Cruz Roja de Valladolid

Cruz Roja Española de Valladolid garantiza la plena confidencialidad de sus documentos de trabajo

La Empresa

Cruz Roja de Valladolid

En España, la Cruz Roja fue declarada sociedad de utilidad pública en 1864. Tras una primera época orientada a las intervenciones humanitarias en caso de conflicto armado, a partir de 1985 inicia una profunda reorganización, con la potenciación de la participación de voluntarios y la apertura hacia nuevos campos de actuación.

Integrada en Cruz Roja Española de Castilla y León, dentro de la red territorial, la intervención de Cruz Roja en la provincia de Valladolid se centra hoy en la atención a las personas mayores, infancia y familia, inmigrantes, drogodependientes, personas sin hogar y personas afectadas por el VIH/SIDA.

Asimismo, desarrolla distintos planes de empleo dirigido a colectivos vulnerables, medio ambiente y desarrollo local. En el campo sanitario, trabaja en situaciones de emergencia y dirige diversas campañas para promocionar la salud entre la población.

Integrada en Cruz Roja Española de Castilla y León, dentro de la red territorial, la intervención de Cruz Roja en la provincia de Valladolid se centra hoy en la atención a las personas mayores, infancia y familia, inmigrantes, drogodependientes, personas sin hogar y personas afectadas por el VIH/SIDA.

El Reto

Como institución humanitaria, Cruz Roja maneja documentos muy sensibles, desde información sobre mujeres maltratadas a informes de seguimiento de personas con SIDA. En línea con su plan de eliminación progresiva del papel, la institución lleva años escaneando el alto volumen de documentos de trabajo, para imprimir únicamente aquello que sea estrictamente necesario. Hasta ahora, el entorno de impresión de Cruz Roja Española en Valladolid tenía un carácter heterogéneo, con distintos proveedores distintos modelos y distintos contratos de mantenimiento y coste por copia.

Al mes, imprimen una media de 38.000 copias en B/N y 15.000 copias en color. Cada vez que uno de los usuarios escaneaba un documento, desde una nómina gestionada por el departamento de administración a un parte de trabajo del equipo de emergencia, se enviaba a una carpeta compartida a la que tenía acceso toda la plantilla. Esto planteaba problemas para salvaguardar la confidencialidad de la información, una cuestión que preocupaba especialmente a los responsables de Cruz Roja Española en Valladolid.

Por ello, convocaron un concurso para elegir a un único proveedor que les facilitara una gestión integral de la impresión, basada en la impresión segura y las capacidades para mejorar la contabilidad (quién, cuándo, cómo y qué imprime) y las estadísticas de uso.

La solución debía garantizar:

• La confidencialidad de los documentos escaneados
• La simplificación y agilidad de los procesos
• La facilidad de instalación y configuración de los drivers de los dispositivos

“Hemos alcanzado nuestro principal objetivo: garantizar la máxima confidencialidad de los documentos escaneados al mismo tiempo que agilizábamos los procesos diarios”.

La Solución

La propuesta de Canon resultó ganadora en este concurso tanto por las ventajas de administración e instalación de los dispositivos como por el importante ahorro económico que les ofrecía. El nuevo parque de impresión, que fue instalado en un mes, está compuesto por 11 dispositivos multifunción (ni una sola impresora), repartidas en dos ubicaciones distintas dentro de Valladolid.

El servicio incluye:

• Servidor base para el entorno de negocio (hasta 50 usuarios)
• Módulo de impresión segura
• Módulos de integración MEAP para los equipos multifunción
• Contrato de mantenimiento helpdesk

“Una de las principales razones para la elección de Canon fue que nos garantizaban que el resultado de un documento escaneado tuviese el formato PDF/A, específico para la conservación digital de los documentos electrónicos”, destaca también José Mª de la Fuente, director de sistemas informáticos de Cruz Roja Española en Valladolid.

Cada empleado envía ahora los documentos escaneados a su propia carpeta dentro de un servidor, con permisos de acceso personalizados para cada usuario del directorio activo. Gracias a la plataforma UniFLOW, disponen de capacidades avanzadas de escaneo, con una mejora de la seguridad de los documentos, mejora de la compatibilidad entre dispositivos y controlador de drivers universal. El módulo de estadísticas les permite además generar y exportar informes (estándar y personalizados) sobre los costes de impresión y copia. Una de las funciones que más utilizan es el “Envíame a mí”, así como “Imprimir en cualquier parte”, que permite recuperar los documentos en el lugar que elige el usuario. Los faxes, por ejemplo, ya no se imprimen, sino que se envían a una dirección de correo electrónico.

“La facilidad de administración de los equipos es muy importante para el departamento de sistemas. Ahora podemos configurar y resolver cualquier incidencia de forma inmediata”.

Los Resultados

Resultados:

• Confidencialidad de la información
• Resultados de escaneado en formato PDF/A
• Importante ahorro económico en la impresión
• Procesos más rápidos y eficientes

En el primer año completo en el que han trabajado con el nuevo sistema -2012-, han reducido a la mitad el número de impresiones en color, a favor de las impresiones en B/N, y, aunque el ahorro económico no era su objetivo inicial, se han encontrado con una considerable reducción de costes de impresión.

“Hemos obtenido una reducción del 33 % en nuestros gastos de impresión”, señala José Mª de la Fuente. La confidencialidad para los documentos escaneados, en cualquier caso, es el principal beneficio que destacan los responsables de Cruz Roja Española en Valladolid, así como la agilidad ganada al acortar los procesos de escaneado y envío de documentos. Por otro lado, el soporte ofrecido por el equipo de Canon les ha permitido resolver con rapidez cualquier incidencia. Dados los buenos resultados, la delegación recomienda a sus homólogos que migren a este sistema para disfrutar de las mismas ventajas de eficiencia, seguridad y ahorro de costes.

“Respecto al antiguo entorno de impresión, hemos conseguido un ahorro del 33 % en nuestros costes. Ha bajado el número de impresiones en color y el proceso de escaneado es muy rápido”.

Contacto

Si desea conocer más a fondo este u otro Caso de Éxito de Canon o desea más información acerca de los productos y soluciones que ofrecemos, haga clic en el enlace de la derecha y envíenos su consulta rellenando el formulario de contacto. En breve nuestro equipo comercial se pondrá en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita.