Coressa

Coressa mejora la atención a usuarios y la productividad de su plantilla con un potente sistema de gestión documental. Caso de Éxito desarrollado por Canon Business Center Hospitalet.

La Empresa

Coressa

Coressa es una empresa municipal de Sant Boi de Llobregat, localidad ubicada dentro del área metropolitana de Barcelona y cuya población supera los 80.000 habitantes. Fue creada en 1990 para proporcionar servicios eficaces y adaptados a la ciudadanía y al tejido empresarial del municipio, uno de los núcleos más importantes de la comarca del Baix Llobregat y punto estratégico en el sistema de comunicaciones al sur de Barcelona.

Veinte años después, es una empresa consolidada y referente en toda la comarca, con más de 400 trabajadores, 300 equipos informáticos y 20 centros de trabajo. Los servicios públicos que gestiona incluyen, entre otros, la grúa municipal, zona azul, limpieza viaria y recogida de residuos, gestión de gasolineras, vivero de empresas, formación, programas ocupacionales bolsa de trabajo, etc.

Este Caso de Éxito fue liderado por el partner oficial Canon Business Center Hospitalet





Empresa municipal de servicios de Saint Boi.

El Reto

El Club de Feina es un espacio dentro de Coressa para la búsqueda activa de empleo, donde se lleva a cabo el seguimiento de los itinerarios laborales y que atiende cada año a más de 2.000 personas desempleadas. El volumen de documentación que se genera diariamente es considerable. Sin embargo, hasta ahora, la mayor parte de esta documentación era introducida manualmente en el sistema ERP. Cada vez que acudía un usuario para modificar su expediente, el empleado de Coressa que le atendiese debía levantarse de su puesto, ir hacia el archivo, verificar que toda la documentación estuviese correcta, fotocopiarla… Este lento proceso provocaba una gran pérdida de tiempo, generaba mucho papel innecesario (ya que luego, en cumplimiento de la ley de protección de datos, se acababa destruyendo) y creaba un problema de espacio físico en el archivo.

Por su parte, el departamento de contabilidad gestiona y procesa anualmente unas 5.000 facturas de los proveedores de las diferentes divisiones. Cada factura debe ser analizada, aprobada y procesada contablemente, teniendo en cuenta que una misma factura puede pertenecer a varias áreas, por lo que el proceso de seguimiento debe ser muy minucioso. Hasta ahora, las facturas se digitalizaban y almacenaban de forma manual en carpetas departamentales. Esto provocaba que el acceso a la documentación fuese confuso y poco seguro.

Ante estas limitaciones, las prioridades para Coressa eran:

• Lograr una gestión eficaz de la documentación digital y en papel.
• Automatizar el flujo de facturas.
• Establecer una estrategia de almacenamiento y copias de seguridad.

Hasta ahora, las facturas se digitalizaban y almacenaban de forma manual en carpetas departamentales.

La Solución

Coressa decidió implantar la solución de gestión documental Therefore Business de Canon, ya que les garantizaba la integración total con todos sus dispositivos (disponían de 10 equipos Canon), además de facilitar la introducción y gestión de los documentos escaneados y los fax recibidos.

El proceso de implantación incluyó desde el estudio de la documentación y los flujos de trabajo a la instalación y configuración de la aplicación en el servidor destinado, la creación de categorías (índices) para un control dinámico de los documentos, la creación de plantillas para la digitalización y la capacitación de los usuarios y de los administradores del sistema. En el Club de Feina, la implantación de Therefore ha permitido la digitalización del archivo en papel mediante la creación de procesos automatizados por lotes:

• Se han digitalizado e indexado más de 15.000 expedientes de usuarios.
• Los empleados disponen ahora de una potente capacidad de búsqueda y filtro.

El departamento de contabilidad ha conseguido automatizar el proceso de facturación con útiles funcionalidades como la asignación de centros de costes y el control de vencimientos. Se ha creado un workflow de facturación en el que cada tarea tiene fijada una duración máxima; si se supera, los responsables son notificados mediante correo electrónico:

• Cuando se recibe una factura, se añade un código de barras a ésta y se digitaliza.
• Therefore la reconoce y la inserta dentro del flujo de trabajo de facturación.
• El departamento de contabilidad es informado de una nueva factura pendiente de procesar.
• La factura es revisada y asignada al departamento correspondiente.
• Los departamentos reciben la factura para su análisis y aprobación.

Coressa ha digitalizado todo su archivo en papel para acceder a él de forma segura y centralizada.

Los Resultados

• Repositorio centralizado para toda la documentación.
• Seguridad y facilidad de acceso a los documentos.
• Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos (LOPD).
• Incremento de la productividad de los empleados.
• Eliminación de las duplicidades y versiones obsoletas.

Entre los principales beneficios obtenidos en la gestión de los documentos, destaca la implantación de una estrategia coherente para el almacenamiento y recuperación de los documentos de cada departamento. Todos los documentos en papel pueden ser almacenados en un repositorio único y estar correctamente indexados para una rápida localización y recuperación. De este modo, Therefore ayuda a incrementar la productividad del personal de Coressa al mismo tiempo que garantiza la seguridad de la información. En el departamento de contabilidad, el nuevo entorno evita la pérdida de facturas y permite almacenar y procesar las facturas en formato digital. “Podemos asignar responsables de los diferentes cargos por departamentos y hemos mejorado el tiempo de respuesta al estar acotado el tiempo de actuación”, concluye David Gómez, responsable Sistemas de Información de Coressa.

“La implantación del sistema de gestión documental Therefore nos ha aportado una gran seguridad de acceso a los documentos, con flujos de trabajo personalizados y un potente sistema de copias de seguridad”, asegura David Gómez, Responsable Sistemas de Información de Coressa”.

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