La Empresa

East Lothian

“Para un municipio relativamente pequeño – tenemos una población de alrededor de 95.000 habitantes – 600.000 libras esterlinas suponía un gasto excesivo cada año en impresiones y copias en más de 1.100 impresoras, incluyendo 150.000 libras para cartuchos de tinta”. Julie Caughey, directora financiera del Consejo de East Lothian, en el sureste de Escocia, todavía se muestra un poco sorprendida cuando describe los resultados del análisis de operaciones de impresión y copia del municipio realizado en 2009.

Pero también se siente aliviada de hablar en pasado. Un año después, East Lothian está cosechando los beneficios de una solución MPS (Servicios de Impresión Gestionados) de Canon que no sólo ha reducido de forma significativa el número de impresoras y el consumo de consumibles, sino que también ha dado más relieve a la impresión y copia en el municipio.  
    
  
 

“Para un municipio relativamente pequeño 600.000 libras esterlinas suponía un gasto excesivo cada año en impresiones y copias en más de 1.100 impresoras, incluyendo 150.000 libras para cartuchos de tinta”.

El Reto

Al igual que los demás municipios del Reino Unido en un momento de restricción del gasto público, East Lothian se enfrenta al reto de reducir costes y mejorar la eficacia, sin dejar de mantener la prestación de servicios a sus 95.000 ciudadanos. La impresión y la copia fueron el punto de mira en los gastos a mediados de 2009, puesto que el contrato existente del municipio entraba en sus últimos seis meses de vigencia.

Caughey recuerda: “Era cuestión de hacer lo mismo que antes o explorar una estrategia para transformar las cosas; sin embargo, seguir como estábamos no era una opción. Habíamos intentado reducir el tamaño de nuestra flota de impresoras durante cinco años, pero los números realmente habían crecido. Nuestro gran problema fue el bajo perfil de la impresión como centro de costes; las personas no eran conscientes de cuánto se estaba copiando o imprimiendo, y el coste de hacerlo, por ejemplo, en una impresora de inyección de tinta en comparación con hacerlo en un dispositivo multifunción”.

East Lothian aprovechó la oportunidad ofrecida por el nuevo concurso público para dar un aire nuevo a las cosas. El municipio nunca había trabajado con Canon, comenta Caughey, pero quedó impresionado por la explicación que hizo la empresa de las ventajas que un servicio de gestión de la impresión podría ofrecer. “Prometía no sólo eficacias a nivel interno, sino también la existencia de un socio externo que proporcionaría un planteamiento externo para reducir costes y cumplir nuestros objetivos”.

East Lothian se enfrenta al reto de reducir costes y mejorar la eficacia, sin dejar de mantener la prestación de servicios a sus 95.000 ciudadanos.

La Solución

El primer paso vital para hallar la solución correcta era descubrir exactamente qué activos tenía el municipio, dónde estaban y cuál era el volumen de impresiones y copias. Durante tres semanas de octubre de 2009, los consultores de Canon visitaron colegios, bibliotecas y otros departamentos del municipio para recopilar datos. Dado que el 31 de diciembre era la fecha prevista para finalizar la retirada de las impresoras y copiadoras existentes, el tiempo era bastante ajustado, aunque los plazos se cumplieron, algo que Caughey atribuye a la colaboración desde el principio entre Canon y los departamentos de compras, informática y finanzas del municipio. “Todos trabajamos en pos de los mismos objetivos: una operación más eficaz y respetuosa con el medio ambiente basada en el principio de imprimir menos en un número menor de máquinas”.

En cifras concretas, el municipio se propuso reducir los volúmenes de impresión un 30%, el gasto en cartuchos un 50%, el consumo del papel un 25% y el consumo eléctrico un 50%. Añade que la solución también tenía que ser para “todo el municipio”, lo que también presentaba sus propios retos “Al igual que todos los municipios escoceses, somos responsables de la educación, y un colegio es muy diferente a un entorno empresarial; así pues fuera lo que fuera lo que decidiéramos, tenía que funcionar para ambos entornos”. Otra característica clave de la solución tenía que ser la disponibilidad de la información de gestión de forma que, a diferencia de los días anteriores a la llegada de Canon, los directivos pudieran supervisar el uso de cada dispositivo con objeto de reducir los volúmenes de impresión y copia.

El municipio y Canon abordaron estas cuestiones en la fase de diseño de la solución, durante la cual Caughey y su equipo confiaron enormemente en Canon. “Teníamos una idea aproximada de dónde queríamos ir, pero no sabíamos exactamente como llegar allí. Así que la experiencia de Canon en implantar diferentes soluciones en otros clientes nos ayudó a llegar a la solución correcta”. La solución final comenzó a ver la luz en noviembre de 2009, en forma de más de 180 impresoras multifunción de Canon, que incluían dispositivos en color y en blanco y negro. El componente realmente crucial, sin embargo, fue el software uniFLOW, que proporciona al municipio la supervisión a “micronivel” que es vital para garantizar que el proyecto alcance sus objetivos.

En palabras de Caughey: “UniFLOW es esencial para nuestro nuevo proceso porque nos dice todo lo que necesitamos saber sobre las impresiones y las copias: los volúmenes, quién los produce, qué máquinas se utilizan más y – de igual importancia – cuáles se usan poco. Por medio de informes mensuales y trimestrales, indica si tenemos el tamaño de parque de dispositivos correcto y si las máquinas están en el lugar adecuado. Y de este modo podemos identificar departamentos donde se hace mucho uso de estos dispositivos y acordar estrategias con ellos con objeto de reducir volúmenes o producirlos de forma más rentable”.

Dichas conversaciones resaltan otro aspecto importante del proyecto: la necesidad de asegurar la “aceptación” de una base de clientes internos se enfrentó con una forma significativamente nueva de hacer las cosas. En calidad de directora del proyecto, era responsabilidad de Caughey implementar un plan de comunicación para explicar por qué las cosas estaban cambiando y cuáles eran los beneficios. Bajo la marca interna “PrintSmart” (una etiqueta que según Caughey resaltó inmediatamente la importancia del proyecto en la organización) la nueva estrategia fue explicada a todos los niveles del municipio, desde las personas que utilizan cada dispositivo hasta el consejo de directores. Se reclutaron “usuarios expertos” voluntarios de PrintSmart y fueron dotados de material explicativo adaptado a las diferentes audiencias. Era, según Caughey, “una tarea importante. No sólo se trataba de implementar nuevas máquinas, sino que tenía que ver con cambiar las actitudes de las personas. Y así lo hicieron. Algunos de los
defensores más entusiastas de PrintSmart en la actualidad son usuarios que se resistieron a la idea al principio”.

“El municipio nunca había trabajado con Canon, comenta Caughey, pero quedó impresionado por la explicación que hizo la empresa de las ventajas que un servicio de gestión de la impresión podría ofrecer.”

Los Resultados

Dar mayor notoriedad a la impresión en el municipio significa que los beneficios de  PrintSmart pueden ser percibidos por todos. Tras nueve meses en el nuevo sistema, el municipio está a punto de cumplir su objetivo de conseguir una reducción de 95.000 libras en los gastos de impresión anuales. Se ha producido una importante racionalización en el número de impresoras – una reducción del 85% en empresas (274 impresoras menos) y una reducción del 65% en colegios (500 impresoras).

Como resultado, el gasto en cartuchos de tinta se ha rebajado un 66% - superando el objetivo del 50%. Preguntada sobre la contribución de Canon a PrintSmart, Caughey admite su aprensión y escepticismo iniciales. “No sabía lo suficiente sobre un servicio de gestión de la impresión para estar segura de que era lo que necesitábamos y si sería dinero bien gastado. Aún es pronto, pero tengo la esperanza de que hayamos tomado la decisión correcta. Canon ahora tiene que cumplir según lo estipulado en el plan del proyecto”.

Mirando hacia el futuro, se muestra entusiasmada con el potencial para expandir la solución a otras áreas del municipio. “Con dispositivos más inteligentes instaurados, tenemos una plataforma para avanzar. Estamos ya probando sistemas electrónicos de almacenamiento y recuperación de documentos en el departamento de servicios jurídicos, y todo indica que tendrán mucho éxito. El siguiente paso será implementarlos en todo el municipio”.

“Dar mayor notoriedad a la impresión en el municipio significa que los beneficios de PrintSmart pueden ser percibidos por todos.”

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