Fundación Cartif

Cartif optimiza su entorno de impresión y consigue un ahorro de costes del 50%

La Empresa

Cartif

Fundado en 1994, CARTIF es un centro tecnológico horizontal ubicado en Valladolid que ofrece soluciones integrales a las empresas, impulsando la innovación y la difusión de la investigación. Dispone de unas instalaciones de 12.500 m2 (distribuidos en tres edificios), una plantilla de 190 investigadores, ingresos anuales superiores a los 10 millones de euros y una cartera de clientes compuesta por 120 empresas e instituciones.

Sus equipos interdisciplinares trabajan en más de 100 proyectos anuales, relacionados con la industria, la energía y el medio ambiente, la construcción, las infraestructuras, la agroalimentación y la salud. Completan sus servicios tecnológicos con el apoyo a la gestión de la innovación y la transferencia de tecnología, ayudando a las empresas a optimizar su I+D+i y obtener mayores beneficios de las ideas que generen.

CARTIF es un centro tecnológico horizontal ubicado en Valladolid que ofrece soluciones integrales a las empresas.

El Reto

La intensa actividad investigadora del centro lleva asociada un alto volumen de documentos, informes técnicos y administrativos, memorias, ofertas, correos electrónicos, etc. El antiguo entorno de impresión –repartido en dos de los edificios ocupados por los investigadores y el personal de administración- estaba compuesto por 12 dispositivos en red –de diferentes marcas y modelos–, todos ellos con un contrato de mantenimiento a coste por copia. Al mes, realizaban más de 44.000 copias en B/N y 13.000 copias en color.

Uno de los principales problemas en este entorno heterogéneo y diverso era la falta de control sobre lo que se imprimía. “No teníamos el suficiente control sobre quién ni qué se imprimía, por lo que no nos era posible calcular con precisión los costes de cada departamento”, explica Antonio Ferrero Polo, director de gestión de proyectos y compras. El número de impresiones en color, por ejemplo, “era desproporcionado en relación con el de B/N”, según Ferrero.

Por otro lado, la instalación de los drivers para configurar las impresoras y la resolución de averías eran procesos más costosos y largos de lo deseable. La reposición de consumibles se realizaba mediante pedido, una vez que se había agotado en la máquina en cuestión, por lo que en ocasiones se producían carencias en el stock.

Los objetivos que fijaron en CARTIF fueron:

• Reducir el parque de impresión, que estaba sobredimensionado, a solo 4 ó 5 máquinas
• Posibilidad de limitar la impresión en color a solo una de las máquinas
• Reforzar el control sobre todo lo que se imprime
• Cero copias sin recoger

“La nueva solución nos permite calcular los costes de impresión por unidad de negocio, y asignárselos cada mes como gastos operativos”.

La Solución

Aunque valoraron otras soluciones, a finales de 2012 eligieron la propuesta de Canon ya que se ajustaba fielmente a sus requerimientos de impresión y copia. El proceso de implantación fue muy rápido –alrededor de una semana- y principalmente dedicado a la configuración de los centros de costes, la definición de los tiempos de espera antes de eliminar un documento de la cola de impresión, el establecimiento de los permisos de acceso, entre otros.
La solución de Canon incluyó la instalación de:

• Software UniFLOW 5.13
• 4 equipos imageRUNNER ADV C5235i
• 1 equipo imageRUNNER 5570
• Un servidor base para todo el entorno de negocio (hasta 150 usuarios)
• Servicio de mantenimiento in situ

En el nuevo entorno, los usuarios (143 usuarios asociados al directorio activo) envían el trabajo de impresión a dos colas, B/N o color, y lo recogen en el equipo que deseen, según la distribución en las plantas del edificio y en función de si se trata de una impresión en color o en B/N, introduciendo su código PIN identificativo. Esto evita las colas de espera ante las máquinas y garantiza la seguridad de que los documentos se recogen. Los trabajos se mantienen en la cola de impresión durante 8 horas; transcurrido este tiempo son eliminados. De este modo, se evita la impresión de documentos por error y las duplicidades. Asimismo, disponen de informes estadísticos sobre el uso de los sistemas, lo que les permite calcular eficazmente los costes por cada área o división del negocio.

“Los usuarios ya no tienen que sufrir largas esperas en los equipos para recoger sus trabajos, lo que contribuye a agilizar los procesos diarios”.

Los Resultados

Resultados:

• Mayor capacidad de impresión y copia
• Eliminación de los errores de impresión y sus costes asociados
• Control completo de la información
• Facilidad de configuración e instalación
• Ahorro de costes superior al 50%

Con el nuevo entorno, en funcionamiento desde el mes de enero de 2013, el número de impresiones y copias se ha reducido notablemente, especialmente el de los trabajos en color. “Gracias al sistema de identificación, se han reducido significativamente los trabajos que antes se imprimían indebidamente. De hecho, el primer mes bajaron un 90 % las impresiones en color, aunque luego se ha estabilizado su volumen”, señala Antonio Ferrero.

A día de hoy, la rebaja en el número de impresiones es considerable: se han reducido un 70 % las impresiones a color y en torno a un 30 % las de B/N. El ahorro en el coste supera también el 50%. Además de evitar la impresión de trabajos duplicados y erróneos, los usuarios ya no tienen que sufrir largas esperas en los equipos para recoger sus trabajos, lo que contribuye a agilizar los procesos diarios. En cuanto a la reposición de consumibles, los avisos de tóner y envíos de consumibles automáticos por parte de Canon les garantizan que las máquinas estén abastecidas en todo momento.

“Se ha reducido un 70% el número de impresiones en color, gracias al uso racional y controlado que ahora se hace de los equipos”.

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