tratamiento confidencial de los datos, cumpliendo con todas las normativas y asegurando que el documento llega a las manos adecuadas.

Contacto

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